Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:00
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:09
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,10 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 -
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -353,6 +353,9 @@
353 353  
354 354  
355 355  
352 +
353 +
354 +
356 356  = Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 358  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -387,14 +387,39 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
394 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395 +
396 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajoupar erreur ==
398 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
400 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
401 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
402 +
403 +Procédure :
404 +
405 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
406 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
407 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
408 +
409 +(% class="box infomessage" %)
410 +(((
411 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
412 +)))
413 +
414 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415 +
416 +
417 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 +
419 +
420 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
421 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
... ... @@ -408,152 +408,184 @@
408 408  La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
409 409  )))
410 410  
411 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
438 += Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
440 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
423 423  
424 -(% class="box" %)
425 425  (((
426 -**Aller plus loin**
443 +== Créer la notice documentaire associée ==
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 -)))
445 +1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
446 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
447 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
433 433  
434 -(% class="box" %)
435 -(((
436 -**Icônes principales**
449 +[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  )))
438 -)))
439 439  
440 440  
453 +[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
456 +[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 444  
459 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
445 445  
446 -[[image:1744210276379-163.png]]
461 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
462 +1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
447 447  
448 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
464 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
465 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
466 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
467 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
449 449  
450 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
469 +(% start="3" %)
470 +1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
471 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
472 +1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
473 +1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
451 451  
452 -[[image:1744210347789-938.png]]
475 +[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
455 455  
456 -== Liste longue ==
478 +[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457 457  
458 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
459 459  
460 -[[image:1744210533401-483.png]]
481 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
461 461  
462 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
463 463  
464 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
484 +[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 465  
466 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 -* la liste courante (non modifiable).
469 469  
470 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
487 +[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
472 -[[image:1744210578813-384.png]]
473 473  
474 -//Fetre d'ajout de valeurs à une liste longue//
490 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
476 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
477 477  
478 -Les valeurs sont effectivement ajoues à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'oration.
493 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 479  
480 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
481 481  
496 +=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
482 482  
498 +[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 483  
484 -[[image:1744210745453-989.png]]
485 485  
501 +Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
486 486  
487 -//Ajout de valeurs dans la liste//
503 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
504 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
505 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
506 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
507 +|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
508 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
509 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
510 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
511 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
512 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
513 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
514 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
515 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
516 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
488 488  
489 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
518 += Vider un champ contrôlé =
490 490  
491 -[[image:1744210799391-632.png]]
520 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
492 492  
493 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
522 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
494 494  
495 -Cliquer sur Valider pour accepter l'ingration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
524 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
496 496  
497 -= Retirer les valeurs d'un champ =
526 +(% class="box warningmessage" %)
527 +(((
528 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
529 +)))
498 498  
499 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
531 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 500  
501 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
502 502  
503 -__Exemple pour la table des biens__ :
534 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 504  
505 -[[image:1744268557540-956.png]]
536 +== Retirer une valeur spécifique ==
506 506  
507 -sultat : le champ entier a été vidé.
538 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
508 508  
509 -[[image:1744268598544-349.png]]
540 +(% class="box infomessage" %)
541 +(((
542 +Bonnes pratiques :
510 510  
511 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
544 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
545 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
546 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
547 +)))
512 512  
513 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
549 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
515 -__Exemple pour la table des biens__ :
516 516  
517 -[[image:1744268647429-243.png]]
552 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
519 -//Exemple de suppression unitaire//
520 520  
521 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
555 += Utiliser le clavier unicode =
522 522  
523 -[[image:1744268693656-506.png]]
557 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
524 524  
525 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
559 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
560 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
561 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
526 526  
563 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
527 527  
528 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
565 +Pour l'utiliser :
529 529  
567 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
568 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
569 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
570 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
571 +
530 530  (% class="box infomessage" %)
531 531  (((
532 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
574 +Bon à savoir :
575 +
576 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
577 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
578 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
533 533  )))
534 534  
535 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
581 +[[Acs clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 -[[image:1744266472839-529.png]]
538 538  
539 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
584 +[[Clavier unicode ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 -[[image:1744266523925-837.png]]
542 542  
543 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
587 +
588 +)))
589 +)))|(% style="width:300px" %)(((
590 +(% class="box" %)
591 +(((
592 +**Sommaire**
544 544  
545 -[[image:1744266561792-928.png]]
594 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
595 +)))
546 546  
547 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
597 +(% class="box" %)
598 +(((
599 +**Aller plus loin**
548 548  
549 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
601 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
602 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
603 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
604 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
605 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
606 +)))
550 550  
551 -[[image:1744266635460-134.png]]
608 +(% class="box" %)
609 +(((
610 +**Icônes principales**
611 +)))
612 +)))
613 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
552 552  
553 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
554 -
555 -[[image:1744266659890-594.png]]
556 -
557 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
558 -
559 559  
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