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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 65.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:00
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À la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,10 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 -
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -353,6 +353,7 @@
353 353  
354 354  
355 355  
352 +
356 356  = Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 358  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -387,14 +387,39 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
392 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 +
394 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
396 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
398 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
400 +
401 +Procédure :
402 +
403 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
404 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 +
407 +(% class="box infomessage" %)
408 +(((
409 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
410 +)))
411 +
412 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 +
414 +
415 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
... ... @@ -408,152 +408,215 @@
408 408  La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
409 409  )))
410 410  
411 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
436 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
438 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
423 423  
424 -(% class="box" %)
425 -(((
426 -**Aller plus loin**
440 +Étapes à suivre :
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
442 +1. (((
443 +**Créer la notice documentaire associée**
444 +Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 +Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
432 432  )))
448 +1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 +Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 +1. **Ajouter un fichier**
451 +Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 +Le fichier apparaît dans la liste.
453 +1. **Valider l’association**
454 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
433 433  
434 -(% class="box" %)
435 -(((
436 -**Icônes principales**
437 -)))
438 -)))
439 439  
440 440  
441 441  
459 +[[image:1744198591326-807.png]]
442 442  
461 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
443 443  
463 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
444 444  
465 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
445 445  
446 -[[image:1744210276379-163.png]]
467 +* .
447 447  
448 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
469 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
449 449  
450 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
471 +[[image:1744198674782-545.png]]
451 451  
452 -[[image:1744210347789-938.png]]
473 +//Exemple avec une notice autres documents//
453 453  
454 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
475 +[[image:1744198726056-753.png]]
455 455  
456 -== Liste longue ==
477 +//Résultat//
457 457  
458 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
459 459  
460 -[[image:1744210533401-483.png]]
481 +* .
461 461  
462 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
463 463  
464 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
485 +[[image:1744198798500-807.png]]
465 465  
466 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 -* la liste courante (non modifiable).
487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
469 469  
470 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
471 471  
472 -[[image:1744210578813-384.png]]
491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
473 473  
474 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
493 +[[image:1744198987527-309.png]]
475 475  
476 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
477 477  
478 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
479 479  
480 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
481 481  
501 +[[image:1744199046837-528.png]]
482 482  
503 +//Résultat//
483 483  
484 -[[image:1744210745453-989.png]]
505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
485 485  
507 +[[image:1744199133459-449.png]]
486 486  
487 -//Ajout de valeurs dans la liste//
509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
488 488  
489 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
511 +[[image:1744199321440-975.png]]
490 490  
491 -[[image:1744210799391-632.png]]
513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
492 492  
493 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
494 494  
495 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
517 +[[image:1744199450803-206.png]]
496 496  
497 -= Retirer les valeurs d'un champ =
519 +* [[image:1744200154013-335.png]]
498 498  
499 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
521 +* retourner sur la notice
522 +* [[image:1744200173773-567.png]]
523 +* valider l'ajout d'un document
524 +* [[image:1744200248285-737.png]]
525 +* annuler l'association d'un document
526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 +* ajouter un dossier
528 +* [[image:1744200306410-626.png]]
529 +* ajouter un fichier bureautique
530 +* [[image:1744200336429-184.png]]
531 +* ajouter un fichier photo
532 +* [[image:1744200363870-496.png]]
533 +* ajouter un fichier vidéos-sons
534 +* [[image:1744200401014-873.png]]
535 +* déplacer vers le bas un document
536 +* [[image:1744200414180-540.png]]
537 +* déplacer vers le haut un document
538 +* [[image:1744200455510-180.png]]
539 +* modifier les attributs d'un document
540 +* [[image:1744200502704-220.png]]
541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 +* [[image:1744200560571-305.png]]
543 +* coller un document dans un autre dossier
544 +* [[image:1744200590083-440.png]]
545 +* supprimer le document
500 500  
501 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
502 502  
503 -__Exemple pour la table des biens__ :
504 504  
505 -[[image:1744268557540-956.png]]
549 += Vider un champ contrôlé =
506 506  
507 -Résultat : le champ entier a été vidé.
551 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
508 508  
509 -[[image:1744268598544-349.png]]
553 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
510 510  
511 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
555 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
512 512  
513 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
557 +(% class="box warningmessage" %)
558 +(((
559 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 +)))
514 514  
515 -__Exemple pour la table des biens__ :
562 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 516  
517 -[[image:1744268647429-243.png]]
518 518  
519 -//Exemple de suppression unitaire//
565 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
567 +== Retirer une valeur spécifique ==
522 522  
523 -[[image:1744268693656-506.png]]
569 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
524 524  
525 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
526 -
527 -
528 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
529 -
530 530  (% class="box infomessage" %)
531 531  (((
532 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
573 +Bonnes pratiques :
574 +
575 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
533 533  )))
534 534  
535 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
580 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 -[[image:1744266472839-529.png]]
538 538  
539 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
583 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 -[[image:1744266523925-837.png]]
542 542  
543 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
586 += Utiliser le clavier unicode =
544 544  
545 -[[image:1744266561792-928.png]]
588 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
546 546  
547 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
590 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
548 548  
549 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
594 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
550 550  
551 -[[image:1744266635460-134.png]]
596 +Pour l'utiliser :
552 552  
553 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
598 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
554 554  
555 -[[image:1744266659890-594.png]]
603 +(% class="box infomessage" %)
604 +(((
605 +Bon à savoir :
556 556  
557 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
607 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 +)))
558 558  
612 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 +
614 +
615 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 +
617 +
559 559  
619 +)))
620 +)))|(% style="width:300px" %)(((
621 +(% class="box" %)
622 +(((
623 +**Sommaire**
624 +
625 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 +)))
627 +
628 +(% class="box" %)
629 +(((
630 +**Aller plus loin**
631 +
632 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
636 +)))
637 +
638 +(% class="box" %)
639 +(((
640 +**Icônes principales**
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