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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 65.2
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:00
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À la version 80.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -45,6 +45,8 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 +
49 +
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -387,14 +387,39 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
397 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 +
399 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
401 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
403 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
404 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
405 +
406 +Procédure :
407 +
408 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
409 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
410 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
411 +
412 +(% class="box infomessage" %)
413 +(((
414 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
415 +)))
416 +
417 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 +
419 +
420 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 +
422 +
423 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
424 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
... ... @@ -408,152 +408,196 @@
408 408  La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
409 409  )))
410 410  
411 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
441 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
443 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
423 423  
424 -(% class="box" %)
425 -(((
426 -**Aller plus loin**
445 +[[image:1744198591326-807.png]]
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 -)))
447 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
433 433  
434 -(% class="box" %)
435 -(((
436 -**Icônes principales**
437 -)))
438 -)))
449 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
439 439  
451 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
440 440  
453 +* .
441 441  
455 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
442 442  
457 +[[image:1744198674782-545.png]]
443 443  
459 +//Exemple avec une notice autres documents//
444 444  
461 +[[image:1744198726056-753.png]]
445 445  
446 -[[image:1744210276379-163.png]]
463 +//Résultat//
447 447  
448 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
465 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
449 449  
450 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
467 +* .
451 451  
452 -[[image:1744210347789-938.png]]
469 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
453 453  
454 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
471 +[[image:1744198798500-807.png]]
455 455  
456 -== Liste longue ==
473 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
457 457  
458 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
475 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
459 459  
460 -[[image:1744210533401-483.png]]
477 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
461 461  
462 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
479 +[[image:1744198987527-309.png]]
463 463  
464 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
481 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
465 465  
466 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 -* la liste courante (non modifiable).
483 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
469 469  
470 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
485 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
471 471  
472 -[[image:1744210578813-384.png]]
487 +[[image:1744199046837-528.png]]
473 473  
474 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
489 +//Résultat//
475 475  
476 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
491 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
477 477  
478 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
493 +[[image:1744199133459-449.png]]
479 479  
480 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
495 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
481 481  
497 +[[image:1744199321440-975.png]]
482 482  
499 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
483 483  
484 -[[image:1744210745453-989.png]]
501 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
485 485  
503 +[[image:1744199450803-206.png]]
486 486  
487 -//Ajout de valeurs dans la liste//
505 +* [[image:1744200154013-335.png]]
488 488  
489 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
507 +* retourner sur la notice
508 +* [[image:1744200173773-567.png]]
509 +* valider l'ajout d'un document
510 +* [[image:1744200248285-737.png]]
511 +* annuler l'association d'un document
512 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
513 +* ajouter un dossier
514 +* [[image:1744200306410-626.png]]
515 +* ajouter un fichier bureautique
516 +* [[image:1744200336429-184.png]]
517 +* ajouter un fichier photo
518 +* [[image:1744200363870-496.png]]
519 +* ajouter un fichier vidéos-sons
520 +* [[image:1744200401014-873.png]]
521 +* déplacer vers le bas un document
522 +* [[image:1744200414180-540.png]]
523 +* déplacer vers le haut un document
524 +* [[image:1744200455510-180.png]]
525 +* modifier les attributs d'un document
526 +* [[image:1744200502704-220.png]]
527 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
528 +* [[image:1744200560571-305.png]]
529 +* coller un document dans un autre dossier
530 +* [[image:1744200590083-440.png]]
531 +* supprimer le document
490 490  
491 -[[image:1744210799391-632.png]]
492 492  
493 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
494 494  
495 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
535 += Vider un champ contrôlé =
496 496  
497 -= Retirer les valeurs d'un champ =
537 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
498 498  
499 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
539 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
500 500  
501 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
541 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
502 502  
503 -__Exemple pour la table des biens__ :
543 +(% class="box warningmessage" %)
544 +(((
545 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
546 +)))
504 504  
505 -[[image:1744268557540-956.png]]
548 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 -Résultat : le champ entier a été vidé.
508 508  
509 -[[image:1744268598544-349.png]]
551 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
511 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
553 +== Retirer une valeur spécifique ==
512 512  
513 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
555 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
514 514  
515 -__Exemple pour la table des biens__ :
557 +(% class="box infomessage" %)
558 +(((
559 +Bonnes pratiques :
516 516  
517 -[[image:1744268647429-243.png]]
561 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
562 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
563 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
564 +)))
518 518  
519 -//Exemple de suppression unitaire//
566 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
521 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
522 522  
523 -[[image:1744268693656-506.png]]
569 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 524  
525 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
526 526  
572 += Utiliser le clavier unicode =
527 527  
528 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
574 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
529 529  
530 -(% class="box infomessage" %)
531 -(((
532 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
533 -)))
576 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
577 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
578 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
534 534  
535 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
580 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
536 536  
537 -[[image:1744266472839-529.png]]
582 +Pour l'utiliser :
538 538  
539 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
584 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
585 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
586 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
587 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
540 540  
541 -[[image:1744266523925-837.png]]
589 +(% class="box infomessage" %)
590 +(((
591 +Bon à savoir :
542 542  
543 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
593 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
594 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
595 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
596 +)))
544 544  
545 -[[image:1744266561792-928.png]]
598 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
546 546  
547 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
548 548  
549 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
601 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550 550  
551 -[[image:1744266635460-134.png]]
552 552  
553 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
604 +
605 +)))
606 +)))|(% style="width:300px" %)(((
607 +(% class="box" %)
608 +(((
609 +**Sommaire**
554 554  
555 -[[image:1744266659890-594.png]]
611 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
612 +)))
556 556  
557 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
614 +(% class="box" %)
615 +(((
616 +**Aller plus loin**
558 558  
618 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
619 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
620 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
621 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
622 +)))
623 +
624 +(% class="box" %)
625 +(((
626 +**Icônes principales**
627 +)))
628 +)))
629 +
559 559  
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