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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:56
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À la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,9 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 47  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
... ... @@ -387,168 +387,261 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
392 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 +
394 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
396 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
398 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
400 +
401 +Procédure :
402 +
403 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
404 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 +
407 +(% class="box infomessage" %)
408 +(((
409 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
410 +)))
411 +
412 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 +
414 +
415 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
401 401  
402 402  1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
403 -1. Cliquez sur le bouton 🗑️ **(Supprimer les items sélectionnés)** situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
425 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
404 404  1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
405 405  
406 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 -
408 -
409 -
410 -)))
411 -)))|(% style="width:300px" %)(((
412 -(% class="box" %)
428 +(% class="box warningmessage" %)
413 413  (((
414 -**Sommaire**
415 -
416 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
430 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
417 417  )))
418 418  
419 -(% class="box" %)
420 -(((
421 -**Aller plus loin**
433 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
424 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
425 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
426 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
427 -)))
428 428  
429 -(% class="box" %)
430 -(((
431 -**Icônes principales**
432 -)))
433 -)))
436 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
434 434  
438 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
435 435  
440 +Étapes à suivre :
436 436  
442 +1. (((
443 +**Créer la notice documentaire associée**
444 +Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 +Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
447 +)))
448 +1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 +Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 +1. **Ajouter un fichier**
451 +Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 +Le fichier apparaît dans la liste.
453 +1. **Valider l’association**
454 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
437 437  
438 438  
439 439  
440 440  
441 -[[image:1744210276379-163.png]]
459 +[[image:1744198591326-807.png]]
442 442  
443 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
461 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
444 444  
445 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
463 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
446 446  
447 -[[image:1744210347789-938.png]]
465 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
448 448  
449 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
467 +* .
450 450  
451 -== Liste longue ==
469 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
452 452  
453 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
471 +[[image:1744198674782-545.png]]
454 454  
455 -[[image:1744210533401-483.png]]
473 +//Exemple avec une notice autres documents//
456 456  
457 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
475 +[[image:1744198726056-753.png]]
458 458  
459 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
477 +//Résultat//
460 460  
461 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
462 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
463 -* la liste courante (non modifiable).
479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
464 464  
465 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
481 +* .
466 466  
467 -[[image:1744210578813-384.png]]
483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
468 468  
469 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
485 +[[image:1744198798500-807.png]]
470 470  
471 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
472 472  
473 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
474 474  
475 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
476 476  
493 +[[image:1744198987527-309.png]]
477 477  
495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
478 478  
479 -[[image:1744210745453-989.png]]
497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
480 480  
499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
481 481  
482 -//Ajout de valeurs dans la liste//
501 +[[image:1744199046837-528.png]]
483 483  
484 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
503 +//Résultat//
485 485  
486 -[[image:1744210799391-632.png]]
505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
487 487  
488 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
507 +[[image:1744199133459-449.png]]
489 489  
490 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
491 491  
492 -= Retirer les valeurs d'un champ =
511 +[[image:1744199321440-975.png]]
493 493  
494 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
495 495  
496 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
497 497  
498 -__Exemple pour la table des biens__ :
517 +[[image:1744199450803-206.png]]
499 499  
500 -[[image:1744268557540-956.png]]
519 +* [[image:1744200154013-335.png]]
501 501  
502 -Résultat : le champ entier a été vidé.
521 +* retourner sur la notice
522 +* [[image:1744200173773-567.png]]
523 +* valider l'ajout d'un document
524 +* [[image:1744200248285-737.png]]
525 +* annuler l'association d'un document
526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 +* ajouter un dossier
528 +* [[image:1744200306410-626.png]]
529 +* ajouter un fichier bureautique
530 +* [[image:1744200336429-184.png]]
531 +* ajouter un fichier photo
532 +* [[image:1744200363870-496.png]]
533 +* ajouter un fichier vidéos-sons
534 +* [[image:1744200401014-873.png]]
535 +* déplacer vers le bas un document
536 +* [[image:1744200414180-540.png]]
537 +* déplacer vers le haut un document
538 +* [[image:1744200455510-180.png]]
539 +* modifier les attributs d'un document
540 +* [[image:1744200502704-220.png]]
541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 +* [[image:1744200560571-305.png]]
543 +* coller un document dans un autre dossier
544 +* [[image:1744200590083-440.png]]
545 +* supprimer le document
503 503  
504 -[[image:1744268598544-349.png]]
505 505  
506 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
507 507  
508 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
549 += Vider un champ contrôlé =
509 509  
510 -__Exemple pour la table des biens__ :
551 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
511 511  
512 -[[image:1744268647429-243.png]]
553 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
513 513  
514 -//Exemple de suppression unitaire//
555 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
515 515  
516 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
557 +(% class="box warningmessage" %)
558 +(((
559 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 +)))
517 517  
518 -[[image:1744268693656-506.png]]
562 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
519 519  
520 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
521 521  
565 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
523 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
567 +== Retirer une valeur spécifique ==
524 524  
569 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570 +
525 525  (% class="box infomessage" %)
526 526  (((
527 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
573 +Bonnes pratiques :
574 +
575 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
528 528  )))
529 529  
530 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
580 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
531 531  
532 -[[image:1744266472839-529.png]]
533 533  
534 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
583 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 535  
536 -[[image:1744266523925-837.png]]
537 537  
538 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
586 += Utiliser le clavier unicode =
539 539  
540 -[[image:1744266561792-928.png]]
588 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
541 541  
542 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
590 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
543 543  
544 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
594 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
545 545  
546 -[[image:1744266635460-134.png]]
596 +Pour l'utiliser :
547 547  
548 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
598 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
549 549  
550 -[[image:1744266659890-594.png]]
603 +(% class="box infomessage" %)
604 +(((
605 +Bon à savoir :
551 551  
552 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
607 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 +)))
553 553  
612 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 +
614 +
615 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 +
617 +
554 554  
619 +)))
620 +)))|(% style="width:300px" %)(((
621 +(% class="box" %)
622 +(((
623 +**Sommaire**
624 +
625 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 +)))
627 +
628 +(% class="box" %)
629 +(((
630 +**Aller plus loin**
631 +
632 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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