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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:56
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À la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -44,6 +44,8 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 +
48 +
47 47  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
... ... @@ -353,6 +353,10 @@
353 353  
354 354  
355 355  
358 +
359 +
360 +
361 +
356 356  = Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 358  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -387,168 +387,240 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
401 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
405 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
407 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
409 +
410 +Procédure :
411 +
412 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 +
416 +(% class="box infomessage" %)
417 +(((
418 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
419 +)))
420 +
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +
423 +
424 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
428 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
401 401  
402 402  1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
403 -1. Cliquez sur le bouton 🗑️ **(Supprimer les items sélectionnés)** situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
434 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
404 404  1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
405 405  
406 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +(% class="box warningmessage" %)
438 +(((
439 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
440 +)))
407 407  
442 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 408  
409 -
410 -)))
411 -)))|(% style="width:300px" %)(((
412 -(% class="box" %)
413 -(((
414 -**Sommaire**
415 415  
416 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
417 -)))
445 += Vider un champ contrôlé =
418 418  
419 -(% class="box" %)
420 -(((
421 -**Aller plus loin**
447 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
422 422  
423 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
424 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
425 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
426 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
427 -)))
449 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
428 428  
429 -(% class="box" %)
451 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
452 +
453 +(% class="box warningmessage" %)
430 430  (((
431 -**Icônes principales**
455 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
432 432  )))
433 -)))
434 434  
458 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 436  
461 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
463 +== Retirer une valeur spécifique ==
438 438  
465 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
439 439  
467 +(% class="box infomessage" %)
468 +(((
469 +Bonnes pratiques :
440 440  
441 -[[image:1744210276379-163.png]]
471 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 +)))
442 442  
443 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
476 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 444  
445 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
446 446  
447 -[[image:1744210347789-938.png]]
479 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 448  
449 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
450 450  
451 -== Liste longue ==
482 += Utiliser le clavier unicode =
452 452  
453 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
484 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
454 454  
455 -[[image:1744210533401-483.png]]
486 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
456 456  
457 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
490 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
458 458  
459 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
492 +Pour l'utiliser :
460 460  
461 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
462 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
463 -* la liste courante (non modifiable).
494 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
464 464  
465 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
499 +(% class="box infomessage" %)
500 +(((
501 +Bon à savoir :
466 466  
467 -[[image:1744210578813-384.png]]
503 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 +)))
468 468  
469 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
508 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 470  
471 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
472 472  
473 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
511 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 474  
475 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
476 476  
514 += Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
477 477  
516 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
478 478  
479 -[[image:1744210745453-989.png]]
518 +[[image:1744198591326-807.png]]
480 480  
520 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
481 481  
482 -//Ajout de valeurs dans la liste//
522 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
483 483  
484 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
524 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
485 485  
486 -[[image:1744210799391-632.png]]
526 +* .
487 487  
488 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
528 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
489 489  
490 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
530 +[[image:1744198674782-545.png]]
491 491  
492 -= Retirer les valeurs d'un champ =
532 +//Exemple avec une notice autres documents//
493 493  
494 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
534 +[[image:1744198726056-753.png]]
495 495  
496 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
536 +//Résultat//
497 497  
498 -__Exemple pour la table des biens__ :
538 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
499 499  
500 -[[image:1744268557540-956.png]]
540 +* .
501 501  
502 -Résultat : le champ entier a été vidé.
542 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
503 503  
504 -[[image:1744268598544-349.png]]
544 +[[image:1744198798500-807.png]]
505 505  
506 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
546 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
507 507  
508 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
548 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
509 509  
510 -__Exemple pour la table des biens__ :
550 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
511 511  
512 -[[image:1744268647429-243.png]]
552 +[[image:1744198987527-309.png]]
513 513  
514 -//Exemple de suppression unitaire//
554 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
515 515  
516 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
556 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
517 517  
518 -[[image:1744268693656-506.png]]
558 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
519 519  
520 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
560 +[[image:1744199046837-528.png]]
521 521  
562 +//Résultat//
522 522  
523 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
564 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
524 524  
525 -(% class="box infomessage" %)
526 -(((
527 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
528 -)))
566 +[[image:1744199133459-449.png]]
529 529  
530 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
568 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
531 531  
532 -[[image:1744266472839-529.png]]
570 +[[image:1744199321440-975.png]]
533 533  
534 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
572 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
535 535  
536 -[[image:1744266523925-837.png]]
574 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
537 537  
538 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
576 +[[image:1744199450803-206.png]]
539 539  
540 -[[image:1744266561792-928.png]]
578 +* [[image:1744200154013-335.png]]
541 541  
542 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
580 +* retourner sur la notice
581 +* [[image:1744200173773-567.png]]
582 +* valider l'ajout d'un document
583 +* [[image:1744200248285-737.png]]
584 +* annuler l'association d'un document
585 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 +* ajouter un dossier
587 +* [[image:1744200306410-626.png]]
588 +* ajouter un fichier bureautique
589 +* [[image:1744200336429-184.png]]
590 +* ajouter un fichier photo
591 +* [[image:1744200363870-496.png]]
592 +* ajouter un fichier vidéos-sons
593 +* [[image:1744200401014-873.png]]
594 +* déplacer vers le bas un document
595 +* [[image:1744200414180-540.png]]
596 +* déplacer vers le haut un document
597 +* [[image:1744200455510-180.png]]
598 +* modifier les attributs d'un document
599 +* [[image:1744200502704-220.png]]
600 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
601 +* [[image:1744200560571-305.png]]
602 +* coller un document dans un autre dossier
603 +* [[image:1744200590083-440.png]]
604 +* supprimer le document
543 543  
544 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
606 +
607 +)))
608 +)))|(% style="width:300px" %)(((
609 +(% class="box" %)
610 +(((
611 +**Sommaire**
545 545  
546 -[[image:1744266635460-134.png]]
613 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
614 +)))
547 547  
548 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
616 +(% class="box" %)
617 +(((
618 +**Aller plus loin**
549 549  
550 -[[image:1744266659890-594.png]]
620 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
624 +)))
551 551  
552 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
626 +(% class="box" %)
627 +(((
628 +**Icônes principales**
629 +)))
630 +)))
553 553  
554 554  
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