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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:56
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -42,8 +42,6 @@
42 42  
43 43  
44 44  
45 -
46 -
47 47  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
... ... @@ -119,12 +119,11 @@
119 119  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 121  
122 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
119 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
123 123  
124 124  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
125 125  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
126 126  
127 -(% class="table-bordered" %)
128 128  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
129 129  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
130 130  – Liens photo
... ... @@ -285,127 +285,100 @@
285 285  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
286 286  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
287 287  
288 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 -
290 -
291 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 -
293 -
294 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
295 -
296 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
297 -
298 -(% class="table-bordered" %)
299 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
308 -
309 309  (% class="box infomessage" %)
310 310  (((
311 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
286 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
287 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
312 312  )))
313 313  
314 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 318  
319 319  
320 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant ==
321 321  
322 322  
323 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
324 324  
301 +[[image:1744267382360-370.png]]
325 325  
326 -= Créer une autorité liée =
303 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
327 327  
328 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
305 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
329 329  
330 -Étapes de création :
307 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
331 331  
332 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
333 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
334 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
335 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
336 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
309 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
337 337  
338 -(% class="box infomessage" %)
339 -(((
340 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
341 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
342 -)))
311 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
343 343  
344 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
345 345  
322 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
346 346  
347 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +[[image:1744267452487-960.png]]
348 348  
326 +//Exemple//
349 349  
350 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 -)))
328 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
352 352  
330 +[[image:1744267606003-831.png]]
353 353  
332 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
354 354  
334 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
355 355  
356 -= Ajouter un terme dans une liste =
336 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
357 357  
358 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
338 +[[image:1744267681768-429.png]]
359 359  
360 -L’ajout est autorisé uniquement si :
340 +[[image:1744267705438-241.png]]
361 361  
362 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
363 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
342 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
364 364  
365 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
344 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
366 366  
367 -(% class="box infomessage" %)
368 -(((
369 -Bonnes pratiques :
346 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
370 370  
371 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
372 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
373 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
374 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
375 -)))
348 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
376 376  
377 -== Listes déroulantes ==
350 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
378 378  
379 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
380 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
381 -1. Dans cette fenêtre :
359 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
382 382  
383 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
384 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
361 +[[image:1744267851493-505.png]]
385 385  
386 -(% start="3" %)
387 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
363 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
391 391  
392 -
393 -)))
367 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
394 394  
395 -(((
396 -== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
369 +[[image:1744267909001-661.png]]
397 397  
398 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
371 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
399 399  
400 -Comment faire :
401 401  
402 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
403 -1. Cliquez sur le bouton 🗑️ **(Supprimer les items sélectionnés)** situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
404 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
405 405  
406 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 408  
377 +
409 409  
410 410  )))
411 411  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -435,9 +435,31 @@
435 435  
436 436  
437 437  
407 += Créer un terme dans une liste =
438 438  
439 439  
410 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
440 440  
412 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
413 +
414 +== Liste déroulante ==
415 +
416 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
417 +
418 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
419 +
420 +[[image:1744210222945-989.png]]
421 +
422 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
423 +
424 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
425 +
426 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 +* la liste courante (non modifiable).
429 +
430 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
431 +
441 441  [[image:1744210276379-163.png]]
442 442  
443 443  //Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
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