Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 46 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -2,6 +2,7 @@ 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 ((( 5 +((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 7 ... ... @@ -338,7 +338,7 @@ 338 338 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités. 339 339 ))) 340 340 341 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]342 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 342 342 343 343 344 344 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -350,6 +350,7 @@ 350 350 351 351 352 352 354 + 353 353 = Ajouter un terme dans une liste = 354 354 355 355 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours. ... ... @@ -361,184 +361,282 @@ 361 361 362 362 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible. 363 363 364 -(% class="box warningmessage" %) 365 -((( 366 -Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. 367 -))) 368 - 369 - 370 370 (% class="box infomessage" %) 371 371 ((( 372 372 Bonnes pratiques : 373 -))) 374 374 375 375 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau. 376 376 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**. 377 377 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider. 378 -* En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 373 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 374 +))) 379 379 380 - 381 -)))|(% style="width:300px" %)((( 382 -(% class="box" %) 383 -((( 384 -**Sommaire** 376 +== Listes déroulantes == 385 385 386 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 378 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante. 379 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs. 380 +1. Dans cette fenêtre : 381 + 382 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire). 383 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes). 384 + 385 +(% start="3" %) 386 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 387 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 388 + 389 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 390 + 391 + 387 387 ))) 388 388 389 -(% class="box" %) 394 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 395 + 396 + 390 390 ((( 391 - **Allerplus loin**398 +== Listes longues : une étape supplémentaire == 392 392 393 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 394 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 395 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 396 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 397 -))) 400 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 401 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 398 398 399 -(% class="box" %) 403 +Procédure : 404 + 405 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 406 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 407 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 408 + 409 +(% class="box infomessage" %) 400 400 ((( 401 - **Icônes principales**411 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 402 402 ))) 403 -))) 404 404 414 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 405 405 406 406 417 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 407 407 408 408 409 - Ensaisiestandard,il estpossiblede compléterune listeavecde nouvellesdesvaleurs.420 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste == 410 410 411 - Selon les profilsutilisateurs,lesagentshabilités peuventenrichirlecontenu d'une liste(déroulante ou longue),silechamp disposede cetteoption.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouterdesvaleursàune liste.Sonemplacementest différentselon laliste considérée:unelistedéroulanteouunelistelongue (voir ci-dessus).422 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise. 412 412 413 - == Liste déroulante==424 +Comment faire : 414 414 415 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~:// 426 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer. 427 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre. 428 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition. 416 416 417 -Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus. 430 +(% class="box warningmessage" %) 431 +((( 432 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 433 +))) 418 418 419 -[[image:17442 10222945-989.png]]435 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 420 420 421 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte// 422 422 423 - Unclicsurleboutonaffichelafenêtre d'ajoutdevaleurs.Elleprésente:438 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier = 424 424 425 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 426 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 427 -* la liste courante (non modifiable). 440 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale. 428 428 429 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 442 +((( 443 +== Créer la notice documentaire associée == 430 430 431 -[[image:1744210276379-163.png]] 445 +1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire. 446 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]. 447 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**. 432 432 433 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 449 +[[Légende>>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 450 +))) 434 434 435 -//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 436 436 437 -[[image:17 44210347789-938.png]]453 +[[Légende>>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 438 438 439 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante// 440 440 441 - ==Listelongue ==456 +[[Légende>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 442 442 443 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 444 444 445 - [[image:1744210533401-483.png]]459 +== Associer un fichier à cette notice documentaire == 446 446 447 -//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur// 461 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**. 462 +1. Ajouter un fichier 463 +Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton : 448 448 449 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 465 +* [[image:1744198833940-653.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.). 466 +* 467 +* [[image:1752072720356-936.png]] 468 +Le fichier apparaît dans la liste. 450 450 451 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 452 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 453 -* la liste courante (non modifiable). 470 +1. Valider l’association 471 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] 454 454 455 - Renseigner lenouveauterme dans lechamp **Libellé** etcliquer sur valider pour enregistrer lenouveautermedans laliste:473 +[[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 456 456 457 - [[image:1744210578813-384.png]]475 + 458 458 459 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue// 460 460 461 -//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 462 462 463 - Lesvaleurs sonteffectivementajoutéesàlalistesuiteà unclic sur** Valider**.Un clicsurAnnuler stoppel'opération.479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]] 464 464 465 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.481 +* . 466 466 483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre : 467 467 485 +[[image:1744198798500-807.png]] 468 468 469 - [[image:1744210745453-989.png]]487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers// 470 470 489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]] 471 471 472 - //Ajout de valeurs danslaliste//491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document. 473 473 474 - * Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton[[image:1744210815765-685.png]]: le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).493 +[[image:1744198987527-309.png]] 475 475 476 - [[image:1744210799391-632.png]]495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer// 477 477 478 - //Toutnouveautermenonretenudoit être suppriméAVANT validation.//497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]] 479 479 480 - Cliquersur Validerpour accepter l'intégrationdestermesdans la listeou Annuler pourstopper l'opération.Les nouveauxtermesapparaissent à lafin de la listeet peuvent êtresélectionnés.499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers. 481 481 482 - = Retirer les valeurs d'un champ=501 +[[image:1744199046837-528.png]] 483 483 484 - ==Retirer enun clictoutes les valeurs d'un champ ==503 +//Résultat// 485 485 486 - Dans lesgrillesde saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]estdisponibleà droite des champsquisont renseignés par appel d'assistants dechoix (datations, listes, autorités,termesde thesaurus, notices documentaires,liens). Ce bouton estégalement présentdansles fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permetderetirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien. 487 487 488 - __Exemple pour latabledes biens__:507 +[[image:1744199133459-449.png]] 489 489 490 - [[image:1744268557540-956.png]]509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie// 491 491 492 - Résultat : lechampentier a été vidé.511 +[[image:1744199321440-975.png]] 493 493 494 - [[image:1744268598544-349.png]]513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien// 495 495 496 -== Retirerunitairementles valeursd'unchamp==515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers === 497 497 498 - Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée[[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.517 +[[image:1744199450803-206.png]] 499 499 500 - __Exemplepour latabledes biens__:519 +* [[image:1744200154013-335.png]] 501 501 502 -[[image:1744268647429-243.png]] 521 +* retourner sur la notice 522 +* [[image:1744200173773-567.png]] 523 +* valider l'ajout d'un document 524 +* [[image:1744200248285-737.png]] 525 +* annuler l'association d'un document 526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]] 527 +* ajouter un dossier 528 +* [[image:1744200306410-626.png]] 529 +* ajouter un fichier bureautique 530 +* [[image:1744200336429-184.png]] 531 +* ajouter un fichier photo 532 +* [[image:1744200363870-496.png]] 533 +* ajouter un fichier vidéos-sons 534 +* [[image:1744200401014-873.png]] 535 +* déplacer vers le bas un document 536 +* [[image:1744200414180-540.png]] 537 +* déplacer vers le haut un document 538 +* [[image:1744200455510-180.png]] 539 +* modifier les attributs d'un document 540 +* [[image:1744200502704-220.png]] 541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier 542 +* [[image:1744200560571-305.png]] 543 +* coller un document dans un autre dossier 544 +* [[image:1744200590083-440.png]] 545 +* supprimer le document 503 503 504 -//Exemple de suppression unitaire// 505 505 506 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ. 507 507 508 - [[image:1744268693656-506.png]]549 += Vider un champ contrôlé = 509 509 510 - //Seule lavaleurduchampcorrespondant estretirée.Sid'autres champsonthéritéde cette valeur, il convientde lessupprimermanuellement.//551 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.) 511 511 553 +== Retirer toutes les valeurs du champ == 512 512 513 - =Caractères àignoreràl'indexation=555 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu. 514 514 557 +(% class="box warningmessage" %) 558 +((( 559 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic. 560 +))) 561 + 562 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 563 + 564 + 565 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 566 + 567 +== Retirer une valeur spécifique == 568 + 569 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme. 570 + 515 515 (% class="box infomessage" %) 516 516 ((( 517 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).// 573 +Bonnes pratiques : 574 + 575 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer. 576 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué. 577 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement. 518 518 ))) 519 519 520 - Pourcertains champs,il estpossibled'indiquerà Floraquelespremiers caractèresnesontpasà prendre encompte dans l'index.Celapermetd'afficher lecontenu completsansindexerles articlesaudébut. Ainsi, sion saisit[La]CousineBette dans unchamp, lecontenucompletaffiche La Cousine Bettemaisl'entréedans l'index estCousineBette.580 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 521 521 522 -[[image:1744266472839-529.png]] 523 523 524 - //ExempledanslagrilledesaisiedelaBibliothèque,surlechampTitre//583 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 525 525 526 -[[image:1744266523925-837.png]] 527 527 528 - //Résultatsur la noticeBibliothèque:l'articleest présent//586 += Utiliser le clavier unicode = 529 529 530 - [[image:1744266561792-928.png]]588 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour : 531 531 532 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé// 590 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares), 591 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe, 592 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques. 533 533 534 -Dans un champ avec contrôle marc,pour quelescrochets soient prisencompte entantquetels, ilsuffit delesdoubler (ceciestinutilesi lecrochetn'estpaslepremiercaractère).594 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**. 535 535 536 - [[image:1744266635460-134.png]]596 +Pour l'utiliser : 537 537 538 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc// 598 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode. 599 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.). 600 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer. 601 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens). 539 539 540 -[[image:1744266659890-594.png]] 603 +(% class="box infomessage" %) 604 +((( 605 +Bon à savoir : 541 541 542 -//Affichage du contenu du champ entre crochets// 607 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora. 608 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription. 609 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes. 610 +))) 543 543 612 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 613 + 614 + 615 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 616 + 617 + 544 544 619 +))) 620 +)))|(% style="width:300px" %)((( 621 +(% class="box" %) 622 +((( 623 +**Sommaire** 624 + 625 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 626 +))) 627 + 628 +(% class="box" %) 629 +((( 630 +**Aller plus loin** 631 + 632 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 633 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 634 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 636 +))) 637 + 638 +(% class="box" %) 639 +((( 640 +**Icônes principales** 641 +))) 642 +))) 643 + 644 +
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