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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 63.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:37
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À la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,8 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
45 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,12 +116,11 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
124 -(% class="table-bordered" %)
125 125  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
126 126  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
127 127  – Liens photo
... ... @@ -181,6 +181,8 @@
181 181  
182 182  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
183 183  
185 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
186 +
184 184  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
185 185  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
186 186  
... ... @@ -277,107 +277,117 @@
277 277  
278 278  Pour insérer une autorité dans un champ :
279 279  
280 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
281 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
283 +1. Cliquez sur l’**icône d’assistant** à droite du champ concerné.
284 +1. Recherchez l'autorité à rapatrier dans le champ.
282 282  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
283 283  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
284 284  
285 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +(% class="box infomessage" %)
289 +(((
290 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
291 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
292 +)))
286 286  
287 287  
288 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
296 +[[image:1744267286929-385.png]]
290 290  
291 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
298 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
292 292  
293 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
300 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
294 294  
295 -(% class="table-bordered" %)
296 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
297 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
298 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
299 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
302 +[[image:1744267382360-370.png]]
305 305  
306 -(% class="box infomessage" %)
307 -(((
308 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
309 -)))
304 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
310 310  
311 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
312 312  
308 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
309 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
313 313  
314 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
315 315  
313 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
316 316  
317 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +[[image:1744267382360-370.png]]
318 318  
317 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
319 319  
320 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
321 321  
321 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
322 322  
323 -= Créer une autorité liée =
323 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
324 324  
325 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
325 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
326 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
327 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
328 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
329 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
330 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
331 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
332 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
326 326  
327 -Étapes de création :
334 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
328 328  
329 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
330 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
331 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
332 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
333 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
334 334  
335 -(% class="box infomessage" %)
336 -(((
337 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
338 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
339 -)))
338 +[[image:1744267452487-960.png]]
340 340  
341 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +//Exemple//
342 342  
342 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
343 343  
344 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +[[image:1744267606003-831.png]]
345 345  
346 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
346 346  
347 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 -)))
348 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
349 349  
350 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
350 350  
352 +[[image:1744267681768-429.png]]
351 351  
354 +[[image:1744267705438-241.png]]
352 352  
353 -= Ajouter un terme dans une liste =
356 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
354 354  
355 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
358 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
356 356  
357 -L’ajout est autorisé uniquement si :
360 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
358 358  
359 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
360 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
362 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
361 361  
362 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
365 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
366 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
367 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
368 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
369 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
370 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
371 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
363 363  
364 -(% class="box warningmessage" %)
365 -(((
366 -Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel.
367 -)))
373 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
368 368  
375 +[[image:1744267851493-505.png]]
369 369  
370 -(% class="box infomessage" %)
371 -(((
372 -Bonnes pratiques :
373 -)))
377 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
374 374  
375 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
376 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
377 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
378 -* En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
379 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
379 379  
381 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
382 +
383 +[[image:1744267909001-661.png]]
384 +
385 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
386 +
387 +
388 +
389 +
390 +
391 +
380 380  
393 +)))
381 381  )))|(% style="width:300px" %)(((
382 382  (% class="box" %)
383 383  (((
... ... @@ -405,7 +405,9 @@
405 405  
406 406  
407 407  
421 += Créer un terme dans une liste =
408 408  
423 +
409 409  En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
410 410  
411 411  Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
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