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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 63.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:15
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,7 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,12 +116,11 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
124 -(% class="table-bordered" %)
125 125  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
126 126  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
127 127  – Liens photo
... ... @@ -181,6 +181,8 @@
181 181  
182 182  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
183 183  
184 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
185 +
184 184  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
185 185  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
186 186  
... ... @@ -269,115 +269,112 @@
269 269  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
270 270  )))
271 271  
274 +
272 272  = Assistant sur les autorités =
273 273  
274 274  L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
275 275  
276 -== Lier une autorité depuis un champ ==
277 277  
278 -Pour insérer une autorité dans un champ :
280 +Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
279 279  
280 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
281 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
282 -1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
283 -1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
282 +[[image:1744267286929-385.png]]
284 284  
285 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
286 286  
286 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
287 287  
288 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +[[image:1744267382360-370.png]]
289 289  
290 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
290 290  
291 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
292 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
292 292  
293 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
294 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
295 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
294 294  
295 -(% class="table-bordered" %)
296 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
297 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
298 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
299 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
297 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
305 305  
306 -(% class="box infomessage" %)
307 -(((
308 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
309 -)))
299 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
310 310  
311 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +[[image:1744267382360-370.png]]
312 312  
303 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
313 313  
314 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
315 315  
307 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
316 316  
317 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
318 318  
311 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
319 319  
320 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
321 321  
322 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
322 322  
323 -= Créer une autorité liée =
324 +[[image:1744267452487-960.png]]
324 324  
325 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
326 +//Exemple//
326 326  
327 -Étapes de création :
328 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
328 328  
329 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
330 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
331 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
332 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
333 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
330 +[[image:1744267606003-831.png]]
334 334  
335 -(% class="box infomessage" %)
336 -(((
337 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
338 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
339 -)))
332 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
340 340  
341 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
342 342  
336 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
343 343  
344 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +[[image:1744267681768-429.png]]
345 345  
340 +[[image:1744267705438-241.png]]
346 346  
347 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 -)))
342 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
349 349  
344 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
350 350  
346 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
351 351  
348 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
352 352  
353 -= Ajouter un terme dans une liste =
350 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
354 354  
355 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
359 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
356 356  
357 -L’ajout est autorisé uniquement si :
361 +[[image:1744267851493-505.png]]
358 358  
359 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
360 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
363 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
361 361  
362 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
365 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
363 363  
364 -(% class="box warningmessage" %)
365 -(((
366 -Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel.
367 -)))
367 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
368 368  
369 +[[image:1744267909001-661.png]]
369 369  
370 -(% class="box infomessage" %)
371 -(((
372 -Bonnes pratiques :
373 -)))
371 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
374 374  
375 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
376 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
377 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
378 -* En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
379 379  
374 +
375 +
376 +
377 +
380 380  
379 +)))
381 381  )))|(% style="width:300px" %)(((
382 382  (% class="box" %)
383 383  (((
... ... @@ -405,7 +405,9 @@
405 405  
406 406  
407 407  
407 += Créer un terme dans une liste =
408 408  
409 +
409 409  En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
410 410  
411 411  Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
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