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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:29
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À la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -40,6 +40,11 @@
40 40  
41 41  
42 42  
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +
43 43  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 45  
... ... @@ -327,8 +327,8 @@
327 327  
328 328  1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
329 329  1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
330 -1. **Compléter les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
331 -1. **Cliquer sur Enregistrer.**
336 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
337 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
332 332  1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
333 333  
334 334  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -337,7 +337,7 @@
337 337  Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
338 338  )))
339 339  
340 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 342  
343 343  [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -348,179 +348,279 @@
348 348  
349 349  
350 350  
357 +
358 +
359 +
360 +
361 +
351 351  = Ajouter un terme dans une liste =
352 352  
364 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
353 353  
366 +L’ajout est autorisé uniquement si :
367 +
368 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
369 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
370 +
371 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
372 +
354 354  (% class="box infomessage" %)
355 355  (((
356 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
357 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les listes.
375 +Bonnes pratiques :
376 +
377 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
378 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
379 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
380 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
358 358  )))
359 359  
383 +== Listes déroulantes ==
360 360  
385 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
386 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
387 +1. Dans cette fenêtre :
361 361  
362 -
363 -)))|(% style="width:300px" %)(((
364 -(% class="box" %)
365 -(((
366 -**Sommaire**
389 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
390 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
367 367  
368 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
392 +(% start="3" %)
393 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
394 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
395 +
396 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 +
398 +
369 369  )))
370 370  
371 -(% class="box" %)
401 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
372 372  (((
373 -**Aller plus loin**
405 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
374 374  
375 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
376 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
377 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
378 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
379 -)))
407 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
380 380  
381 -(% class="box" %)
410 +Procédure :
411 +
412 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 +
416 +(% class="box infomessage" %)
382 382  (((
383 -**Icônes principales**
418 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
384 384  )))
385 -)))
386 386  
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 388  
424 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 390  
391 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
427 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
392 392  
393 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
429 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
394 394  
395 -== Liste déroulante ==
431 +Comment faire :
396 396  
397 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
433 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
434 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
435 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
398 398  
399 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
437 +(% class="box warningmessage" %)
438 +(((
439 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
440 +)))
400 400  
401 -[[image:1744210222945-989.png]]
442 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
404 404  
405 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
445 += Vider un champ contrôlé =
406 406  
407 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
408 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
409 -* la liste courante (non modifiable).
447 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
410 410  
411 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
449 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
412 412  
413 -[[image:1744210276379-163.png]]
451 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
414 414  
415 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
453 +(% class="box warningmessage" %)
454 +(((
455 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
456 +)))
416 416  
417 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
458 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418 418  
419 -[[image:1744210347789-938.png]]
420 420  
421 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
461 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 -== Liste longue ==
463 +== Retirer une valeur spécifique ==
424 424  
425 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
465 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
426 426  
427 -[[image:1744210533401-483.png]]
467 +(% class="box infomessage" %)
468 +(((
469 +Bonnes pratiques :
428 428  
429 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
471 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 +)))
430 430  
431 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
476 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
433 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
434 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
435 -* la liste courante (non modifiable).
436 436  
437 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
479 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -[[image:1744210578813-384.png]]
440 440  
441 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
482 += Utiliser le clavier unicode =
442 442  
443 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
484 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
444 444  
445 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
486 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
446 446  
447 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
490 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
448 448  
492 +Pour l'utiliser :
449 449  
494 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
450 450  
451 -[[image:1744210745453-989.png]]
499 +(% class="box infomessage" %)
500 +(((
501 +Bon à savoir :
452 452  
503 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 +)))
453 453  
454 -//Ajout de valeurs dans la liste//
508 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 455  
456 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
457 457  
458 -[[image:1744210799391-632.png]]
511 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
461 461  
462 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
514 += Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
463 463  
464 -= Retirer les valeurs d'un champ =
516 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
465 465  
466 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
518 +[[image:1744198591326-807.png]]
467 467  
468 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
520 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
469 469  
470 -__Exemple pour la table des biens__ :
522 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
471 471  
472 -[[image:1744268557540-956.png]]
524 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
473 473  
474 -Résultat : le champ entier a été vidé.
526 +* .
475 475  
476 -[[image:1744268598544-349.png]]
528 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
477 477  
478 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
530 +[[image:1744198674782-545.png]]
479 479  
480 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
532 +//Exemple avec une notice autres documents//
481 481  
482 -__Exemple pour la table des biens__ :
534 +[[image:1744198726056-753.png]]
483 483  
484 -[[image:1744268647429-243.png]]
536 +//Résultat//
485 485  
486 -//Exemple de suppression unitaire//
538 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
487 487  
488 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
540 +* .
489 489  
490 -[[image:1744268693656-506.png]]
542 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
491 491  
492 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
544 +[[image:1744198798500-807.png]]
493 493  
546 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
494 494  
495 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
548 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
496 496  
497 -(% class="box infomessage" %)
498 -(((
499 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
500 -)))
550 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
501 501  
502 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
552 +[[image:1744198987527-309.png]]
503 503  
504 -[[image:1744266472839-529.png]]
554 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
505 505  
506 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
556 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
507 507  
508 -[[image:1744266523925-837.png]]
558 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
509 509  
510 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
560 +[[image:1744199046837-528.png]]
511 511  
512 -[[image:1744266561792-928.png]]
562 +//Résultat//
513 513  
514 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
564 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
515 515  
516 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
566 +[[image:1744199133459-449.png]]
517 517  
518 -[[image:1744266635460-134.png]]
568 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
519 519  
520 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
570 +[[image:1744199321440-975.png]]
521 521  
522 -[[image:1744266659890-594.png]]
572 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
523 523  
524 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
574 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
525 525  
576 +[[image:1744199450803-206.png]]
577 +
578 +* [[image:1744200154013-335.png]]
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580 +* retourner sur la notice
581 +* [[image:1744200173773-567.png]]
582 +* valider l'ajout d'un document
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584 +* annuler l'association d'un document
585 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
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620 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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