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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 61.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:19
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À la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -43,6 +43,8 @@
43 43  
44 44  
45 45  
47 +
48 +
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -324,18 +324,29 @@
324 324  
325 325  = Créer une autorité liée =
326 326  
330 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
331 +
332 +Étapes de création :
333 +
334 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
335 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
336 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
337 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
338 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
339 +
327 327  (% class="box infomessage" %)
328 328  (((
329 -Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
342 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
343 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
330 330  )))
331 331  
332 -[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 333  
334 334  
335 -[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 336  
337 337  
338 -[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  )))
340 340  
341 341  
... ... @@ -343,170 +343,276 @@
343 343  
344 344  
345 345  
346 -
347 -)))|(% style="width:300px" %)(((
348 -(% class="box" %)
360 +
361 +
362 += Ajouter un terme dans une liste =
363 +
364 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
365 +
366 +L’ajout est autorisé uniquement si :
367 +
368 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
369 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
370 +
371 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
372 +
373 +(% class="box infomessage" %)
349 349  (((
350 -**Sommaire**
375 +Bonnes pratiques :
351 351  
352 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
377 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
378 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
379 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
380 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
353 353  )))
354 354  
355 -(% class="box" %)
356 -(((
357 -**Aller plus loin**
383 +== Listes déroulantes ==
358 358  
359 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
360 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
361 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
362 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
385 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
386 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
387 +1. Dans cette fenêtre :
388 +
389 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
390 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
391 +
392 +(% start="3" %)
393 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
394 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
395 +
396 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 +
398 +
363 363  )))
364 364  
365 -(% class="box" %)
401 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
366 366  (((
367 -**Icônes principales**
405 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
406 +
407 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
409 +
410 +Procédure :
411 +
412 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 +
416 +(% class="box infomessage" %)
417 +(((
418 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
368 368  )))
369 -)))
370 370  
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 372  
424 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 -= Créer un terme dans une liste =
375 375  
427 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
376 376  
377 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
429 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
378 378  
379 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
431 +Comment faire :
380 380  
381 -== Liste déroulante ==
433 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
434 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
435 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
382 382  
383 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
437 +(% class="box warningmessage" %)
438 +(((
439 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
440 +)))
384 384  
385 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
442 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 386  
387 -[[image:1744210222945-989.png]]
388 388  
389 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
445 += Vider un champ contrôlé =
390 390  
391 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
447 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
392 392  
393 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
394 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
395 -* la liste courante (non modifiable).
449 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
396 396  
397 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
451 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
398 398  
399 -[[image:1744210276379-163.png]]
453 +(% class="box warningmessage" %)
454 +(((
455 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
456 +)))
400 400  
401 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
458 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
404 404  
405 -[[image:1744210347789-938.png]]
461 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
406 406  
407 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
463 +== Retirer une valeur spécifique ==
408 408  
409 -== Liste longue ==
465 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
410 410  
411 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
467 +(% class="box infomessage" %)
468 +(((
469 +Bonnes pratiques :
412 412  
413 -[[image:1744210533401-483.png]]
471 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 +)))
414 414  
415 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
476 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 416  
417 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
418 418  
419 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
420 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
421 -* la liste courante (non modifiable).
479 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
424 424  
425 -[[image:1744210578813-384.png]]
482 += Utiliser le clavier unicode =
426 426  
427 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
484 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
428 428  
429 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
486 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
430 430  
431 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
490 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
432 432  
433 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
492 +Pour l'utiliser :
434 434  
494 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
435 435  
499 +(% class="box infomessage" %)
500 +(((
501 +Bon à savoir :
436 436  
437 -[[image:1744210745453-989.png]]
503 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 +)))
438 438  
508 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 -//Ajout de valeurs dans la liste//
441 441  
442 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
511 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 -[[image:1744210799391-632.png]]
445 445  
446 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
514 += Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
447 447  
448 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
516 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
449 449  
450 -= Retirer les valeurs d'un champ =
518 +[[image:1744198591326-807.png]]
451 451  
452 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
520 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
453 453  
454 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
522 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
455 455  
456 -__Exemple pour la table des biens__ :
524 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
457 457  
458 -[[image:1744268557540-956.png]]
526 +* .
459 459  
460 -Résultat : le champ entier a été vidé.
528 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
461 461  
462 -[[image:1744268598544-349.png]]
530 +[[image:1744198674782-545.png]]
463 463  
464 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
532 +//Exemple avec une notice autres documents//
465 465  
466 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
534 +[[image:1744198726056-753.png]]
467 467  
468 -__Exemple pour la table des biens__ :
536 +//Résultat//
469 469  
470 -[[image:1744268647429-243.png]]
538 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
471 471  
472 -//Exemple de suppression unitaire//
540 +* .
473 473  
474 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
542 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
475 475  
476 -[[image:1744268693656-506.png]]
544 +[[image:1744198798500-807.png]]
477 477  
478 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
546 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
479 479  
548 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
480 480  
481 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
550 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
482 482  
483 -(% class="box infomessage" %)
484 -(((
485 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
486 -)))
552 +[[image:1744198987527-309.png]]
487 487  
488 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
554 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
489 489  
490 -[[image:1744266472839-529.png]]
556 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
491 491  
492 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
558 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
493 493  
494 -[[image:1744266523925-837.png]]
560 +[[image:1744199046837-528.png]]
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496 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
562 +//Résultat//
497 497  
498 -[[image:1744266561792-928.png]]
564 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
499 499  
500 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
566 +[[image:1744199133459-449.png]]
501 501  
502 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
568 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
503 503  
504 -[[image:1744266635460-134.png]]
570 +[[image:1744199321440-975.png]]
505 505  
506 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
572 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
507 507  
508 -[[image:1744266659890-594.png]]
574 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
509 509  
510 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
576 +[[image:1744199450803-206.png]]
511 511  
578 +* [[image:1744200154013-335.png]]
579 +
580 +* retourner sur la notice
581 +* [[image:1744200173773-567.png]]
582 +* valider l'ajout d'un document
583 +* [[image:1744200248285-737.png]]
584 +* annuler l'association d'un document
585 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 +* ajouter un dossier
587 +* [[image:1744200306410-626.png]]
588 +* ajouter un fichier bureautique
589 +* [[image:1744200336429-184.png]]
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620 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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