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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 60.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:18
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À la version 71.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -117,7 +117,7 @@
117 117  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 119  
120 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
121 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121 121  
122 122  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
123 123  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
... ... @@ -323,159 +323,200 @@
323 323  
324 324  = Créer une autorité liée =
325 325  
327 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
328 +
329 +Étapes de création :
330 +
331 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 +
326 326  (% class="box infomessage" %)
327 327  (((
328 -Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
339 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
329 329  )))
330 330  
331 -[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 333  
334 -[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 335  
336 336  
337 -[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  )))
339 339  
340 340  
341 341  
354 += Ajouter un terme dans une liste =
342 342  
356 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
343 343  
344 -
345 -)))|(% style="width:300px" %)(((
346 -(% class="box" %)
347 -(((
348 -**Sommaire**
358 +L’ajout est autorisé uniquement si :
349 349  
350 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
351 -)))
360 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
352 352  
353 -(% class="box" %)
363 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 +
365 +(% class="box infomessage" %)
354 354  (((
355 -**Aller plus loin**
367 +Bonnes pratiques :
356 356  
357 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
358 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
359 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
360 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
369 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
361 361  )))
362 362  
363 -(% class="box" %)
364 -(((
365 -**Icônes principales**
366 -)))
367 -)))
375 +== Listes déroulantes ==
368 368  
377 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
379 +1. Dans cette fenêtre :
369 369  
381 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
382 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
370 370  
384 +(% start="3" %)
385 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
386 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
371 371  
372 -= Créer un terme dans une liste =
388 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
390 +
391 +)))
374 374  
375 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
393 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
378 378  
379 -== Liste déroulante ==
396 +(((
397 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
380 380  
381 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
399 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
400 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
382 382  
383 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
402 +Procédure :
384 384  
385 -[[image:1744210222945-989.png]]
404 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
406 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
386 386  
387 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
408 +(% class="box infomessage" %)
409 +(((
410 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
411 +)))
388 388  
389 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
413 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
392 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
393 -* la liste courante (non modifiable).
394 394  
395 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
416 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
397 -[[image:1744210276379-163.png]]
398 398  
399 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
419 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
400 400  
401 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
421 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
402 402  
403 -[[image:1744210347789-938.png]]
423 +Comment faire :
404 404  
405 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
425 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
426 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
427 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
406 406  
407 -== Liste longue ==
429 +(% class="box warningmessage" %)
430 +(((
431 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
432 +)))
408 408  
409 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
434 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 410  
411 -[[image:1744210533401-483.png]]
412 412  
413 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
437 += Vider un champ contrôlé =
414 414  
415 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
439 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
416 416  
417 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
418 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
419 -* la liste courante (non modifiable).
441 +== Supprimer toutes les valeurs du champ ==
420 420  
421 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
443 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
422 422  
423 -[[image:1744210578813-384.png]]
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
448 +)))
424 424  
425 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
450 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
428 428  
429 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
453 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 430  
431 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
455 +== Supprimer une valeur spécifique ==
432 432  
457 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
433 433  
459 +(% class="box infomessage" %)
460 +(((
461 +Bonne pratique :
462 +)))
434 434  
435 -[[image:1744210745453-989.png]]
464 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
465 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
436 436  
467 +__Exemple pour la table des biens__ :
437 437  
438 -//Ajout de valeurs dans la liste//
469 +[[image:1744268647429-243.png]]
439 439  
440 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
471 +//Exemple de suppression unitaire//
441 441  
442 -[[image:1744210799391-632.png]]
473 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
443 443  
444 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
475 +[[image:1744268693656-506.png]]
445 445  
446 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
477 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
447 447  
448 -= Retirer les valeurs d'un champ =
449 449  
450 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
451 451  
452 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
453 453  
454 -__Exemple pour la table des biens__ :
482 +
483 +)))
484 +)))|(% style="width:300px" %)(((
485 +(% class="box" %)
486 +(((
487 +**Sommaire**
455 455  
456 -[[image:1744268557540-956.png]]
489 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
490 +)))
457 457  
458 -Résultat : le champ entier a été vidé.
492 +(% class="box" %)
493 +(((
494 +**Aller plus loin**
459 459  
460 -[[image:1744268598544-349.png]]
496 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
497 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
498 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
499 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
500 +)))
461 461  
462 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
502 +(% class="box" %)
503 +(((
504 +**Icônes principales**
505 +)))
506 +)))
463 463  
464 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
465 465  
466 -__Exemple pour la table des biens__ :
467 467  
468 -[[image:1744268647429-243.png]]
469 469  
470 -//Exemple de suppression unitaire//
471 471  
472 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
473 473  
474 -[[image:1744268693656-506.png]]
475 475  
476 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
477 477  
478 478  
516 +
517 +
518 += =
519 +
520 +
479 479  = Caractères à ignorer à l'indexation =
480 480  
481 481  (% class="box infomessage" %)
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