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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 59.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:17
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À la version 75.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -116,11 +116,12 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
120 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
125 +(% class="table-bordered" %)
124 124  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 125  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 126  – Liens photo
... ... @@ -291,6 +291,7 @@
291 291  
292 292  Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
293 293  
296 +(% class="table-bordered" %)
294 294  (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
295 295  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
296 296  |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
... ... @@ -318,189 +318,183 @@
318 318  [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
320 320  
321 -= Créer une autorité liée =
324 += Créer une autorité liée =
322 322  
323 -(% class="box infomessage" %)
324 -(((
325 -Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
326 -)))
326 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
327 327  
328 -[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +Étapes de création :
329 329  
330 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
331 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
332 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
333 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
334 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
330 330  
331 -[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 +(% class="box infomessage" %)
337 +(((
338 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
339 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
335 335  )))
336 336  
342 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 338  
345 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 -
341 -)))|(% style="width:300px" %)(((
342 -(% class="box" %)
343 -(((
344 -**Sommaire**
345 345  
346 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
348 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 347  )))
348 348  
349 -(% class="box" %)
350 -(((
351 -**Aller plus loin**
352 352  
353 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
354 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
355 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
356 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
357 -)))
358 358  
359 -(% class="box" %)
360 -(((
361 -**Icônes principales**
362 -)))
363 -)))
364 364  
354 += Ajouter un terme dans une liste =
365 365  
356 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
366 366  
358 +L’ajout est autorisé uniquement si :
367 367  
368 -= Créer un terme dans une liste =
360 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
369 369  
363 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
370 370  
371 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
365 +(% class="box infomessage" %)
366 +(((
367 +Bonnes pratiques :
372 372  
373 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
369 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 +)))
374 374  
375 -== Liste déroulante ==
375 +== Listes déroulantes ==
376 376  
377 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
377 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
379 +1. Dans cette fenêtre :
378 378  
379 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
381 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
382 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
380 380  
381 -[[image:1744210222945-989.png]]
384 +(% start="3" %)
385 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
386 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
382 382  
383 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
388 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
385 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
390 +
391 +)))
386 386  
387 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
388 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
389 -* la liste courante (non modifiable).
393 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
392 392  
393 -[[image:1744210276379-163.png]]
396 +(((
397 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
394 394  
395 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
399 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
400 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
396 396  
397 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
402 +Procédure :
398 398  
399 -[[image:1744210347789-938.png]]
404 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
406 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
400 400  
401 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
408 +(% class="box infomessage" %)
409 +(((
410 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
411 +)))
402 402  
403 -== Liste longue ==
413 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
404 404  
405 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
406 406  
407 -[[image:1744210533401-483.png]]
416 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
408 408  
409 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
410 410  
411 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
419 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
412 412  
413 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
414 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
415 -* la liste courante (non modifiable).
421 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
416 416  
417 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
423 +Comment faire :
418 418  
419 -[[image:1744210578813-384.png]]
425 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
426 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
427 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
420 420  
421 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
429 +(% class="box warningmessage" %)
430 +(((
431 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
432 +)))
422 422  
423 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
434 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 424  
425 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
426 426  
427 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
437 += Vider un champ contrôlé =
428 428  
439 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
429 429  
441 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
430 430  
431 -[[image:1744210745453-989.png]]
443 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
432 432  
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
448 +)))
433 433  
434 -//Ajout de valeurs dans la liste//
450 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
437 437  
438 -[[image:1744210799391-632.png]]
453 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
455 +== Retirer une valeur spécifique ==
441 441  
442 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
457 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
443 443  
444 -= Retirer les valeurs d'un champ =
459 +(% class="box infomessage" %)
460 +(((
461 +Bonnes pratiques :
445 445  
446 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
463 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
464 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
465 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
466 +)))
447 447  
448 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
468 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
450 -__Exemple pour la table des biens__ :
451 451  
452 -[[image:1744268557540-956.png]]
471 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 -Résultat : le champ entier a été vidé.
455 455  
456 -[[image:1744268598544-349.png]]
457 457  
458 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
459 459  
460 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
461 461  
462 -__Exemple pour la table des biens__ :
477 +
478 +)))
479 +)))|(% style="width:300px" %)(((
480 +(% class="box" %)
481 +(((
482 +**Sommaire**
463 463  
464 -[[image:1744268647429-243.png]]
484 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
485 +)))
465 465  
466 -//Exemple de suppression unitaire//
487 +(% class="box" %)
488 +(((
489 +**Aller plus loin**
467 467  
468 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
491 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
492 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
493 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
494 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
495 +)))
469 469  
470 -[[image:1744268693656-506.png]]
471 -
472 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
473 -
474 -
475 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
476 -
477 -(% class="box infomessage" %)
497 +(% class="box" %)
478 478  (((
479 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
499 +**Icônes principales**
480 480  )))
501 +)))
481 481  
482 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
483 -
484 -[[image:1744266472839-529.png]]
485 -
486 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
487 -
488 -[[image:1744266523925-837.png]]
489 -
490 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
491 -
492 -[[image:1744266561792-928.png]]
493 -
494 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
495 -
496 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
497 -
498 -[[image:1744266635460-134.png]]
499 -
500 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
501 -
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503 -
504 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
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