Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 23 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -2,6 +2,7 @@ 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 ((( 5 +((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 7 ... ... @@ -40,6 +40,10 @@ 40 40 41 41 42 42 44 + 45 + 46 + 47 + 43 43 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 44 44 45 45 ... ... @@ -115,11 +115,12 @@ 115 115 [[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 116 116 117 117 118 -== Nepas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==123 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? == 119 119 120 120 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. 121 121 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode : 122 122 128 +(% class="table-bordered" %) 123 123 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques** 124 124 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : 125 125 – Liens photo ... ... @@ -280,12 +280,6 @@ 280 280 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités. 281 281 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice. 282 282 283 -(% class="box infomessage" %) 284 -((( 285 -Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité). 286 -Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée. 287 -))) 288 - 289 289 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 290 290 291 291 ... ... @@ -296,6 +296,7 @@ 296 296 297 297 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun. 298 298 299 +(% class="table-bordered" %) 299 299 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée** 300 300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple 301 301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte) ... ... @@ -323,176 +323,216 @@ 323 323 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 324 324 325 325 327 += Créer une autorité liée = 326 326 329 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours. 327 327 331 +Étapes de création : 328 328 333 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité. 334 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné). 335 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité. 336 +1. **Cliquez sur Enregistrer.** 337 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ. 329 329 330 - 331 - 332 -))) 333 -)))|(% style="width:300px" %)((( 334 -(% class="box" %) 339 +(% class="box infomessage" %) 335 335 ((( 336 -**Sommaire** 337 - 338 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 341 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires. 342 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités. 339 339 ))) 340 340 341 -(% class="box" %) 342 -((( 343 -**Aller plus loin** 345 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 344 344 345 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 346 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 347 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 348 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 349 -))) 350 350 351 -(% class="box" %) 352 -((( 353 -**Icônes principales** 348 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 349 + 350 + 351 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 354 354 ))) 355 -))) 356 356 357 357 358 358 359 359 360 -= Créer un terme dans une liste = 361 361 362 362 363 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs. 364 364 365 - Selonles profilsutilisateurs,les agents habilités peuventenrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue), si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilitéd'ajouter des valeurs à une liste.Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).360 += Ajouter un terme dans une liste = 366 366 367 - ==Liste déroulante==362 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours. 368 368 369 - //Exempleaveclechamp TYPE, dans une noticeEntrées~://364 +L’ajout est autorisé uniquement si : 370 370 371 -Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus. 366 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement, 367 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité). 372 372 373 -[[image:17 44210222945-989.png]]369 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible. 374 374 375 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte// 371 +(% class="box infomessage" %) 372 +((( 373 +Bonnes pratiques : 376 376 377 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 375 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau. 376 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**. 377 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider. 378 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 379 +))) 378 378 379 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 380 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 381 -* la liste courante (non modifiable). 381 +== Listes déroulantes == 382 382 383 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 383 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante. 384 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs. 385 +1. Dans cette fenêtre : 384 384 385 -[[image:1744210276379-163.png]] 387 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire). 388 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes). 386 386 387 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 390 +(% start="3" %) 391 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 392 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 388 388 389 - //Nepas modifierle champCODE. Cechampestréservé auxéquipes deFlora.//394 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 390 390 391 -[[image:1744210347789-938.png]] 396 + 397 +))) 392 392 393 - //Résultat:ajoutdelanouvellevaleursur listedéroulante//399 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 394 394 395 -== Liste longue == 396 396 397 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 402 +((( 403 +== Listes longues : une étape supplémentaire == 398 398 399 -[[image:1744210533401-483.png]] 405 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 406 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 400 400 401 - //Visualisation de la liste longue avecboutond'ajout devaleur//408 +Procédure : 402 402 403 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 410 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 411 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 412 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 404 404 405 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 406 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 407 -* la liste courante (non modifiable). 414 +(% class="box infomessage" %) 415 +((( 416 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 417 +))) 408 408 409 - Renseignerle nouveauterme dans lechamp**Libellé**et cliquersurvaliderpourenregistrerlenouveautermedans laliste:419 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 410 410 411 -[[image:1744210578813-384.png]] 412 412 413 - //Fenêtred'ajout devaleursàune listelongue//422 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 414 414 415 -//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 416 416 417 - Lesvaleurssonteffectivementajoutéesà lalistesuiteàun clic sur** Valider**.UnclicsurAnnulerstoppel'opération.425 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste == 418 418 419 - * Pourcréerdestermes en plus : dans la fenêtredesaisie desnouvelles valeurs,cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]], pour renseignerunnouveaulibellé.Cliquerensuite survalider.Les nouveauxtermessontprésentés danslalistedesvaleurs.427 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise. 420 420 429 +Comment faire : 421 421 431 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer. 432 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre. 433 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition. 422 422 423 -[[image:1744210745453-989.png]] 435 +(% class="box warningmessage" %) 436 +((( 437 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 438 +))) 424 424 440 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 425 425 426 -//Ajout de valeurs dans la liste// 427 427 428 - *Pour supprimer un(des)terme(s), lescocher dans la liste des nouvelles valeurspuiscliquer sur le bouton[[image:1744210815765-685.png]] : le(s)terme(s) est(sont) supprimé(s).443 += Vider un champ contrôlé = 429 429 430 - [[image:1744210799391-632.png]]445 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.) 431 431 432 - //Toutnouveautermenonretenudoitêtre suppriméAVANTvalidation.//447 +== Retirer toutes les valeurs du champ == 433 433 434 - Cliquersur Valider pouraccepter l'intégration destermesdansla liste ouAnnulerpourstopper l'opération. Lesnouveauxtermes apparaissentà la findela liste etpeuventêtresélectionnés.449 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu. 435 435 436 -= Retirer les valeurs d'un champ = 451 +(% class="box warningmessage" %) 452 +((( 453 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic. 454 +))) 437 437 438 - ==Retirerenun clic toutesles valeursd'un champ==456 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 439 439 440 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ. 441 441 442 - __Exemplepour la table desbiens__ :459 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 443 443 444 - [[image:1744268557540-956.png]]461 +== Retirer une valeur spécifique == 445 445 446 - Résultat: le champ entier a étévidé.463 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme. 447 447 448 -[[image:1744268598544-349.png]] 465 +(% class="box infomessage" %) 466 +((( 467 +Bonnes pratiques : 449 449 450 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ == 469 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer. 470 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué. 471 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement. 472 +))) 451 451 452 - Siplusieurs termes sontinscritsdans le champetque l'on souhaiteretirer qu'unseulterme,il convientd'utiliser la croixassociée[[image:1744268522556-632.png]] etde ne pas cliquersurlebouton[[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire,l'entièreté des valeurssaisiesdanslechamp serontretirées.474 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 453 453 454 -__Exemple pour la table des biens__ : 455 455 456 -[[image:17442686 47429-243.png]]477 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 457 457 458 -//Exemple de suppression unitaire// 459 459 460 - Résultat:seulleterme icôneaété retiréduchamp.480 += Utiliser le clavier unicode = 461 461 462 - [[image:1744268693656-506.png]]482 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour : 463 463 464 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.// 484 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares), 485 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe, 486 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques. 465 465 488 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**. 466 466 467 - = Caractères à ignoreràl'indexation=490 +Pour l'utiliser : 468 468 492 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode. 493 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.). 494 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer. 495 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens). 496 + 469 469 (% class="box infomessage" %) 470 470 ((( 471 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).// 499 +Bon à savoir : 500 + 501 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora. 502 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription. 503 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes. 472 472 ))) 473 473 474 - Pourcertains champs,ilest possible d'indiquerà Flora que les premierscaractères ne sont pas à prendreen comptedans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer lesarticlesau début. Ainsi, sion saisit[La]CousineBette dans unchamp, lecontenucompletaffiche La Cousine Bettemaisl'entréedans l'index estCousineBette.506 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 475 475 476 -[[image:1744266472839-529.png]] 477 477 478 - //Exempledanslagrillede saisie de laBibliothèque,sur le champTitre//509 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 479 479 480 -[[image:1744266523925-837.png]] 481 481 482 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent// 483 483 484 -[[image:1744266561792-928.png]] 513 + 514 +))) 515 +)))|(% style="width:300px" %)((( 516 +(% class="box" %) 517 +((( 518 +**Sommaire** 485 485 486 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé// 520 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 521 +))) 487 487 488 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère). 523 +(% class="box" %) 524 +((( 525 +**Aller plus loin** 489 489 490 -[[image:1744266635460-134.png]] 527 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 528 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 529 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 530 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 531 +))) 491 491 492 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc// 533 +(% class="box" %) 534 +((( 535 +**Icônes principales** 536 +))) 537 +))) 493 493 494 -[[image:1744266659890-594.png]] 495 - 496 -//Affichage du contenu du champ entre crochets// 497 - 498 498
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