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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:50
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À la version 86.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:01
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -41,6 +41,10 @@
41 41  
42 42  
43 43  
45 +
46 +
47 +
48 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,11 +116,12 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
124 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
129 +(% class="table-bordered" %)
124 124  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 125  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 126  – Liens photo
... ... @@ -281,265 +281,331 @@
281 281  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
282 282  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
283 283  
284 -(% class="box infomessage" %)
285 -(((
286 -Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
287 -Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
288 -)))
290 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 -
293 293  [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 295  
296 -== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant ==
296 +== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
297 297  
298 +Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
298 298  
299 -== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
300 +(% class="table-bordered" %)
301 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
302 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
303 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
304 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
305 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
306 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
307 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
308 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
309 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
300 300  
301 -[[image:1744267382360-370.png]]
311 +(% class="box infomessage" %)
312 +(((
313 +**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
314 +)))
302 302  
303 -//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
316 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 304  
305 -Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
306 306  
307 -* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
319 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 308  
309 -Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
310 310  
311 -* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 -* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
322 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
320 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
321 321  
322 -En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
325 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 323  
324 -[[image:1744267452487-960.png]]
325 325  
326 -//Exemple//
328 += Créer une autorité liée =
327 327  
328 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
330 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
329 329  
330 -[[image:1744267606003-831.png]]
332 +Étapes de création :
331 331  
332 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
334 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
335 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
336 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
337 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
338 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
333 333  
334 -== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
340 +(% class="box infomessage" %)
341 +(((
342 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
343 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
344 +)))
335 335  
336 -En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
346 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -[[image:1744267681768-429.png]]
339 339  
340 -[[image:1744267705438-241.png]]
349 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
342 -//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
343 343  
344 -Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
352 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 +)))
345 345  
346 -* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
347 347  
348 -Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
349 349  
350 -* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 -* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
357 += Ajouter un terme dans une liste =
358 358  
359 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
359 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
360 360  
361 -[[image:1744267851493-505.png]]
361 +L’ajout est autorisé uniquement si :
362 362  
363 -Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
363 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
364 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
364 364  
365 -//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
366 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
366 366  
367 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
368 +(% class="box infomessage" %)
369 +(((
370 +Bonnes pratiques :
368 368  
369 -[[image:1744267909001-661.png]]
372 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
373 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
374 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
375 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
376 +)))
370 370  
371 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
378 +== Listes déroulantes ==
372 372  
380 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
381 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
382 +1. Dans cette fenêtre :
373 373  
384 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
385 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
374 374  
387 +(% start="3" %)
388 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
389 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
375 375  
391 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 -
378 378  
379 379  )))
380 -)))|(% style="width:300px" %)(((
381 -(% class="box" %)
382 -(((
383 -**Sommaire**
384 384  
385 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
386 -)))
396 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 -(% class="box" %)
389 -(((
390 -**Aller plus loin**
391 391  
392 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
393 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
394 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
395 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
396 -)))
397 -
398 -(% class="box" %)
399 399  (((
400 -**Icônes principales**
401 -)))
402 -)))
400 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
403 403  
402 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
403 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
404 404  
405 +Procédure :
405 405  
407 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
408 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
409 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 406  
407 -= Créer un terme dans une liste =
411 +(% class="box infomessage" %)
412 +(((
413 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
414 +)))
408 408  
416 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 409  
410 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
411 411  
412 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
419 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 -== Liste déroulante ==
415 415  
416 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
422 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
417 417  
418 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
424 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
419 419  
420 -[[image:1744210222945-989.png]]
426 +Comment faire :
421 421  
422 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
428 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
429 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
430 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
423 423  
424 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
432 +(% class="box warningmessage" %)
433 +(((
434 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
435 +)))
425 425  
426 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 -* la liste courante (non modifiable).
437 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
430 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
431 431  
432 -[[image:1744210276379-163.png]]
440 += Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
433 433  
434 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
442 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
435 435  
436 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
444 +(((
445 +== Créer la notice documentaire associée ==
437 437  
438 -[[image:1744210347789-938.png]]
447 +1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
448 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
449 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
439 439  
440 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
451 +[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +)))
441 441  
442 -== Liste longue ==
443 443  
444 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
455 +[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 445  
446 -[[image:1744210533401-483.png]]
447 447  
448 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
458 +[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
450 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
451 451  
452 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
453 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
454 -* la liste courante (non modifiable).
461 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
455 455  
456 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
463 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
464 +1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
457 457  
458 -[[image:1744210578813-384.png]]
466 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
467 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
468 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
469 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
459 459  
460 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
471 +(% start="3" %)
472 +1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
473 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
474 +1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
475 +1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
461 461  
462 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
477 +[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 463  
464 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
465 465  
466 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
480 +[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  
468 468  
483 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
470 -[[image:1744210745453-989.png]]
471 471  
486 +[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  
473 -//Ajout de valeurs dans la liste//
474 474  
475 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
489 +[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 476  
477 -[[image:1744210799391-632.png]]
478 478  
479 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
492 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 480  
481 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
482 482  
483 -= Retirer les valeurs d'un champ =
495 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484 484  
485 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
486 486  
487 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
498 +=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
488 488  
489 -__Exemple pour la table des biens__ :
500 +[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
491 -[[image:1744268557540-956.png]]
492 492  
493 -Résultat : le champ entier a été vidé.
503 +Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
494 494  
495 -[[image:1744268598544-349.png]]
505 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
506 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
507 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
508 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
509 +|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
510 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
511 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
512 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier vidéo-audio à associer (MP3,MP4, etc.).
513 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
514 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
515 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
516 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
517 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
518 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
496 496  
497 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
520 += Vider un champ contrôlé =
498 498  
499 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
522 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
500 500  
501 -__Exemple pour la table des biens__ :
524 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
502 502  
503 -[[image:1744268647429-243.png]]
526 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
504 504  
505 -//Exemple de suppression unitaire//
528 +(% class="box warningmessage" %)
529 +(((
530 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
531 +)))
506 506  
507 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
533 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 508  
509 -[[image:1744268693656-506.png]]
510 510  
511 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
536 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 512  
538 +== Retirer une valeur spécifique ==
513 513  
514 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
540 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
515 515  
516 516  (% class="box infomessage" %)
517 517  (((
518 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
544 +Bonnes pratiques :
545 +
546 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
547 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
548 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
519 519  )))
520 520  
521 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
551 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
523 -[[image:1744266472839-529.png]]
524 524  
525 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
554 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 526  
527 -[[image:1744266523925-837.png]]
528 528  
529 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
557 += Utiliser le clavier unicode =
530 530  
531 -[[image:1744266561792-928.png]]
559 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
532 532  
533 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
561 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
562 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
563 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
534 534  
535 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
565 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
536 536  
537 -[[image:1744266635460-134.png]]
567 +Pour l'utiliser :
538 538  
539 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
569 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
570 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
571 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
572 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
540 540  
541 -[[image:1744266659890-594.png]]
574 +(% class="box infomessage" %)
575 +(((
576 +Bon à savoir :
542 542  
543 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
578 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
579 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
580 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
581 +)))
544 544  
583 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584 +
585 +
586 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587 +
588 +
545 545  
590 +)))
591 +)))|(% style="width:300px" %)(((
592 +(% class="box" %)
593 +(((
594 +**Sommaire**
595 +
596 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
597 +)))
598 +
599 +(% class="box" %)
600 +(((
601 +**Aller plus loin**
602 +
603 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
604 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
605 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
606 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
607 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
608 +)))
609 +
610 +(% class="box" %)
611 +(((
612 +**Icônes principales**
613 +)))
614 +)))
615 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
616 +
617 +
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