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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:50
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À la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,6 +2,7 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 +(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  
... ... @@ -40,7 +40,6 @@
40 40  
41 41  
42 42  
43 -
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -116,11 +116,12 @@
116 116  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
119 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 120  
121 121  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 122  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123 123  
124 +(% class="table-bordered" %)
124 124  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 125  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 126  – Liens photo
... ... @@ -281,99 +281,134 @@
281 281  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
282 282  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
283 283  
285 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
292 +
293 +Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
294 +
295 +(% class="table-bordered" %)
296 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
297 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
298 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
299 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
300 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
301 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
302 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
303 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
304 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
305 +
284 284  (% class="box infomessage" %)
285 285  (((
286 -Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
287 -Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
308 +**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
288 288  )))
289 289  
290 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 292  
293 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
294 294  
295 295  
296 -== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant ==
317 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 298  
299 -== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
320 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 300  
301 -[[image:1744267382360-370.png]]
302 302  
303 -//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
323 += Créer une autorité liée =
304 304  
305 -Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
325 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
306 306  
307 -* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
327 +Étapes de création :
308 308  
309 -Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
329 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
330 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
331 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
332 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
333 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
310 310  
311 -* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 -* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
335 +(% class="box infomessage" %)
336 +(((
337 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
338 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
339 +)))
319 319  
320 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
341 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 -En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
323 323  
324 -[[image:1744267452487-960.png]]
344 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -//Exemple//
327 327  
328 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
347 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +)))
329 329  
330 -[[image:1744267606003-831.png]]
331 331  
332 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
333 333  
334 -== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
352 += Ajouter un terme dans une liste =
335 335  
336 -En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
354 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
337 337  
338 -[[image:1744267681768-429.png]]
356 +L’ajout est autorisé uniquement si :
339 339  
340 -[[image:1744267705438-241.png]]
358 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
359 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
341 341  
342 -//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
361 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
343 343  
344 -Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
363 +(% class="box infomessage" %)
364 +(((
365 +Bonnes pratiques :
345 345  
346 -* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
367 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
368 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
369 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
370 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
371 +)))
347 347  
348 -Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
373 +== Listes déroulantes ==
349 349  
350 -* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 -* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 -* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 -* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 -* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 -* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 -* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
375 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
376 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
377 +1. Dans cette fenêtre :
358 358  
359 -La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
379 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
380 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
360 360  
361 -[[image:1744267851493-505.png]]
382 +(% start="3" %)
383 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
384 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
362 362  
363 -Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
386 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 364  
365 -//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
388 +
389 +)))
366 366  
367 -Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
391 +[[Ex. Résultat → nouveau terme ajouté à la liste et sélectionnable immédiatement. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  
369 -[[image:1744267909001-661.png]]
393 +(((
394 +(% class="wikigeneratedid" %)
395 +
370 370  
371 -//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
397 += Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
372 372  
399 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
373 373  
401 +Comment faire :
374 374  
403 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
404 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
405 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
375 375  
407 +(% class="box warningmessage" %)
408 +(((
409 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
410 +)))
376 376  
412 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 378  
379 379  )))
... ... @@ -404,37 +404,12 @@
404 404  
405 405  
406 406  
407 -= Créer un terme dans une liste =
408 408  
409 409  
410 -En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
411 411  
412 -Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
413 413  
414 -== Liste déroulante ==
447 +//A//
415 415  
416 -//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
417 -
418 -​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
419 -
420 -[[image:1744210222945-989.png]]
421 -
422 -//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
423 -
424 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
425 -
426 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 -* la liste courante (non modifiable).
429 -
430 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
431 -
432 -[[image:1744210276379-163.png]]
433 -
434 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
435 -
436 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
437 -
438 438  [[image:1744210347789-938.png]]
439 439  
440 440  //Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
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