Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -40,7 +40,6 @@
--
  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -116,11 +116,12 @@
  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
++== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
++(% class="table-bordered" %)
  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
  – Liens photo
@@ -281,102 +281,85 @@
 . Sélectionnez le ou les termes souhaités.
 . Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
--Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
--)))
++[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant ==
++== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
++Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
--== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
++(% class="table-bordered" %)
++(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
++|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
--[[image:1744267382360-370.png]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
++)))
--//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
++[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
--* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
++[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
--* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
--* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
--* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
--* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
--* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
--* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
--* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
--* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
++[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
--En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
++[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1744267452487-960.png]]
--//Exemple//
++= Créer une autorité liée =
--Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
++Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
--[[image:1744267606003-831.png]]
++Étapes de création :
--//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
++1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
++1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
++1. **Compléter les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
++1. **Cliquer sur Enregistrer.**
++1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
--== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
++Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
++)))
--En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
++[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1744267681768-429.png]]
--[[image:1744267705438-241.png]]
++[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
--Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
++[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
--Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
--* << Simple : pour changer de mode de recherche.
--* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
--* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
--* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
--* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
--* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
--* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
--* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
++= Ajouter un terme dans une liste =
--La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
--[[image:1744267851493-505.png]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
++Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les listes.
++)))
--Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
--//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
--Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
--
--[[image:1744267909001-661.png]]
--
--//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
--
--
--
--
--
--
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -404,9 +404,7 @@
--= Créer un terme dans une liste =
--
  En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
  Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).

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Auteur

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