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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 15:11
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À la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:34
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,8 +10,8 @@
10 10  
11 11  Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 15  
16 16  (% class="box infomessage" %)
17 17  (((
... ... @@ -53,11 +53,6 @@
53 53  
54 54  Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
55 55  
56 -(% class="box infomessage" %)
57 -(((
58 -**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
59 -)))
60 -
61 61  == Créer un modèle ==
62 62  
63 63  1. Ouvrez une grille de saisie
... ... @@ -81,47 +81,17 @@
81 81  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 83  
84 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 86  
87 87  == Utiliser ou modifier un modèle ==
88 88  
89 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
90 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
91 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
92 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
93 -
94 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 -
96 -
97 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 -
99 -
100 100  == Dupliquer un modèle ==
101 101  
102 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
103 -1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
104 -
105 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 -
107 -
108 -[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 -
110 -
111 -[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 -
113 113  == Supprimer un modèle ==
114 114  
115 -1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
116 -1. Cliquez sur l’icône de suppression
117 -
118 -[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 -
120 -
121 121  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
122 122  
123 -Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
124 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
125 125  
126 126  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
127 127  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
... ... @@ -138,81 +138,117 @@
138 138  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
139 139  )))
140 140  
141 -= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
106 +
107 +)))
108 +)))|(% style="width:300px" %)(((
109 +(% class="box" %)
110 +(((
111 +**Sommaire**
142 142  
143 -Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
113 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
114 +)))
144 144  
145 -Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
116 +(% class="box" %)
117 +(((
118 +**Aller plus loin**
146 146  
147 -Lors de la saisie :
120 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
121 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
122 +)))
148 148  
149 -* Cliquez sur l’icône du champ thésaurus pour ouvrir la **fenêtre de sélection**.
150 -* Recherchez et sélectionnez le ou les termes thésaurus à rapatrier dans le champ (double clic sur les termes).
151 -* Cliquer sur fermer.
152 -* Le ou les termes sélectionnés seront ensuite automatiquement rapatriés dans le champ.
124 +(% class="box" %)
125 +(((
126 +**Icônes principales**
127 +)))
128 +)))
153 153  
154 -La fenêtre de sélection du thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
155 155  
156 -(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
157 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
158 -|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
159 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
160 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
161 -(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
162 -)))
163 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
164 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
165 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
166 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
167 167  
168 ->(% class="small" %)Ex. table des biens : saisie du terme thésaurus toile dans le champ Matière.
169 169  
170 -Dans le champ **Matière** d’une notice Bien :
171 171  
172 -* Cliquez sur l’icône [[image:1744269006702-138.png]] pour ouvrir l’assistant thésaurus
173 -* Recherchez et sélectionnez le terme **toile**
174 -* Cliquez sur //Valider//
175 175  
176 -[[Ex. table des biens → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 178  
179 -[[Ex. table des biens → recherche et sélection du terme toile. >>image:1744269338839-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 180  
181 181  
182 -[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 183  
184 184  
141 +==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
185 185  
143 +===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
186 186  
145 +La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
187 187  
188 -
189 -)))
190 -)))|(% style="width:300px" %)(((
191 -(% class="box" %)
192 -(((
193 -**Sommaire**
147 +* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
148 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
149 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
150 +[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
194 194  
195 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
196 -)))
152 +===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
197 197  
198 -(% class="box" %)
199 -(((
200 -**Aller plus loin**
154 +Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
201 201  
202 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
203 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
204 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
205 -)))
156 +* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
157 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
158 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
206 206  
207 -(% class="box" %)
208 -(((
209 -**Icônes principales**
210 -)))
211 -)))
160 +//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
212 212  
162 +=== Modifier un modèle ===
213 213  
164 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
165 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
166 +* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
167 +* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
168 +* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
214 214  
170 +//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
215 215  
172 +=== Dupliquer un modèle ===
173 +
174 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
175 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
176 +* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
177 +
178 +Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
179 +
180 +[[image:1744197669480-642.png]]
181 +
182 +//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
183 +
184 +=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
185 +
186 +Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
187 +
188 +Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
189 +
190 +[[image:1744197754388-752.png]]
191 +
192 +//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
193 +
194 +[[image:1744197804443-393.png]]
195 +
196 +//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
197 +
198 +La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
199 +
200 +=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
201 +
202 +Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
203 +
204 +Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
205 +
206 +Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
207 +
208 +[[image:1744197911757-355.png]]
209 +
210 +//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
211 +
212 +[[image:1744197949692-959.png]]
213 +
214 +//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
215 +
216 +
216 216  = Assistant sur les autorités =
217 217  
218 218  
... ... @@ -388,6 +388,43 @@
388 388  
389 389  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
390 390  
392 += Assistant thésaurus =
393 +
394 + Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
395 +
396 +Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
397 +
398 +En saisie, pour accéder au thésaurus :
399 +
400 +* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
401 +
402 +[[image:1744269059100-387.png]]
403 +
404 +//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
405 +
406 +[[image:1744269085108-521.png]]
407 +
408 +//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
409 +
410 +Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
411 +
412 +* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
413 +* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
414 +* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
415 +* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
416 +* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
417 +* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
418 +
419 +[[image:1744269338839-321.png]]
420 +
421 +//Exemple avec le terme toile //
422 +
423 +Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
424 +
425 +[[image:1744269366488-201.png]]
426 +
427 +
428 +
391 391  = Assistant datation =
392 392  
393 393  
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Auteur
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