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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 31.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:59
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À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,8 +10,8 @@
10 10  
11 11  Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 15  
16 16  (% class="box infomessage" %)
17 17  (((
... ... @@ -51,11 +51,6 @@
51 51  
52 52  Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
53 53  
54 -(% class="box infomessage" %)
55 -(((
56 -**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
57 -)))
58 -
59 59  == Créer un modèle ==
60 60  
61 61  1. Ouvrez une grille de saisie
... ... @@ -79,140 +79,145 @@
79 79  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 84  
85 -== Utiliser ou modifier un modèle ==
80 += Utiliser ou modifier un modèle =
86 86  
87 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
88 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
89 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
90 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
82 += Dupliquer un modèle =
91 91  
92 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 += Supprimer un modèle =
93 93  
86 += Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide =
94 94  
95 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
89 +(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
90 +|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
91 +– Liens photo
92 +– Constat d’état
93 +– Numéros spécifiques
94 +– Données descriptives erronées
95 +|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
96 +Personnalisable
97 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
97 97  
98 -== Dupliquer un modèle ==
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
102 +)))
99 99  
100 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
101 -1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
104 +
105 +)))
106 +)))|(% style="width:300px" %)(((
107 +(% class="box" %)
108 +(((
109 +**Sommaire**
102 102  
103 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
104 104  
113 +
114 +)))
105 105  
106 -[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +(% class="box" %)
117 +(((
118 +**Aller plus loin**
107 107  
120 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
121 +)))
108 108  
109 -[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +(% class="box" %)
124 +(((
125 +**Icônes principales**
126 +)))
127 +)))
110 110  
111 -== Supprimer un modèle ==
112 112  
113 -1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
114 -1. Cliquez sur l’icône de suppression
115 115  
116 -[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
120 120  
121 -Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
123 123  
124 -(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
125 -|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
126 -– Liens photo
127 -– Constat d’état
128 -– Numéros spécifiques
129 -– Données descriptives erronées
130 -|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
131 -Personnalisable
132 -Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
133 133  
134 -(% class="box infomessage" %)
135 -(((
136 -**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
137 -)))
138 138  
139 -= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
140 140  
141 -Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
142 142  
143 -Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
144 144  
145 -Lors de la saisie :
140 +==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
146 146  
147 -* Cliquez sur l’icône du champ thésaurus pour ouvrir la **fenêtre de sélection**.
148 -* Recherchez et sélectionnez le ou les termes thésaurus à rapatrier dans le champ (double clic sur les termes).
149 -* Cliquer sur fermer.
150 -* Le ou les termes sélectionnés seront ensuite automatiquement rapatriés dans le champ.
142 +===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
151 151  
152 -La fenêtre de sélection du thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
144 +La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
153 153  
154 -(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
155 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
156 -|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
157 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
158 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
159 -(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
160 -)))
161 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
162 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
163 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
164 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
146 +* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
147 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
148 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
149 +[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
165 165  
166 ->(% class="small" %)Ex. table des biens : saisie du terme thésaurus toile dans le champ Matière.
151 +===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
167 167  
168 -Dans le champ **Matière** d’une notice Bien :
153 +Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
169 169  
170 -* Cliquez sur l’icône du champ pour ouvrir l’assistant thésaurus
171 -* Recherchez et sélectionnez le terme **toile**
172 -* Cliquez sur //Valider//
155 +* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
156 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
157 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
173 173  
159 +//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
174 174  
161 +=== Modifier un modèle ===
175 175  
176 -[[image:1744269059100-387.png]]
163 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
164 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
165 +* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
166 +* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
167 +* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
177 177  
178 - [[image:1744269338839-321.png]]
169 +//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
179 179  
180 -
171 +=== Dupliquer un modèle ===
181 181  
182 -[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
174 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
175 +* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
183 183  
177 +Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
184 184  
179 +[[image:1744197669480-642.png]]
185 185  
181 +//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
186 186  
183 +=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
187 187  
188 -
189 -)))
190 -)))|(% style="width:300px" %)(((
191 -(% class="box" %)
192 -(((
193 -**Sommaire**
185 +Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
194 194  
195 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
196 -)))
187 +Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
197 197  
198 -(% class="box" %)
199 -(((
200 -**Aller plus loin**
189 +[[image:1744197754388-752.png]]
201 201  
202 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
203 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
204 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
205 -)))
191 +//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
206 206  
207 -(% class="box" %)
208 -(((
209 -**Icônes principales**
210 -)))
211 -)))
193 +[[image:1744197804443-393.png]]
212 212  
195 +//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
213 213  
197 +La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
214 214  
199 +=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
215 215  
201 +Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
202 +
203 +Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
204 +
205 +Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
206 +
207 +[[image:1744197911757-355.png]]
208 +
209 +//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
210 +
211 +[[image:1744197949692-959.png]]
212 +
213 +//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
214 +
215 +
216 216  = Assistant sur les autorités =
217 217  
218 218  
... ... @@ -388,6 +388,43 @@
388 388  
389 389  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
390 390  
391 += Assistant thésaurus =
392 +
393 + Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
394 +
395 +Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
396 +
397 +En saisie, pour accéder au thésaurus :
398 +
399 +* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
400 +
401 +[[image:1744269059100-387.png]]
402 +
403 +//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
404 +
405 +[[image:1744269085108-521.png]]
406 +
407 +//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
408 +
409 +Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
410 +
411 +* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
412 +* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
413 +* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
414 +* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
415 +* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
416 +* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
417 +
418 +[[image:1744269338839-321.png]]
419 +
420 +//Exemple avec le terme toile //
421 +
422 +Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
423 +
424 +[[image:1744269366488-201.png]]
425 +
426 +
427 +
391 391  = Assistant datation =
392 392  
393 393  
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Taille
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