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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 30.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:37
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,8 +10,8 @@
10 10  
11 11  Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 15  
16 16  (% class="box infomessage" %)
17 17  (((
... ... @@ -39,7 +39,6 @@
39 39  
40 40  
41 41  
42 -
43 43  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 45  
... ... @@ -50,15 +50,10 @@
50 50  
51 51  Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
52 52  
53 -(% class="box infomessage" %)
54 -(((
55 -**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
56 -)))
57 -
58 58  == Créer un modèle ==
59 59  
60 60  1. Ouvrez une grille de saisie
61 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
55 +1. Activer la barre de saisie rapide avec l'icône[[image:1751886525185-714.png;charset=utf-8]][[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]]en bas à gauche
62 62  1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
63 63  1. Renseignez les champs à pré-remplir
64 64  1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
... ... @@ -78,140 +78,128 @@
78 78  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 80  
81 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 83  
84 -== Utiliser ou modifier un modèle ==
85 85  
86 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
87 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
88 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
89 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
90 90  
91 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 93  
94 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +
82 +)))
83 +)))|(% style="width:300px" %)(((
84 +(% class="box" %)
85 +(((
86 +**Sommaire**
95 95  
88 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
96 96  
97 -== Dupliquer un modèle ==
90 +
91 +)))
98 98  
99 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
100 -1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
93 +(% class="box" %)
94 +(((
95 +**Aller plus loin**
101 101  
102 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
98 +)))
103 103  
100 +(% class="box" %)
101 +(((
102 +**Icônes principales**
103 +)))
104 +)))
104 104  
105 -[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 107  
108 -[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -== Supprimer un modèle ==
111 111  
112 -[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
111 +=== Créer un modèle de saisie rapide ===
114 114  
115 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
116 116  
117 -Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
118 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
119 119  
120 -(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
121 -|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
122 -– Liens photo
123 -– Constat d’état
124 -– Numéros spécifiques
125 -– Données descriptives erronées
126 -|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
127 -Personnalisable
128 -Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
129 129  
130 -(% class="box infomessage" %)
131 -(((
132 -**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
133 -)))
134 134  
135 -= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
136 136  
137 -Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
118 +[[image:1744196771033-579.png]]
138 138  
139 -Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
140 140  
121 +==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
141 141  
142 -En saisie, pour accéder au thésaurus :
123 +===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
143 143  
144 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
125 +La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
145 145  
146 -[[image:1744269059100-387.png]]
127 +* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
128 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
129 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
130 +[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
147 147  
148 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
132 +===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
149 149  
150 -[[image:1744269085108-521.png]]
134 +Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
151 151  
152 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
136 +* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
137 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
138 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
153 153  
154 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
140 +//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
155 155  
156 -(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
157 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
158 -|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
159 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] [[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer [[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]ou réduire [[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]les branches hiérarchiques.
160 -|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
161 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
162 -|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
163 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
164 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
165 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
142 +=== Modifier un modèle ===
166 166  
144 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
145 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
146 +* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
147 +* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
148 +* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
167 167  
150 +//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
168 168  
152 +=== Dupliquer un modèle ===
169 169  
154 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
155 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
156 +* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
170 170  
171 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
172 -* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
173 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
158 +Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
174 174  
175 -[[image:1744269338839-321.png]]
160 +[[image:1744197669480-642.png]]
176 176  
177 -//Exemple avec le terme toile //
162 +//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
178 178  
179 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
164 +=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
180 180  
181 -[[image:1744269366488-201.png]]
166 +Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
182 182  
168 +Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
183 183  
170 +[[image:1744197754388-752.png]]
184 184  
172 +//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
185 185  
174 +[[image:1744197804443-393.png]]
186 186  
187 -
188 -)))
189 -)))|(% style="width:300px" %)(((
190 -(% class="box" %)
191 -(((
192 -**Sommaire**
176 +//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
193 193  
194 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
195 -)))
178 +La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
196 196  
197 -(% class="box" %)
198 -(((
199 -**Aller plus loin**
180 +=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
200 200  
201 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
202 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
203 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
204 -)))
182 +Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
205 205  
206 -(% class="box" %)
207 -(((
208 -**Icônes principales**
209 -)))
210 -)))
184 +Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
211 211  
186 +Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
212 212  
188 +[[image:1744197911757-355.png]]
213 213  
190 +//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
214 214  
192 +[[image:1744197949692-959.png]]
193 +
194 +//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
195 +
196 +
215 215  = Assistant sur les autorités =
216 216  
217 217  
... ... @@ -387,6 +387,43 @@
387 387  
388 388  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
389 389  
372 += Assistant thésaurus =
373 +
374 + Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
375 +
376 +Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
377 +
378 +En saisie, pour accéder au thésaurus :
379 +
380 +* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
381 +
382 +[[image:1744269059100-387.png]]
383 +
384 +//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
385 +
386 +[[image:1744269085108-521.png]]
387 +
388 +//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
389 +
390 +Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
391 +
392 +* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
393 +* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
394 +* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
395 +* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
396 +* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
397 +* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
398 +
399 +[[image:1744269338839-321.png]]
400 +
401 +//Exemple avec le terme toile //
402 +
403 +Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
404 +
405 +[[image:1744269366488-201.png]]
406 +
407 +
408 +
390 390  = Assistant datation =
391 391  
392 392  
1744196696669-247.png
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -475 bytes
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