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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 29.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:32
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À la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:40
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -77,44 +77,18 @@
77 77  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 83  == Utiliser ou modifier un modèle ==
84 84  
85 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
86 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
87 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
88 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
89 89  
90 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -
92 -
93 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 -
95 -
96 96  == Dupliquer un modèle ==
97 97  
98 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
99 -1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
100 -
101 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 -
106 -
107 -[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 109  == Supprimer un modèle ==
110 110  
111 -[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 -
113 -
114 114  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
115 115  
116 -Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
117 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
118 118  
119 119  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
120 120  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
... ... @@ -131,82 +131,100 @@
131 131  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
132 132  )))
133 133  
134 -= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
108 +
109 +)))
110 +)))|(% style="width:300px" %)(((
111 +(% class="box" %)
112 +(((
113 +**Sommaire**
135 135  
136 -Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
115 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
116 +)))
137 137  
138 -Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
118 +(% class="box" %)
119 +(((
120 +**Aller plus loin**
139 139  
122 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
123 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
124 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
125 +)))
140 140  
141 -En saisie, pour accéder au thésaurus :
127 +(% class="box" %)
128 +(((
129 +**Icônes principales**
130 +)))
131 +)))
142 142  
143 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
144 144  
145 -[[image:1744269059100-387.png]]
146 146  
147 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
148 148  
149 -[[image:1744269085108-521.png]]
150 150  
151 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
152 152  
153 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
154 154  
155 -(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
156 -|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)**Recherche directe** : saisissez un mot-clé dans l’onglet //Critère// pour afficher les résultats.
157 -|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
158 -|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
159 -|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
160 160  
161 161  
162 162  
163 -* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
164 -* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
165 -* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
166 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
167 -* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
168 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
169 169  
170 -[[image:1744269338839-321.png]]
171 171  
172 -//Exemple avec le terme toile //
173 173  
174 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
175 175  
176 -[[image:1744269366488-201.png]]
177 177  
147 +=== Modifier un modèle ===
178 178  
149 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
150 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
151 +* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
152 +* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
153 +* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
179 179  
155 +//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
180 180  
157 +=== Dupliquer un modèle ===
181 181  
182 -
183 -)))
184 -)))|(% style="width:300px" %)(((
185 -(% class="box" %)
186 -(((
187 -**Sommaire**
159 +* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
160 +* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
161 +* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
188 188  
189 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
190 -)))
163 +Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
191 191  
192 -(% class="box" %)
193 -(((
194 -**Aller plus loin**
165 +[[image:1744197669480-642.png]]
195 195  
196 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
197 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
198 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
199 -)))
167 +//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
200 200  
201 -(% class="box" %)
202 -(((
203 -**Icônes principales**
204 -)))
205 -)))
169 +=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
206 206  
171 +Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
207 207  
173 +Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
208 208  
175 +[[image:1744197754388-752.png]]
209 209  
177 +//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
178 +
179 +[[image:1744197804443-393.png]]
180 +
181 +//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
182 +
183 +La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
184 +
185 +=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
186 +
187 +Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
188 +
189 +Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
190 +
191 +Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
192 +
193 +[[image:1744197911757-355.png]]
194 +
195 +//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
196 +
197 +[[image:1744197949692-959.png]]
198 +
199 +//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
200 +
201 +
210 210  = Assistant sur les autorités =
211 211  
212 212  
... ... @@ -382,6 +382,43 @@
382 382  
383 383  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
384 384  
377 += Assistant thésaurus =
378 +
379 + Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
380 +
381 +Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
382 +
383 +En saisie, pour accéder au thésaurus :
384 +
385 +* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
386 +
387 +[[image:1744269059100-387.png]]
388 +
389 +//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
390 +
391 +[[image:1744269085108-521.png]]
392 +
393 +//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
394 +
395 +Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
396 +
397 +* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
398 +* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
399 +* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
400 +* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
401 +* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
402 +* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
403 +
404 +[[image:1744269338839-321.png]]
405 +
406 +//Exemple avec le terme toile //
407 +
408 +Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
409 +
410 +[[image:1744269366488-201.png]]
411 +
412 +
413 +
385 385  = Assistant datation =
386 386  
387 387  
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