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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 26.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:57
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À la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 15:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -39,6 +39,10 @@
39 39  
40 40  
41 41  
42 +
43 +
44 +
45 +
42 42  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 44  
... ... @@ -90,16 +90,34 @@
90 90  [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 92  
93 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 95  
96 96  == Dupliquer un modèle ==
97 97  
102 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
103 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
104 +
105 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +
107 +
108 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +
110 +
111 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 +
98 98  == Supprimer un modèle ==
99 99  
115 +1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
116 +1. Cliquez sur l’icône de suppression
100 100  
118 +[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +
120 +
101 101  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
102 102  
123 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
124 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
103 103  
104 104  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
105 105  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
... ... @@ -116,6 +116,53 @@
116 116  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
117 117  )))
118 118  
141 += (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
142 +
143 +Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
144 +
145 +Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
146 +
147 +Lors de la saisie :
148 +
149 +* Cliquez sur l’icône du champ thésaurus pour ouvrir la **fenêtre de sélection**.
150 +* Recherchez et sélectionnez le ou les termes thésaurus à rapatrier dans le champ (double clic sur les termes).
151 +* Cliquer sur fermer.
152 +* Le ou les termes sélectionnés seront ensuite automatiquement rapatriés dans le champ.
153 +
154 +La fenêtre de sélection du thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
155 +
156 +(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
157 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
158 +|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
159 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
160 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
161 +(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
162 +)))
163 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
164 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
165 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
166 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
167 +
168 +>(% class="small" %)Ex. table des biens : saisie du terme thésaurus toile dans le champ Matière.
169 +
170 +Dans le champ **Matière** d’une notice Bien :
171 +
172 +* Cliquez sur l’icône [[image:1744269006702-138.png]] pour ouvrir l’assistant thésaurus
173 +* Recherchez et sélectionnez le terme **toile**
174 +* Cliquez sur //Valider//
175 +
176 +[[Ex. table des biens → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
178 +
179 +[[Ex. table des biens → recherche et sélection du terme toile. >>image:1744269338839-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +
181 +
182 +[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
185 +
186 +
187 +
119 119  
120 120  )))
121 121  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -144,72 +144,6 @@
144 144  
145 145  
146 146  
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 -
156 -
157 -
158 -=== Modifier un modèle ===
159 -
160 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
161 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
162 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
163 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
164 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
165 -
166 -//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
167 -
168 -=== Dupliquer un modèle ===
169 -
170 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
171 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
172 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
173 -
174 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
175 -
176 -[[image:1744197669480-642.png]]
177 -
178 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
179 -
180 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
181 -
182 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
183 -
184 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
185 -
186 -[[image:1744197754388-752.png]]
187 -
188 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
189 -
190 -[[image:1744197804443-393.png]]
191 -
192 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
193 -
194 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
195 -
196 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
197 -
198 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
199 -
200 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
201 -
202 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
203 -
204 -[[image:1744197911757-355.png]]
205 -
206 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
207 -
208 -[[image:1744197949692-959.png]]
209 -
210 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
211 -
212 -
213 213  = Assistant sur les autorités =
214 214  
215 215  
... ... @@ -385,43 +385,6 @@
385 385  
386 386  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
387 387  
388 -= Assistant thésaurus =
389 -
390 - Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
391 -
392 -Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
393 -
394 -En saisie, pour accéder au thésaurus :
395 -
396 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
397 -
398 -[[image:1744269059100-387.png]]
399 -
400 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
401 -
402 -[[image:1744269085108-521.png]]
403 -
404 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
405 -
406 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
407 -
408 -* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
409 -* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
410 -* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
411 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
412 -* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
413 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
414 -
415 -[[image:1744269338839-321.png]]
416 -
417 -//Exemple avec le terme toile //
418 -
419 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
420 -
421 -[[image:1744269366488-201.png]]
422 -
423 -
424 -
425 425  = Assistant datation =
426 426  
427 427  
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