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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:52
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À la version 10.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 14:15
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,157 +5,110 @@
1 -|(% style="width:840px" %)(((
2 -(((
3 -(% class="box" %)
4 -(((
5 5  
6 -)))
7 7  
3 +(% class="box" %)
8 8  (((
9 -= Aide en ligne sur les champs =
5 +**Sommaire**
10 10  
11 -Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 -
13 -1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 -
16 -(% class="box infomessage" %)
17 -(((
18 -Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
7 +{{toc/}}
19 19  )))
20 20  
21 -[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
11 += Aide en ligne =
23 23  
24 -[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13 +Flora a mis en place une aide en ligne, qui pointe vers la documentation des champs du Wiki. Cette dernière permet d'accompagner les clients durant la saisie.
25 25  
15 +Pour afficher l'aide en ligne sur un champ :
26 26  
27 -= Informations sur le champ =
17 +Effectuer un clic droit avec la souris sur le libellé d'un champ. Un menu contextuel vous est proposé : cliquer sur "Afficher Aide" pour visualiser l'aide en ligne sur ce champ. Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.
28 28  
29 -Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
19 +[[image:1734100943088-429.png]]
30 30  
31 -(% class="box infomessage" %)
32 -(((
33 -Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
34 -)))
21 +//Exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.//
35 35  
36 -[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 -)))
23 +[[image:1734101035306-247.png]]
38 38  
25 +//Résultat : exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.//
39 39  
40 40  
41 -[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 += Informations sur le champ =
42 42  
43 43  
44 -[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 -
46 -
47 -= Modèles de saisie rapide =
48 -
49 -Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
50 -
51 51  (% class="box infomessage" %)
52 52  (((
53 -**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
33 +//Les informations sur un champ pourront parfois vous être utiles ou vous être demandées par l'administrateur de votre application.//
54 54  )))
55 55  
56 -== Créer un modèle ==
36 +En glissant la souris sur le libellé d'un champ, il est possible de visualiser le nom/code informatique de celui-ci.
57 57  
58 -1. Ouvrez une grille de saisie
59 -1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
60 -1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
61 -1. Renseignez les champs à pré-remplir
62 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
63 -1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
38 +[[image:1744196073845-875.png]]
64 64  
65 -Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
40 +//Visualisation du nom/code informatique d'un champ de la photothèque//
66 66  
67 -[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +Pour visualiser des informations complémentaires sur le champ, effectuer un clic droit avec  la souris sur le libellé d'un champ : un menu contextuel vous est proposé. Cliquer sur "Afficher Informations". Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.
68 68  
44 +[[image:1744196121351-940.png]]
69 69  
70 -[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +//Menu contextuel sur le libellé de champ//
71 71  
72 -
73 -)))
48 +[[image:1744196146434-955.png]]
74 74  
75 -(((
76 -[[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +//Résultat : affichage des informations sur le champ//
77 77  
78 78  
79 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 += Saisie rapide =
80 80  
55 +== Utiliser les modèles de saisie rapide ==
81 81  
82 -== Utiliser ou modifier un modèle ==
57 +Flora dispose également de modèles de saisie rapide. Ces derniers permettent d'ajouter des valeurs par défaut à un scenario standard, pour optimiser la saisie de notices consécutives ou définir des modèles de notices utilisables à tout moment. Il est possible de mettre en place des valeurs par défaut dans les champs, adapter la hiérarchie de la grille et rappeler les dernières valeurs saisies.
83 83  
84 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
85 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
86 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
59 +Exemple : on peut utiliser ce type de grille pour les campagnes de saisie de grandes séries, souvent répétitives.
87 87  
88 -[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +=== Créer un modèle de saisie rapide ===
89 89  
63 +Pour créer un modèle de saisie rapide, ouvrir une grille de saisie. En bas à gauche de la fenêtre, l'icône [[image:1744196445965-856.png]] permet d'ouvrir un modèle de saisie rapide.
90 90  
91 -[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +[[image:1744196424064-778.png]]
92 92  
67 +//Visualisation du bouton d'ouverture d'un modèle de saisie rapide, dans une grille de saisie des biens.//
93 93  
94 -== Dupliquer un modèle ==
69 +L'activation de la barre de saisie rapide entraîne l'affichage - en bas de la grille standard de saisie - des fonctionnalités associées et des boutons de mémorisation placés derrière chaque champ [[image:1744196484436-105.png]] . Si un modèle a été présélectionné, son nom est affiché dans la zone.
95 95  
96 -== Supprimer un modèle ==
71 +Une fois le modèle ouvert :
97 97  
98 -== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
73 +* donner un nom au modèle de saisie rapide dans l'onglet [[image:1744196554128-459.png]] et cliquer sur [[image:1744196571841-824.png]] pour enregistrer.
99 99  
75 +[[image:1744196613035-663.png]]
100 100  
101 -(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
102 -|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
103 -– Liens photo
104 -– Constat d’état
105 -– Numéros spécifiques
106 -– Données descriptives erronées
107 -|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
108 -Personnalisable
109 -Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
77 +//Visualisation de la fonctionnalité dans la grille de saisie//
110 110  
111 -(% class="box infomessage" %)
112 -(((
113 -**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
114 -)))
79 +* remplir les champs et les enregistrer dans le modèle en cliquant sur les [[image:1744196723729-237.png]]. Les étoiles deviennent bleu lorsque les champs sont sélectionnés : [[image:1744196696669-247.png]].
115 115  
116 -
117 -)))
118 -)))|(% style="width:300px" %)(((
119 -(% class="box" %)
120 -(((
121 -**Sommaire**
81 +[[image:1744196771033-579.png]]
122 122  
123 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
124 -)))
83 +Enregistrer la sélection régulièrement avec l'icône [[image:1744196809731-276.png]].
125 125  
126 -(% class="box" %)
127 -(((
128 -**Aller plus loin**
85 +Une fois la sélection achevée, fermer la grille de saisie en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png]] . Cela désactivera les fonctions associées : fermeture de la barre de saisie rapide, effacement des boutons de mémorisation.
129 129  
130 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
131 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
132 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
133 -)))
87 +==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
134 134  
135 -(% class="box" %)
136 -(((
137 -**Icônes principales**
138 -)))
139 -)))
89 +===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
140 140  
91 +La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
141 141  
93 +* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
94 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
95 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
96 +[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
142 142  
98 +===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
143 143  
100 +Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
144 144  
102 +* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
103 +* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
104 +* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
145 145  
106 +//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
146 146  
147 -
148 -
149 -
150 -
151 -
152 -
153 -
154 -
155 155  === Modifier un modèle ===
156 156  
157 157  * Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
... ... @@ -306,7 +306,7 @@
306 306  //Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
307 307  
308 308  
309 -= Créer un terme dans une liste =
262 += Créer un terme dans une liste =
310 310  
311 311  
312 312  En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
... ... @@ -598,36 +598,4 @@
598 598  
599 599  //Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
600 600  
601 -
602 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
603 -
604 -(% class="box infomessage" %)
605 -(((
606 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
607 -)))
608 -
609 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
610 -
611 -[[image:1744266472839-529.png]]
612 -
613 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
614 -
615 -[[image:1744266523925-837.png]]
616 -
617 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
618 -
619 -[[image:1744266561792-928.png]]
620 -
621 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
622 -
623 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
624 -
625 -[[image:1744266635460-134.png]]
626 -
627 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
628 -
629 -[[image:1744266659890-594.png]]
630 -
631 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
632 -
633 633  
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