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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 23.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:39
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À la version 34.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 15:13
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,8 +10,8 @@
10 10  
11 11  Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 15  
16 16  (% class="box infomessage" %)
17 17  (((
... ... @@ -38,6 +38,12 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
41 41  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 43  
... ... @@ -76,18 +76,47 @@
76 76  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
79 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 82  == Utiliser ou modifier un modèle ==
83 83  
90 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
91 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
92 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
93 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
84 84  
95 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +
97 +
98 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 +
85 85  == Dupliquer un modèle ==
86 86  
103 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
104 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
105 +
106 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +
108 +
109 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +
87 87  == Supprimer un modèle ==
88 88  
116 +1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
117 +1. Cliquez sur l’icône de suppression
118 +
119 +[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
89 89  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
90 90  
124 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
125 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
91 91  
92 92  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
93 93  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
... ... @@ -104,6 +104,47 @@
104 104  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
105 105  )))
106 106  
142 += (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
143 +
144 +Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
145 +
146 +Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
147 +
148 +Lors de la saisie :
149 +
150 +* Cliquez sur l’icône du champ thésaurus pour ouvrir la **fenêtre de sélection**.
151 +* Recherchez et sélectionnez le ou les termes thésaurus à rapatrier dans le champ (double clic sur les termes).
152 +* Cliquer sur fermer.
153 +* Le ou les termes sélectionnés seront ensuite automatiquement rapatriés dans le champ.
154 +
155 +La fenêtre de sélection du thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
156 +
157 +(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
158 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
159 +|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
160 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
161 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
162 +(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
163 +)))
164 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
165 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
166 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
167 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
168 +
169 +>(% class="small" %)Ex. table des biens : saisie du terme thésaurus toile dans le champ Matière.
170 +
171 +[[Ex. table des biens → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +
173 +
174 +[[Ex. table des biens → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +
176 +
177 +[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
107 107  
108 108  )))
109 109  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -132,75 +132,6 @@
132 132  
133 133  
134 134  
135 -
136 -
137 -
138 -
139 -
140 -
141 -
142 -
143 -
144 -
145 -
146 -
147 -
148 -
149 -=== Modifier un modèle ===
150 -
151 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
152 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
153 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
154 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
155 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
156 -
157 -//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
158 -
159 -=== Dupliquer un modèle ===
160 -
161 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
162 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
163 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
164 -
165 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
166 -
167 -[[image:1744197669480-642.png]]
168 -
169 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
170 -
171 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
172 -
173 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
174 -
175 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
176 -
177 -[[image:1744197754388-752.png]]
178 -
179 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
180 -
181 -[[image:1744197804443-393.png]]
182 -
183 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
184 -
185 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
186 -
187 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
188 -
189 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
190 -
191 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
192 -
193 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
194 -
195 -[[image:1744197911757-355.png]]
196 -
197 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
198 -
199 -[[image:1744197949692-959.png]]
200 -
201 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
202 -
203 -
204 204  = Assistant sur les autorités =
205 205  
206 206  
... ... @@ -376,43 +376,6 @@
376 376  
377 377  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
378 378  
379 -= Assistant thésaurus =
380 -
381 - Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
382 -
383 -Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
384 -
385 -En saisie, pour accéder au thésaurus :
386 -
387 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
388 -
389 -[[image:1744269059100-387.png]]
390 -
391 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
392 -
393 -[[image:1744269085108-521.png]]
394 -
395 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
396 -
397 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
398 -
399 -* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
400 -* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
401 -* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
402 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
403 -* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
404 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
405 -
406 -[[image:1744269338839-321.png]]
407 -
408 -//Exemple avec le terme toile //
409 -
410 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
411 -
412 -[[image:1744269366488-201.png]]
413 -
414 -
415 -
416 416  = Assistant datation =
417 417  
418 418  
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