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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 22.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:34
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À la version 37.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 15:28
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,8 +10,8 @@
10 10  
11 11  Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 -* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
15 15  
16 16  (% class="box infomessage" %)
17 17  (((
... ... @@ -38,11 +38,6 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 -
42 -
43 -
44 -
45 -
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -53,6 +53,11 @@
53 53  
54 54  Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
55 55  
51 +(% class="box infomessage" %)
52 +(((
53 +**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
54 +)))
55 +
56 56  == Créer un modèle ==
57 57  
58 58  1. Ouvrez une grille de saisie
... ... @@ -76,17 +76,47 @@
76 76  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
79 -[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 82  == Utiliser ou modifier un modèle ==
83 83  
84 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
85 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
86 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
87 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
88 +
89 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +
91 +
92 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +
84 84  == Dupliquer un modèle ==
85 85  
97 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
98 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
99 +
100 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +
102 +
103 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +
105 +
106 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +
86 86  == Supprimer un modèle ==
87 87  
110 +1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
111 +1. Cliquez sur l’icône de suppression
112 +
113 +[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 +
115 +
88 88  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
89 89  
118 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
119 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
90 90  
91 91  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
92 92  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
... ... @@ -103,6 +103,44 @@
103 103  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
104 104  )))
105 105  
136 += (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
137 +
138 +L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier le terme approprié** dans la notice en cours de saisie.
139 +
140 +Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
141 +
142 +Comment l'utiliser ?
143 +
144 +1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
145 +1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
146 +1. Double-cliquer sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
147 +1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
148 +
149 +>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
150 +
151 +[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
153 +
154 +[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +
156 +
157 +[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +
159 +
160 +L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
161 +
162 +(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
163 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
164 +|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
165 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
166 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
167 +(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
168 +)))
169 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie.
170 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
171 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
172 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
173 +
106 106  
107 107  )))
108 108  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -117,8 +117,9 @@
117 117  (((
118 118  **Aller plus loin**
119 119  
120 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
121 121  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
189 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
190 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
122 122  )))
123 123  
124 124  (% class="box" %)
... ... @@ -130,90 +130,6 @@
130 130  
131 131  
132 132  
133 -
134 -
135 -
136 -
137 -
138 -
139 -
140 -
141 -==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
142 -
143 -===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
144 -
145 -La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
146 -
147 -* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
148 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
149 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
150 -[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
151 -
152 -===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
153 -
154 -Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
155 -
156 -* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
157 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
158 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
159 -
160 -//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
161 -
162 -=== Modifier un modèle ===
163 -
164 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
165 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
166 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
167 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
168 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
169 -
170 -//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
171 -
172 -=== Dupliquer un modèle ===
173 -
174 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
175 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
176 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
177 -
178 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
179 -
180 -[[image:1744197669480-642.png]]
181 -
182 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
183 -
184 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
185 -
186 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
187 -
188 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
189 -
190 -[[image:1744197754388-752.png]]
191 -
192 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
193 -
194 -[[image:1744197804443-393.png]]
195 -
196 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
197 -
198 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
199 -
200 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
201 -
202 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
203 -
204 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
205 -
206 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
207 -
208 -[[image:1744197911757-355.png]]
209 -
210 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
211 -
212 -[[image:1744197949692-959.png]]
213 -
214 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
215 -
216 -
217 217  = Assistant sur les autorités =
218 218  
219 219  
... ... @@ -389,43 +389,6 @@
389 389  
390 390  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
391 391  
392 -= Assistant thésaurus =
393 -
394 - Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
395 -
396 -Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
397 -
398 -En saisie, pour accéder au thésaurus :
399 -
400 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
401 -
402 -[[image:1744269059100-387.png]]
403 -
404 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
405 -
406 -[[image:1744269085108-521.png]]
407 -
408 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
409 -
410 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
411 -
412 -* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
413 -* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
414 -* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
415 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
416 -* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
417 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
418 -
419 -[[image:1744269338839-321.png]]
420 -
421 -//Exemple avec le terme toile //
422 -
423 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
424 -
425 -[[image:1744269366488-201.png]]
426 -
427 -
428 -
429 429  = Assistant datation =
430 430  
431 431  
1744196696669-247.png
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
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