Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:33

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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:32

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Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (1 modifications, 7 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -10,8 +10,8 @@
  Pour consulter la documentation associée à un champ :
--* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
--* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
++1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
++1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -39,9 +39,6 @@
--
--
--
  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -52,6 +52,11 @@
  Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
++)))
++
  == Créer un modèle ==
 . Ouvrez une grille de saisie
@@ -75,17 +75,44 @@
  [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751887572696-372.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Utiliser ou modifier un modèle ==
++1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
++1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
++1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
++1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
++
++[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  == Dupliquer un modèle ==
++1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
++1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
++
++[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Supprimer un modèle ==
++[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  == Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
++Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
++Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
@@ -102,119 +102,82 @@
  **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
  )))
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution.
--
--)))
++Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ.
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--)))
++En saisie, pour accéder au thésaurus :
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
++[[image:1744269059100-387.png]]
++//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
++[[image:1744269085108-521.png]]
++//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
++Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
++(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
++|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)**Recherche directe** : saisissez un mot-clé dans l’onglet //Critère// pour afficher les résultats.
++|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
++|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
++|(% style="width:304px" %) |(% style="width:575px" %)
++* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
++* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
++* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
++*   Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
++* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
++* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
++[[image:1744269338839-321.png]]
++//Exemple avec le terme toile //
--==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
++Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
--===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
++[[image:1744269366488-201.png]]
--La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
--* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
--* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton  [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
--* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
--[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
--===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
--Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
--* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
--* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
--* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu  [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
--=== Modifier un modèle ===
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
--* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
--* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
--* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
--* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
++)))
--//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--=== Dupliquer un modèle ===
--* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
--* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
--* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
--Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
--[[image:1744197669480-642.png]]
--
--//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
--
--=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
--
--Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
--
--Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
--
--[[image:1744197754388-752.png]]
--
--//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
--
--[[image:1744197804443-393.png]]
--
--//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
--
--La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
--
--=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
--
--Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
--
--Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
--
--Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
--
--[[image:1744197911757-355.png]]
--
--//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
--
--[[image:1744197949692-959.png]]
--
--//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
--
--
  = Assistant sur les autorités =
@@ -390,43 +390,6 @@
  Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
--= Assistant thésaurus =
--
-- Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.
--
--Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]].
--
--En saisie, pour accéder au thésaurus :
--
--* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.
--
--[[image:1744269059100-387.png]]
--
--//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens//
--
--[[image:1744269085108-521.png]]
--
--//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus//
--
--Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :
--
--* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus.
--* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
--* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]])
--*   Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
--* Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
--* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.
--
--[[image:1744269338839-321.png]]
--
--//Exemple avec le terme toile //
--
--Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.
--
--[[image:1744269366488-201.png]]
--
--
--
  = Assistant datation =

1744196696669-247.png

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--611 bytes
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