Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (2 modifications, 11 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -10,8 +10,8 @@ 10 10 11 11 Pour consulter la documentation associée à un champ : 12 12 13 - ***Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**14 - *Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.13 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide** 14 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné. 15 15 16 16 (% class="box infomessage" %) 17 17 ((( ... ... @@ -18,7 +18,7 @@ 18 18 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution. 19 19 ))) 20 20 21 -[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]21 +[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 22 22 23 23 24 24 [[Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -38,6 +38,11 @@ 38 38 39 39 40 40 41 + 42 + 43 + 44 + 45 + 41 41 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 42 42 43 43 ... ... @@ -48,10 +48,15 @@ 48 48 49 49 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète. 50 50 56 +(% class="box infomessage" %) 57 +((( 58 +**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.** 59 +))) 60 + 51 51 == Créer un modèle == 52 52 53 53 1. Ouvrez une grille de saisie 54 -1. Active rla barre de saisie rapideavec l'icône[[image:1751886525185-714.png;charset=utf-8]][[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]]en bas à gauche64 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche 55 55 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]] 56 56 1. Renseignez les champs à pré-remplir 57 57 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé) ... ... @@ -59,7 +59,7 @@ 59 59 60 60 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée. 61 61 62 -[[Ex. table des biens → ouverture du modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 72 +[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 63 63 64 64 65 65 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -71,132 +71,138 @@ 71 71 [[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 72 72 73 73 84 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 74 75 75 87 +== Utiliser ou modifier un modèle == 76 76 89 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste 90 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs 91 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné) 92 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre 77 77 94 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 79 80 - 81 -))) 82 -)))|(% style="width:300px" %)((( 83 -(% class="box" %) 84 -((( 85 -**Sommaire** 97 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 86 86 87 -{{toc depth="1" numbered="true"/}} 88 88 89 - 90 -))) 100 +== Dupliquer un modèle == 91 91 92 -(% class="box" %) 93 -((( 94 -**Aller plus loin** 102 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste 103 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le. 95 95 96 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 97 -))) 105 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 98 98 99 -(% class="box" %) 100 -((( 101 -**Icônes principales** 102 -))) 103 -))) 104 104 108 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 106 106 111 +[[Résultat → modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 107 107 113 +== Supprimer un modèle == 108 108 109 - 115 +1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer 116 +1. Cliquez sur l’icône de suppression 110 110 111 - ===Créerun modèledesaisierapide===118 +[[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 112 112 113 113 121 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide == 114 114 123 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. 124 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode. 115 115 116 - 126 +(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques** 127 +|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : 128 +– Liens photo 129 +– Constat d’état 130 +– Numéros spécifiques 131 +– Données descriptives erronées 132 +|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés 133 +Personnalisable 134 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu 117 117 118 - 136 +(% class="box infomessage" %) 137 +((( 138 +**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées. 139 +))) 119 119 120 - [[image:1744196771033-579.png]]141 += (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus = 121 121 122 - 143 +Certains champs de Flora sont **soumis à un contrôle sur thésaurus**, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent contenir que des termes issus d’un **thésaurus validé** (à plat ou hiérarchisé), défini par le Service des Musées de France ou l'institution. 123 123 124 - ====Alimenterun modèledesaisie rapide====145 +Ces champs sont identifiables grâce à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] visible à droite du champ. 125 125 126 - ===== Mettreenplacedesvaleurspar défaut =====147 +Lors de la saisie : 127 127 128 -La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante : 149 +* Cliquez sur l’icône du champ thésaurus pour ouvrir la **fenêtre de sélection**. 150 +* Recherchez et sélectionnez le ou les termes thésaurus à rapatrier dans le champ (double clic sur les termes). 151 +* Cliquer sur fermer. 152 +* Le ou les termes sélectionnés seront ensuite automatiquement rapatriés dans le champ. 129 129 130 -* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie. 131 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]]. 132 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu 133 -[[image:1744196723729-237.png]] . Le contenu du champ est supprimé du modèle. 154 +La fenêtre de sélection du thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora : 134 134 135 -===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables ===== 156 +(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition** 157 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats. 158 +|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français). 159 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques. 160 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)((( 161 +(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques. 162 +))) 163 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie. 164 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence. 165 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection. 166 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice. 136 136 137 - Unmodèle de saisie enregistre la hiérarchie deschamps de lagrille.Ainsi l'ajoutdeblocsdechampspermettent d'optimiserlasaisie denoticesconsécutives,enallégeantla listedeschampsà saisirouen prévoyant leur répétition.168 +>(% class="small" %)Ex. table des biens : saisie du terme thésaurus toile dans le champ Matière. 138 138 139 -* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie. 140 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]]. 141 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] . Le contenu du champ est supprimé du modèle. 170 +Dans le champ **Matière** d’une notice Bien : 142 142 143 -//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].// 172 +* Cliquez sur l’icône [[image:1744269006702-138.png]] pour ouvrir l’assistant thésaurus 173 +* Recherchez et sélectionnez le terme **toile** 174 +* Cliquez sur //Valider// 144 144 145 - ===Modifier un modèle ===176 +[[Ex. table des biens → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 146 146 147 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier. 148 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle). 149 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure. 150 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide. 151 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent. 152 152 153 - //Silesmodifications nesontpas enregistrées (nom du modèle absent),et quel'on enregistreunenotice:les modificationssont perdues.Toujours penser à enregistrerrégulièrementles modifications avecla //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer lagrilledesaisierapideavecl'icône//[[image:1744196834006-929.png]]// , quandonen a plus besoin.//179 +[[Ex. table des biens → recherche et sélection du terme toile. >>image:1744269338839-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 154 154 155 -=== Dupliquer un modèle === 156 156 157 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer. 158 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle). 159 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle. 182 +[[Résultat : le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 160 160 161 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée. 162 162 163 -[[image:1744197669480-642.png]] 164 164 165 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide// 166 166 167 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide === 168 168 169 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille. 188 + 189 +))) 190 +)))|(% style="width:300px" %)((( 191 +(% class="box" %) 192 +((( 193 +**Sommaire** 170 170 171 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle. 195 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 196 +))) 172 172 173 -[[image:1744197754388-752.png]] 198 +(% class="box" %) 199 +((( 200 +**Aller plus loin** 174 174 175 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens// 202 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 203 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 204 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 205 +))) 176 176 177 -[[image:1744197804443-393.png]] 207 +(% class="box" %) 208 +((( 209 +**Icônes principales** 210 +))) 211 +))) 178 178 179 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".// 180 180 181 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés. 182 182 183 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide === 184 184 185 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide. 186 - 187 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer. 188 - 189 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés. 190 - 191 -[[image:1744197911757-355.png]] 192 - 193 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)// 194 - 195 -[[image:1744197949692-959.png]] 196 - 197 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé// 198 - 199 - 200 200 = Assistant sur les autorités = 201 201 202 202 ... ... @@ -372,43 +372,6 @@ 372 372 373 373 Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés. 374 374 375 -= Assistant thésaurus = 376 - 377 - Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet. 378 - 379 -Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône [[image:1744269006702-138.png]]. 380 - 381 -En saisie, pour accéder au thésaurus : 382 - 383 -* se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton [[image:1744269010188-674.png]] pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus. 384 - 385 -[[image:1744269059100-387.png]] 386 - 387 -//Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens// 388 - 389 -[[image:1744269085108-521.png]] 390 - 391 -//Fenêtre de sélection des termes du thesaurus// 392 - 393 -Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus : 394 - 395 -* Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère [[image:1744269117607-946.png]] ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons [[image:1744269162121-606.png]]et [[image:1744269168001-183.png]], pour développer/réduire une branche du thesaurus. 396 -* [[image:1744269189103-125.png]]: créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats. 397 -* Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français [[image:1705073549125-175.png]]) 398 -* Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons [[image:1744269226594-162.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence. 399 -* Retirer un terme sélectionné : un clic sur ce bouton [[image:1744269249651-654.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure. 400 -* [[image:1744269267092-514.png]] : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie. 401 - 402 -[[image:1744269338839-321.png]] 403 - 404 -//Exemple avec le terme toile // 405 - 406 -Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière. 407 - 408 -[[image:1744269366488-201.png]] 409 - 410 - 411 - 412 412 = Assistant datation = 413 413 414 414
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