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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 16.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 13:03
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À la version 27.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,4 +1,5 @@
1 1  |(% style="width:840px" %)(((
2 +(((
2 2  (% class="box" %)
3 3  (((
4 4  
... ... @@ -9,8 +9,8 @@
9 9  
10 10  Pour consulter la documentation associée à un champ :
11 11  
12 -* **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
13 -* Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
13 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
14 14  
15 15  (% class="box infomessage" %)
16 16  (((
... ... @@ -17,10 +17,10 @@
17 17  Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
18 18  )))
19 19  
20 -[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ préfixe musée pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21 +[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21 21  
22 22  
23 -[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ préfixe musée.>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 +[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 24  
25 25  
26 26  = Informations sur le champ =
... ... @@ -32,7 +32,7 @@
32 32  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
33 33  )))
34 34  
35 -[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ Titre/légende pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  )))
37 37  
38 38  
... ... @@ -39,153 +39,126 @@
39 39  
40 40  
41 41  
42 -[[Ex. table photothèque →>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 44  
45 -[[Résultat →>>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
49 += Modèles de saisie rapide =
48 48  
51 +Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
49 49  
50 -
51 -
52 -)))|(% style="width:300px" %)(((
53 -(% class="box" %)
53 +(% class="box infomessage" %)
54 54  (((
55 -**Sommaire**
56 -
57 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
58 -
59 -
55 +**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
60 60  )))
61 61  
62 -(% class="box" %)
63 -(((
64 -**Aller plus loin**
58 +== Créer un modèle ==
65 65  
66 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
67 -)))
60 +1. Ouvrez une grille de saisie
61 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
62 +1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
63 +1. Renseignez les champs à pré-remplir
64 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
65 +1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
68 68  
69 -(% class="box" %)
70 -(((
71 -**Icônes principales**
72 -)))
73 -)))
67 +Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
74 74  
69 +[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 76  
72 +[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
74 +
75 +)))
78 78  
79 -= Saisie rapide =
77 +(((
78 +[[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 -== Utiliser les modèles de saisie rapide ==
82 82  
83 -Flora dispose également de modèles de saisie rapide. Ces derniers permettent d'ajouter des valeurs par défaut à un scenario standard, pour optimiser la saisie de notices consécutives ou définir des modèles de notices utilisables à tout moment. Il est possible de mettre en place des valeurs par défaut dans les champs, adapter la hiérarchie de la grille et rappeler les dernières valeurs saisies.
81 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
85 -Exemple : on peut utiliser ce type de grille pour les campagnes de saisie de grandes séries, souvent répétitives.
86 86  
87 -=== Créer un modèle de saisie rapide ===
84 +== Utiliser ou modifier un modèle ==
88 88  
89 -Pour créer un modèle de saisie rapide, ouvrir une grille de saisie. En bas à gauche de la fenêtre, l'icône [[image:1744196445965-856.png]] permet d'ouvrir un modèle de saisie rapide.
86 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
87 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
88 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
89 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
90 90  
91 -[[image:1744196424064-778.png]]
91 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 -//Visualisation du bouton d'ouverture d'un modèle de saisie rapide, dans une grille de saisie des biens.//
94 94  
95 -L'activation de la barre de saisie rapide entraîne l'affichage - en bas de la grille standard de saisie - des fonctionnalités associées et des boutons de mémorisation placés derrière chaque champ [[image:1744196484436-105.png]] . Si un modèle a été présélectionné, son nom est affiché dans la zone.
94 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -Une fois le modèle ouvert :
98 98  
99 -* donner un nom au modèle de saisie rapide dans l'onglet [[image:1744196554128-459.png]] et cliquer sur [[image:1744196571841-824.png]] pour enregistrer.
97 +== Dupliquer un modèle ==
100 100  
101 -[[image:1744196613035-663.png]]
99 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
100 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
102 102  
103 -//Visualisation de la fonctionnalité dans la grille de saisie//
102 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 -* remplir les champs et les enregistrer dans le modèle en cliquant sur les [[image:1744196723729-237.png]]. Les étoiles deviennent bleu lorsque les champs sont sélectionnés : [[image:1744196696669-247.png]].
106 106  
107 -[[image:1744196771033-579.png]]
105 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -Enregistrer la sélection régulièrement avec l'icône [[image:1744196809731-276.png]].
110 110  
111 -Une fois la sélection achevée, fermer la grille de saisie en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png]] . Cela désactivera les fonctions associées : fermeture de la barre de saisie rapide, effacement des boutons de mémorisation.
108 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
113 -==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
110 +== Supprimer un modèle ==
114 114  
115 -===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
112 +[[Ex. Table des biens →  suppression modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 116  
117 -La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
118 118  
119 -* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
120 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
121 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
122 -[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
115 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
123 123  
124 -===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
125 125  
126 -Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
118 +(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
119 +|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
120 +– Liens photo
121 +– Constat d’état
122 +– Numéros spécifiques
123 +– Données descriptives erronées
124 +|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
125 +Personnalisable
126 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
127 127  
128 -* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
129 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
130 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
130 +**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
131 +)))
131 131  
132 -//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
133 133  
134 -=== Modifier un modèle ===
135 135  
136 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
137 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
138 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
139 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
140 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
135 +
136 +)))
137 +)))|(% style="width:300px" %)(((
138 +(% class="box" %)
139 +(((
140 +**Sommaire**
141 141  
142 -//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
142 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
143 +)))
143 143  
144 -=== Dupliquer un modèle ===
145 +(% class="box" %)
146 +(((
147 +**Aller plus loin**
145 145  
146 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
147 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
148 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
149 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
150 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
151 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
152 +)))
149 149  
150 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
154 +(% class="box" %)
155 +(((
156 +**Icônes principales**
157 +)))
158 +)))
151 151  
152 -[[image:1744197669480-642.png]]
153 153  
154 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
155 155  
156 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
157 157  
158 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
159 -
160 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
161 -
162 -[[image:1744197754388-752.png]]
163 -
164 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
165 -
166 -[[image:1744197804443-393.png]]
167 -
168 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
169 -
170 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
171 -
172 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
173 -
174 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
175 -
176 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
177 -
178 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
179 -
180 -[[image:1744197911757-355.png]]
181 -
182 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
183 -
184 -[[image:1744197949692-959.png]]
185 -
186 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
187 -
188 -
189 189  = Assistant sur les autorités =
190 190  
191 191  
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