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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 12.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 14:45
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À la version 28.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/07 14:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,165 +1,166 @@
1 -
2 -
1 +|(% style="width:840px" %)(((
2 +(((
3 3  (% class="box" %)
4 4  (((
5 -**Sommaire**
6 -
7 -{{toc/}}
5 +
8 8  )))
9 9  
8 +(((
9 += Aide en ligne sur les champs =
10 10  
11 -= Aide en ligne =
11 +Pour consulter la documentation associée à un champ :
12 12  
13 -Flora a mis en place une aide en ligne, qui pointe vers la documentation des champs du Wiki. Cette dernière permet d'accompagner les clients durant la saisie.
13 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
14 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
14 14  
15 -Pour afficher l'aide en ligne sur un champ :
16 +(% class="box infomessage" %)
17 +(((
18 +Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
19 +)))
16 16  
17 -Effectuer un clic droit avec la souris sur le libellé d'un champ. Un menu contextuel vous est proposé : cliquer sur "Afficher Aide" pour visualiser l'aide en ligne sur ce champ. Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.
21 +[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 18  
19 -[[image:1734100943088-429.png]]
20 20  
21 -//Exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.//
24 +[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 22  
23 -[[image:1734101035306-247.png]]
24 24  
25 -//Résultat : exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.//
26 -
27 -
28 28  = Informations sur le champ =
29 29  
29 +Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
30 30  
31 31  (% class="box infomessage" %)
32 32  (((
33 -//Les informations sur un champ pourront parfois vous être utiles ou vous être demandées par l'administrateur de votre application.//
33 +Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
34 34  )))
35 35  
36 -En glissant la souris sur le libellé d'un champ, il est possible de visualiser le nom/code informatique de celui-ci.
36 +[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +)))
37 37  
38 -[[image:1744196073845-875.png]]
39 39  
40 -//Visualisation du nom/code informatique d'un champ de la photothèque//
41 41  
42 -Pour visualiser des informations complémentaires sur le champ, effectuer un clic droit avec  la souris sur le libellé d'un champ : un menu contextuel vous est proposé. Cliquer sur "Afficher Informations". Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.
41 +[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 -[[image:1744196121351-940.png]]
45 45  
46 -//Menu contextuel sur le libellé de champ//
44 +[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 -[[image:1744196146434-955.png]]
49 49  
50 -//Résultat : affichage des informations sur le champ//
47 += Modèles de saisie rapide =
51 51  
49 +Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
52 52  
53 -= Saisie rapide =
51 +(% class="box infomessage" %)
52 +(((
53 +**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
54 +)))
54 54  
55 -== Utiliser les modèles de saisie rapide ==
56 +== Créer un modèle ==
56 56  
57 -Flora dispose également de modèles de saisie rapide. Ces derniers permettent d'ajouter des valeurs par défaut à un scenario standard, pour optimiser la saisie de notices consécutives ou définir des modèles de notices utilisables à tout moment. Il est possible de mettre en place des valeurs par défaut dans les champs, adapter la hiérarchie de la grille et rappeler les dernières valeurs saisies.
58 +1. Ouvrez une grille de saisie
59 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
60 +1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
61 +1. Renseignez les champs à pré-remplir
62 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
63 +1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
58 58  
59 -Exemple : on peut utiliser ce type de grille pour les campagnes de saisie de grandes séries, souvent répétitives.
65 +Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
60 60  
61 -=== Créer un modèle de saisie rapide ===
67 +[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -Pour créer un modèle de saisie rapide, ouvrir une grille de saisie. En bas à gauche de la fenêtre, l'icône [[image:1744196445965-856.png]] permet d'ouvrir un modèle de saisie rapide.
64 64  
65 -[[image:1744196424064-778.png]]
70 +[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 -//Visualisation du bouton d'ouverture d'un modèle de saisie rapide, dans une grille de saisie des biens.//
72 +
73 +)))
68 68  
69 -L'activation de la barre de saisie rapide entraîne l'affichage - en bas de la grille standard de saisie - des fonctionnalités associées et des boutons de mémorisation placés derrière chaque champ [[image:1744196484436-105.png]] . Si un modèle a été présélectionné, son nom est affiché dans la zone.
75 +(((
76 +[[Ex. Table des biens → modèle de saisie rapide alimenté avec des champs préremplis (étoiles bleues).>>image:1744196771033-579.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -Une fois le modèle ouvert :
72 72  
73 -* donner un nom au modèle de saisie rapide dans l'onglet [[image:1744196554128-459.png]] et cliquer sur [[image:1744196571841-824.png]] pour enregistrer.
79 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -[[image:1744196613035-663.png]]
76 76  
77 -//Visualisation de la fonctionnalité dans la grille de saisie//
82 +== Utiliser ou modifier un modèle ==
78 78  
79 -* remplir les champs et les enregistrer dans le modèle en cliquant sur les [[image:1744196723729-237.png]]. Les étoiles deviennent bleu lorsque les champs sont sélectionnés : [[image:1744196696669-247.png]].
84 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
85 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
86 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
87 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
80 80  
81 -[[image:1744196771033-579.png]]
89 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -Enregistrer la sélection régulièrement avec l'icône [[image:1744196809731-276.png]].
84 84  
85 -Une fois la sélection achevée, fermer la grille de saisie en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png]] . Cela désactivera les fonctions associées : fermeture de la barre de saisie rapide, effacement des boutons de mémorisation.
92 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751889052107-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 86  
87 -==== Alimenter un modèle de saisie rapide ====
88 88  
89 -===== Mettre en place des valeurs par défaut =====
95 +== Dupliquer un modèle ==
90 90  
91 -La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :
97 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
98 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
92 92  
93 -* Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
94 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
95 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
96 -[[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
100 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 -===== Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables =====
99 99  
100 -Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.
103 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -* Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
103 -* Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton [[image:1744196723729-237.png]] , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu [[image:1744196696669-247.png]].
104 -* Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur [[image:1744196696669-247.png]] : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu [[image:1744196723729-237.png]] .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.
105 105  
106 -//Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour [[créer des grilles de saisie personnalisées>>url:https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/2_Administration/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]].//
106 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -=== Modifier un modèle ===
108 +== Supprimer un modèle ==
109 109  
110 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
111 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
112 -* Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
113 -* Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
114 -* Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.
110 +[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -//Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la //[[image:1744196809731-276.png]]// . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône //[[image:1744196834006-929.png]]// , quand on en a plus besoin.//
117 117  
118 -=== Dupliquer un modèle ===
113 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
119 119  
120 -* Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
121 -* Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
122 -* Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur [[image:1744196809731-276.png]] pour dupliquer le modèle.
115 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
116 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode.
123 123  
124 -Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.
118 +(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
119 +|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
120 +– Liens photo
121 +– Constat d’état
122 +– Numéros spécifiques
123 +– Données descriptives erronées
124 +|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
125 +Personnalisable
126 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
125 125  
126 -[[image:1744197669480-642.png]]
128 +(% class="box infomessage" %)
129 +(((
130 +**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
131 +)))
127 127  
128 -//Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide//
129 129  
130 -=== Ouvrir un modèle de saisie rapide ===
131 131  
132 -Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.
133 133  
134 -Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.
136 +
137 +)))
138 +)))|(% style="width:300px" %)(((
139 +(% class="box" %)
140 +(((
141 +**Sommaire**
135 135  
136 -[[image:1744197754388-752.png]]
143 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
144 +)))
137 137  
138 -//Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens//
146 +(% class="box" %)
147 +(((
148 +**Aller plus loin**
139 139  
140 -[[image:1744197804443-393.png]]
150 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
151 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
152 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
153 +)))
141 141  
142 -//Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".//
155 +(% class="box" %)
156 +(((
157 +**Icônes principales**
158 +)))
159 +)))
143 143  
144 -La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône [[image:1744196696669-247.png]] activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.
145 145  
146 -=== Supprimer un modèle de saisie rapide ===
147 147  
148 -Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.
149 149  
150 -Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.
151 -
152 -Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône [[image:1744197870422-248.png]]: la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.
153 -
154 -[[image:1744197911757-355.png]]
155 -
156 -//Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)//
157 -
158 -[[image:1744197949692-959.png]]
159 -
160 -//Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé//
161 -
162 -
163 163  = Assistant sur les autorités =
164 164  
165 165  
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