Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 24 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Exploiter les outils d’aide à la saisie
++Les outils d'aide à la saisie

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.PSZ
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -5,30 +5,20 @@
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
--
--Ces fonctionnalités visent à :
--
--* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
--* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
--* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
--
--Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
--
--Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
++
  )))
  (((
--= Consulter l’aide en ligne sur un champ =
++= Aide en ligne sur les champs =
--Pour accéder à la documentation d’un champ :
++Pour consulter la documentation associée à un champ :
 . **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
--1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
++1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
++Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
  )))
  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -37,13 +37,10 @@
  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Afficher les informations techniques d’un champ =
++= Informations sur le champ =
--Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
++Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
--* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
--* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
@@ -60,15 +60,10 @@
  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Utiliser les modèles de saisie rapide =
++= Modèles de saisie rapide =
--Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
++Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Elles sont propres à chaque utilisateur.**
--)))
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
@@ -78,12 +78,13 @@
 . Ouvrez une grille de saisie
 . Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
--1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
--1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]
--1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
--1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
--1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
++1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
++1. Renseignez les champs à pré-remplir
++1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
++1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
++Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
++
  [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -99,13 +99,12 @@
  [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Modifier et utiliser un modèle ==
++== Utiliser ou modifier un modèle ==
--1. Sélectionnez un modèle existant
--1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
++1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
++1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
 . Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
--1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
--1. Enregistrez les changements
++1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
  [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -134,27 +134,21 @@
  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence  ? ==
++== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
--Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
--
--Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
--
--* l’un reproduit intégralement une notice existante,
--* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
--
++Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
  (% class="table-bordered" %)
  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
--|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
++|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
  – Liens photo
  – Constat d’état
  – Numéros spécifiques
  – Données descriptives erronées
--|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
++|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
  Personnalisable
--Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Configuration initiale nécessaire
++Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -374,15 +374,6 @@
--
--
--
--
--
--
--
--
--
  = Ajouter un terme dans une liste =
  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
@@ -466,86 +466,119 @@
  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
++= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
--Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
++Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
--(((
--== Créer la notice documentaire associée ==
++Étapes à suivre :
--1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
--1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
--
--[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. (((
++**Créer la notice documentaire associée**
++Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
++Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
  )))
++1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
++Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
++1. **Ajouter un fichier**
++Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
++Le fichier apparaît dans la liste.
++1. **Valider l’association**
++Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
--[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744198591326-807.png]]
++//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
--== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
++Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
--1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
--1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
++* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
--(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
--|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
--|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
--|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
++* .
--(% start="3" %)
--1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
--1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
--1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
--1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
++Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
--[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744198674782-545.png]]
++//Exemple avec une notice autres documents//
--[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744198726056-753.png]]
++//Résultat//
--[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
++* .
--[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
++[[image:1744198798500-807.png]]
--[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
++Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
--[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++ dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
++[[image:1744198987527-309.png]]
--[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
++Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
--=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
++ avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
--[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744199046837-528.png]]
++//Résultat//
--Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
++Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
--(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
--|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
--|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
++[[image:1744199133459-449.png]]
++//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
++
++[[image:1744199321440-975.png]]
++
++//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
++
++=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
++
++[[image:1744199450803-206.png]]
++
++* [[image:1744200154013-335.png]]
++
++*  retourner sur la notice
++* [[image:1744200173773-567.png]]
++*  valider l'ajout d'un document
++* [[image:1744200248285-737.png]]
++*  annuler l'association d'un document
++* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
++*  ajouter un dossier
++* [[image:1744200306410-626.png]]
++*  ajouter un fichier bureautique
++* [[image:1744200336429-184.png]]
++*  ajouter un fichier photo
++* [[image:1744200363870-496.png]]
++*  ajouter un fichier vidéos-sons
++* [[image:1744200401014-873.png]]
++*  déplacer vers le bas un document
++* [[image:1744200414180-540.png]]
++*  déplacer vers le haut un document
++* [[image:1744200455510-180.png]]
++*  modifier les attributs d'un document
++* [[image:1744200502704-220.png]]
++*  couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
++* [[image:1744200560571-305.png]]
++*  coller un document dans un autre dossier
++* [[image:1744200590083-440.png]]
++*  supprimer le document
++
++
++
  = Vider un champ contrôlé =
  Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
@@ -631,25 +631,14 @@
  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--
--* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
--* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
--* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
--* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
--* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
--* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
--* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
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