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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 104.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/06 18:01
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À la version 55.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:25
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.PSZ
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -2,12 +2,9 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
7 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -46,11 +46,6 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -
50 -
51 -
52 -
53 -
54 54  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
... ... @@ -126,12 +126,11 @@
126 126  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
128 128  
129 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
130 130  
131 131  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
132 132  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
133 133  
134 -(% class="table-bordered" %)
135 135  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
136 136  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
137 137  – Liens photo
... ... @@ -191,6 +191,8 @@
191 191  
192 192  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
193 193  
185 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
186 +
194 194  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
195 195  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
196 196  
... ... @@ -287,352 +287,280 @@
287 287  
288 288  Pour insérer une autorité dans un champ :
289 289  
290 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
291 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
283 +1. Cliquez sur l’**icône d’assistant** à droite du champ concerné.
284 +1. Recherchez l'autorité à rapatrier dans le champ.
292 292  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
293 293  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
294 294  
295 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +(% class="box infomessage" %)
289 +(((
290 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
291 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
292 +)))
296 296  
297 297  
298 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
296 +[[image:1744267286929-385.png]]
300 300  
301 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
298 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
302 302  
303 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
300 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
304 304  
305 -(% class="table-bordered" %)
306 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
308 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
309 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
310 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
311 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
312 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
313 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
314 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
302 +[[image:1744267382360-370.png]]
315 315  
316 -(% class="box infomessage" %)
317 -(((
318 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
319 -)))
304 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
320 320  
321 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
322 322  
308 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
309 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
323 323  
324 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
325 325  
313 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
326 326  
327 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +[[image:1744267382360-370.png]]
328 328  
317 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
329 329  
330 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
331 331  
321 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
332 332  
333 -= Créer une autorité liée =
323 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
334 334  
335 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
325 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
326 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
327 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
328 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
329 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
330 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
331 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
332 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
336 336  
337 -Étapes de création :
334 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
338 338  
339 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
340 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
341 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
342 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
343 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
344 344  
345 -(% class="box infomessage" %)
346 -(((
347 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
348 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
349 -)))
338 +[[image:1744267452487-960.png]]
350 350  
351 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +//Exemple//
352 352  
342 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
353 353  
354 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 +[[image:1744267606003-831.png]]
355 355  
346 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
356 356  
357 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
358 -)))
348 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
359 359  
350 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
360 360  
352 +[[image:1744267681768-429.png]]
361 361  
354 +[[image:1744267705438-241.png]]
362 362  
356 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
363 363  
358 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
364 364  
360 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
365 365  
362 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
366 366  
364 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
365 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
366 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
367 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
368 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
369 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
370 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
371 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
367 367  
373 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
368 368  
369 -= Ajouter un terme dans une liste =
375 +[[image:1744267851493-505.png]]
370 370  
371 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
377 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
372 372  
373 -L’ajout est autorisé uniquement si :
379 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
374 374  
375 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
376 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
381 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
377 377  
378 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
383 +[[image:1744267909001-661.png]]
379 379  
380 -(% class="box infomessage" %)
381 -(((
382 -Bonnes pratiques :
385 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
383 383  
384 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
385 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
386 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
387 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
388 -)))
389 389  
390 -== Listes déroulantes ==
391 391  
392 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
393 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
394 -1. Dans cette fenêtre :
395 395  
396 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
397 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
398 398  
399 -(% start="3" %)
400 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
401 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
402 402  
403 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
404 -
405 405  
406 406  )))
407 -
408 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
409 -
410 -
394 +)))|(% style="width:300px" %)(((
395 +(% class="box" %)
411 411  (((
412 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 +**Sommaire**
413 413  
414 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
415 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
399 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
400 +)))
416 416  
417 -Procédure :
418 -
419 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
420 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
421 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
422 -
423 -(% class="box infomessage" %)
402 +(% class="box" %)
424 424  (((
425 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
404 +**Aller plus loin**
405 +
406 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
407 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
408 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
409 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
426 426  )))
427 427  
428 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 -
430 -
431 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 -
433 -
434 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
435 -
436 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
437 -
438 -Comment faire :
439 -
440 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
441 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
442 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
443 -
444 -(% class="box warningmessage" %)
412 +(% class="box" %)
445 445  (((
446 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
414 +**Icônes principales**
447 447  )))
416 +)))
448 448  
449 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 450  
451 451  
452 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
453 453  
454 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
421 += Créer un terme dans une liste =
455 455  
456 -(((
457 -== Créer la notice documentaire associée ==
458 458  
459 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
460 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
461 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
424 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
462 462  
463 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 -)))
426 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
465 465  
428 +== Liste déroulante ==
466 466  
467 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
468 468  
432 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
469 469  
470 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +[[image:1744210222945-989.png]]
471 471  
436 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
472 472  
473 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
438 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
474 474  
475 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
476 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
440 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
441 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
442 +* la liste courante (non modifiable).
477 477  
478 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
479 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
480 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
481 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
444 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
482 482  
483 -(% start="3" %)
484 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
485 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
486 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
487 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
446 +[[image:1744210276379-163.png]]
488 488  
489 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
490 490  
450 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
491 491  
492 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +[[image:1744210347789-938.png]]
493 493  
454 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
494 494  
495 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +== Liste longue ==
496 496  
458 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
497 497  
498 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 +[[image:1744210533401-483.png]]
499 499  
462 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
500 500  
501 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
502 502  
466 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 +* la liste courante (non modifiable).
503 503  
504 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
505 505  
472 +[[image:1744210578813-384.png]]
506 506  
507 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
508 508  
476 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
509 509  
510 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
478 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
511 511  
512 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
513 513  
514 514  
515 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
516 516  
517 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
525 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
526 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
527 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
528 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
529 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
530 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
484 +[[image:1744210745453-989.png]]
531 531  
532 -= Vider un champ contrôlé =
533 533  
534 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
487 +//Ajout de valeurs dans la liste//
535 535  
536 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
489 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
537 537  
538 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
491 +[[image:1744210799391-632.png]]
539 539  
540 -(% class="box warningmessage" %)
541 -(((
542 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
543 -)))
493 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
544 544  
545 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
546 546  
497 += Retirer les valeurs d'un champ =
547 547  
548 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
549 549  
550 -== Retirer une valeur spécifique ==
501 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
551 551  
552 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
503 +__Exemple pour la table des biens__ :
553 553  
554 -(% class="box infomessage" %)
555 -(((
556 -Bonnes pratiques :
505 +[[image:1744268557540-956.png]]
557 557  
558 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
559 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
560 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
561 -)))
507 +Résultat : le champ entier a été vidé.
562 562  
563 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509 +[[image:1744268598544-349.png]]
564 564  
511 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
565 565  
566 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
567 567  
515 +__Exemple pour la table des biens__ :
568 568  
569 -= Utiliser le clavier unicode =
517 +[[image:1744268647429-243.png]]
570 570  
571 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
519 +//Exemple de suppression unitaire//
572 572  
573 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
574 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
575 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
521 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
576 576  
577 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
523 +[[image:1744268693656-506.png]]
578 578  
579 -Pour l'utiliser :
525 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
580 580  
581 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
582 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
583 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
584 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
585 585  
528 += Caractères à ignorer à l'indexation =
529 +
586 586  (% class="box infomessage" %)
587 587  (((
588 -Bon à savoir :
589 -
590 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
591 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
592 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
532 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
593 593  )))
594 594  
595 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
596 596  
537 +[[image:1744266472839-529.png]]
597 597  
598 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
599 599  
541 +[[image:1744266523925-837.png]]
600 600  
601 -
602 -)))
603 -)))|(% style="width:300px" %)(((
604 -(% class="box" %)
605 -(((
606 -**Sommaire**
543 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
607 607  
608 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
609 -)))
545 +[[image:1744266561792-928.png]]
610 610  
611 -(% class="box" %)
612 -(((
613 -**Aller plus loin**
547 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
614 614  
615 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
616 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
617 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
618 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
619 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
620 -)))
549 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
621 621  
622 -(% class="box" %)
623 -(((
624 -**Icônes principales**
551 +[[image:1744266635460-134.png]]
625 625  
626 -* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
627 -* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
628 -* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
629 -* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
630 -* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
631 -* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
632 -* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
633 -* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
634 -)))
635 -)))
636 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
553 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
637 637  
555 +[[image:1744266659890-594.png]]
556 +
557 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
558 +
638 638  
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