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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 103.3
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:47
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -2,12 +2,9 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
7 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -44,12 +44,6 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -
48 -
49 -
50 -
51 -
52 -
53 53  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 55  
... ... @@ -125,12 +125,11 @@
125 125  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
128 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
119 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
129 129  
130 130  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
131 131  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
132 132  
133 -(% class="table-bordered" %)
134 134  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
135 135  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
136 136  – Liens photo
... ... @@ -291,346 +291,265 @@
291 291  1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
292 292  1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
293 293  
294 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 -
296 -
297 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 -
299 -
300 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
301 -
302 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
303 -
304 -(% class="table-bordered" %)
305 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
308 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
309 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
310 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
311 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
312 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
313 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
314 -
315 315  (% class="box infomessage" %)
316 316  (((
317 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
286 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité).
287 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
318 318  )))
319 319  
320 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
323 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
325 325  
326 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant ==
327 327  
328 328  
329 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
330 330  
301 +[[image:1744267382360-370.png]]
331 331  
332 -= Créer une autorité liée =
303 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
333 333  
334 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
305 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
335 335  
336 -Étapes de création :
307 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
337 337  
338 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
339 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
340 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
341 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
342 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
309 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
343 343  
344 -(% class="box infomessage" %)
345 -(((
346 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
347 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
348 -)))
311 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
349 349  
350 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
351 351  
322 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
352 352  
353 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +[[image:1744267452487-960.png]]
354 354  
326 +//Exemple//
355 355  
356 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357 -)))
328 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
358 358  
330 +[[image:1744267606003-831.png]]
359 359  
332 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
360 360  
334 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
361 361  
336 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
362 362  
338 +[[image:1744267681768-429.png]]
363 363  
340 +[[image:1744267705438-241.png]]
364 364  
342 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
365 365  
344 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
366 366  
367 -= Ajouter un terme dans une liste =
346 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
368 368  
369 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
348 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
370 370  
371 -L’ajout est autorisé uniquement si :
350 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
372 372  
373 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
374 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
359 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
375 375  
376 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
361 +[[image:1744267851493-505.png]]
377 377  
378 -(% class="box infomessage" %)
379 -(((
380 -Bonnes pratiques :
363 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
381 381  
382 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
383 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
384 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
385 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
386 -)))
365 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
387 387  
388 -== Listes déroulantes ==
367 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
389 389  
390 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
391 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
392 -1. Dans cette fenêtre :
369 +[[image:1744267909001-661.png]]
393 393  
394 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
395 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
371 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
396 396  
397 -(% start="3" %)
398 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
399 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
400 400  
401 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 402  
403 -
404 -)))
405 405  
406 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 408  
378 +
379 +)))
380 +)))|(% style="width:300px" %)(((
381 +(% class="box" %)
409 409  (((
410 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
383 +**Sommaire**
411 411  
412 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
413 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
385 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
386 +)))
414 414  
415 -Procédure :
416 -
417 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
418 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
419 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
420 -
421 -(% class="box infomessage" %)
388 +(% class="box" %)
422 422  (((
423 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
390 +**Aller plus loin**
391 +
392 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
393 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
394 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
395 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
424 424  )))
425 425  
426 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 -
428 -
429 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 -
431 -
432 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
433 -
434 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
435 -
436 -Comment faire :
437 -
438 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
439 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
440 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
441 -
442 -(% class="box warningmessage" %)
398 +(% class="box" %)
443 443  (((
444 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
400 +**Icônes principales**
445 445  )))
402 +)))
446 446  
447 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 448  
449 449  
450 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
451 451  
452 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
407 += Créer un terme dans une liste =
453 453  
454 -(((
455 -== Créer la notice documentaire associée ==
456 456  
457 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
458 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
459 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
410 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
460 460  
461 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 -)))
412 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
463 463  
414 +== Liste déroulante ==
464 464  
465 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
466 466  
418 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
467 467  
468 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 +[[image:1744210222945-989.png]]
469 469  
422 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
470 470  
471 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
424 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
472 472  
473 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
474 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
426 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 +* la liste courante (non modifiable).
475 475  
476 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
477 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
478 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
479 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
430 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
480 480  
481 -(% start="3" %)
482 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
483 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
484 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
485 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
432 +[[image:1744210276379-163.png]]
486 486  
487 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
488 488  
436 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
489 489  
490 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 +[[image:1744210347789-938.png]]
491 491  
440 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
492 492  
493 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +== Liste longue ==
494 494  
444 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
495 495  
496 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +[[image:1744210533401-483.png]]
497 497  
448 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
498 498  
499 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
500 500  
452 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
453 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
454 +* la liste courante (non modifiable).
501 501  
502 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
503 503  
458 +[[image:1744210578813-384.png]]
504 504  
505 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
506 506  
462 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
507 507  
508 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
464 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
509 509  
510 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
511 511  
512 512  
513 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
514 514  
515 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
525 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
526 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
527 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
528 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
470 +[[image:1744210745453-989.png]]
529 529  
530 -= Vider un champ contrôlé =
531 531  
532 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
473 +//Ajout de valeurs dans la liste//
533 533  
534 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
475 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
535 535  
536 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
477 +[[image:1744210799391-632.png]]
537 537  
538 -(% class="box warningmessage" %)
539 -(((
540 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
541 -)))
479 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
542 542  
543 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
544 544  
483 += Retirer les valeurs d'un champ =
545 545  
546 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
547 547  
548 -== Retirer une valeur spécifique ==
487 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
549 549  
550 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
489 +__Exemple pour la table des biens__ :
551 551  
552 -(% class="box infomessage" %)
553 -(((
554 -Bonnes pratiques :
491 +[[image:1744268557540-956.png]]
555 555  
556 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
557 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
558 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
559 -)))
493 +Résultat : le champ entier a été vidé.
560 560  
561 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +[[image:1744268598544-349.png]]
562 562  
497 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
563 563  
564 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
565 565  
501 +__Exemple pour la table des biens__ :
566 566  
567 -= Utiliser le clavier unicode =
503 +[[image:1744268647429-243.png]]
568 568  
569 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
505 +//Exemple de suppression unitaire//
570 570  
571 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
572 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
573 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
507 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
574 574  
575 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
509 +[[image:1744268693656-506.png]]
576 576  
577 -Pour l'utiliser :
511 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
578 578  
579 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
580 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
581 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
582 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
583 583  
514 += Caractères à ignorer à l'indexation =
515 +
584 584  (% class="box infomessage" %)
585 585  (((
586 -Bon à savoir :
587 -
588 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
589 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
590 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
518 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
591 591  )))
592 592  
593 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
594 594  
523 +[[image:1744266472839-529.png]]
595 595  
596 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
597 597  
527 +[[image:1744266523925-837.png]]
598 598  
599 -
600 -)))
601 -)))|(% style="width:300px" %)(((
602 -(% class="box" %)
603 -(((
604 -**Sommaire**
529 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
605 605  
606 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
607 -)))
531 +[[image:1744266561792-928.png]]
608 608  
609 -(% class="box" %)
610 -(((
611 -**Aller plus loin**
533 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
612 612  
613 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
614 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
615 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
616 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
617 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
618 -)))
535 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
619 619  
620 -(% class="box" %)
621 -(((
622 -**Icônes principales**
537 +[[image:1744266635460-134.png]]
623 623  
624 -* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
625 -* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
626 -* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
627 -* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
628 -* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
629 -* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
630 -* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
631 -* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
632 -)))
633 -)))
634 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
539 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
635 635  
541 +[[image:1744266659890-594.png]]
542 +
543 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
544 +
636 636  
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