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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 103.3
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:47
Commentaire de modification : Renamed back-links.
À la version 107.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/07 09:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils d'aide à la saisie
1 +Exploiter les outils d’aide à la saisie
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.PSZ
Contenu
... ... @@ -5,22 +5,30 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
8 +Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9 9  
10 +Ces fonctionnalités visent à :
11 +
12 +* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 +* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 +* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15 +
16 +Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17 +
10 10  Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Aide en ligne sur les champs =
22 += Consulter l’aide en ligne sur un champ =
15 15  
16 -Pour consulter la documentation associée à un champ :
24 +Pour accéder à la documentation d’un champ :
17 17  
18 18  1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
19 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
27 +1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
20 20  
21 21  (% class="box infomessage" %)
22 22  (((
23 -Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
31 +Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
24 24  )))
25 25  
26 26  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -29,10 +29,13 @@
29 29  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 30  
31 31  
32 -= Informations sur le champ =
40 += Afficher les informations techniques d’un champ =
33 33  
34 -Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
42 +Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
35 35  
44 +* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 +* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
46 +
36 36  (% class="box infomessage" %)
37 37  (((
38 38  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
... ... @@ -43,13 +43,6 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -
47 -
48 -
49 -
50 -
51 -
52 -
53 53  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 55  
... ... @@ -56,10 +56,15 @@
56 56  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
59 -= Modèles de saisie rapide =
63 += Utiliser les modèles de saisie rapide =
60 60  
61 -Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
65 +Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
62 62  
67 +(% class="box warningmessage" %)
68 +(((
69 +**Elles sont propres à chaque utilisateur.**
70 +)))
71 +
63 63  (% class="box infomessage" %)
64 64  (((
65 65  **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
... ... @@ -69,13 +69,12 @@
69 69  
70 70  1. Ouvrez une grille de saisie
71 71  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
72 -1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
73 -1. Renseignez les champs à pré-remplir
74 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
75 -1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
81 +1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
82 +1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]
83 +1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
84 +1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
85 +1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
76 76  
77 -Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
78 -
79 79  [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
... ... @@ -91,12 +91,13 @@
91 91  [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
93 93  
94 -== Utiliser ou modifier un modèle ==
102 +== Modifier et utiliser un modèle ==
95 95  
96 -1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
97 -1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
104 +1. Sélectionnez un modèle existant
105 +1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
98 98  1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
99 -1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
107 +1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
108 +1. Enregistrez les changements
100 100  
101 101  [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
... ... @@ -125,21 +125,27 @@
125 125  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 127  
128 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
137 +== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
129 129  
130 -Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
139 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
140 +
141 +Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
142 +
143 +* l’un reproduit intégralement une notice existante,
144 +* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
145 +
131 131  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
132 132  
133 133  (% class="table-bordered" %)
134 134  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
135 -|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
150 +|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
136 136  – Liens photo
137 137  – Constat d’état
138 138  – Numéros spécifiques
139 139  – Données descriptives erronées
140 -|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
155 +|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
141 141  Personnalisable
142 -Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
157 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Configuration initiale nécessaire
143 143  
144 144  (% class="box infomessage" %)
145 145  (((
... ... @@ -364,6 +364,10 @@
364 364  
365 365  
366 366  
382 +
383 +
384 +
385 +
367 367  = Ajouter un terme dans une liste =
368 368  
369 369  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
1744196696669-247.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.PSZ
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -475 bytes
1 +473 bytes
Contenu