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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 103.2
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/23 10:47
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À la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -5,9 +5,7 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
8 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -43,12 +43,6 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -
47 -
48 -
49 -
50 -
51 -
52 52  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 54  
... ... @@ -358,10 +358,6 @@
358 358  
359 359  
360 360  
361 -
362 -
363 -
364 -
365 365  = Ajouter un terme dans une liste =
366 366  
367 367  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -445,86 +445,119 @@
445 445  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 446  
447 447  
448 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
436 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
449 449  
450 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
438 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
451 451  
452 -(((
453 -== Créer la notice documentaire associée ==
440 +Étapes à suivre :
454 454  
455 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
456 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
457 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
458 -
459 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +1. (((
443 +**Créer la notice documentaire associée**
444 +Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 +Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
460 460  )))
448 +1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 +Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 +1. **Ajouter un fichier**
451 +Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 +Le fichier apparaît dans la liste.
453 +1. **Valider l’association**
454 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
461 461  
462 462  
463 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 464  
465 465  
466 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 +[[image:1744198591326-807.png]]
467 467  
461 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
468 468  
469 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
463 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
470 470  
471 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
472 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
465 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
473 473  
474 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
475 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
476 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
477 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
467 +* .
478 478  
479 -(% start="3" %)
480 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
481 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
482 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
483 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
469 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
484 484  
485 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +[[image:1744198674782-545.png]]
486 486  
473 +//Exemple avec une notice autres documents//
487 487  
488 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 +[[image:1744198726056-753.png]]
489 489  
477 +//Résultat//
490 490  
491 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
492 492  
481 +* .
493 493  
494 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
495 495  
485 +[[image:1744198798500-807.png]]
496 496  
497 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
498 498  
489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
499 499  
500 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
501 501  
493 +[[image:1744198987527-309.png]]
502 502  
503 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
504 504  
497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
505 505  
506 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
507 507  
508 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +[[image:1744199046837-528.png]]
509 509  
503 +//Résultat//
510 510  
511 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
512 512  
513 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
515 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
525 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
526 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
507 +[[image:1744199133459-449.png]]
527 527  
509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
510 +
511 +[[image:1744199321440-975.png]]
512 +
513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
514 +
515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
516 +
517 +[[image:1744199450803-206.png]]
518 +
519 +* [[image:1744200154013-335.png]]
520 +
521 +* retourner sur la notice
522 +* [[image:1744200173773-567.png]]
523 +* valider l'ajout d'un document
524 +* [[image:1744200248285-737.png]]
525 +* annuler l'association d'un document
526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 +* ajouter un dossier
528 +* [[image:1744200306410-626.png]]
529 +* ajouter un fichier bureautique
530 +* [[image:1744200336429-184.png]]
531 +* ajouter un fichier photo
532 +* [[image:1744200363870-496.png]]
533 +* ajouter un fichier vidéos-sons
534 +* [[image:1744200401014-873.png]]
535 +* déplacer vers le bas un document
536 +* [[image:1744200414180-540.png]]
537 +* déplacer vers le haut un document
538 +* [[image:1744200455510-180.png]]
539 +* modifier les attributs d'un document
540 +* [[image:1744200502704-220.png]]
541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 +* [[image:1744200560571-305.png]]
543 +* coller un document dans un autre dossier
544 +* [[image:1744200590083-440.png]]
545 +* supprimer le document
546 +
547 +
548 +
528 528  = Vider un champ contrôlé =
529 529  
530 530  Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
... ... @@ -610,25 +610,14 @@
610 610  
611 611  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
612 612  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
613 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
614 614  * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
615 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
616 616  )))
617 617  
618 618  (% class="box" %)
619 619  (((
620 620  **Icônes principales**
621 -
622 -* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
623 -* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
624 -* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
625 -* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
626 -* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
627 -* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
628 -* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
629 -* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
630 630  )))
631 631  )))
632 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
633 633  
634 634  
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