Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

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- 1744196696669-247.png
- 1754551672347-914.png;charset=utf-8

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Les outils d'aide à la saisie
++Exploiter les outils d’aide à la saisie

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.PSZ

Contenu

@@ -5,22 +5,30 @@
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
++Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
++Ces fonctionnalités visent à :
++
++* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
++* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
++* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
++
++Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
++
  Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
  )))
  (((
--= Aide en ligne sur les champs =
++= Consulter l’aide en ligne sur un champ =
--Pour consulter la documentation associée à un champ :
++Pour accéder à la documentation d’un champ :
 . **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
--1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
++1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
++Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
  )))
  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -29,10 +29,13 @@
  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Informations sur le champ =
++= Afficher les informations techniques d’un champ =
--Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
++Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
++* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
++* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
@@ -44,11 +44,6 @@
--
--
--
--
--
  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -55,10 +55,15 @@
  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Modèles de saisie rapide =
++= Utiliser les modèles de saisie rapide =
--Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
++Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Elles sont propres à chaque utilisateur.**
++)))
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
@@ -68,13 +68,12 @@
 . Ouvrez une grille de saisie
 . Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
--1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
--1. Renseignez les champs à pré-remplir
--1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
--1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
++1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
++1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]
++1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
++1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
++1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
--Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
--
  [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -90,12 +90,13 @@
  [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Utiliser ou modifier un modèle ==
++== Modifier et utiliser un modèle ==
--1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
--1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
++1. Sélectionnez un modèle existant
++1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
 . Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
--1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
++1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
++1. Enregistrez les changements
  [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -124,37 +124,48 @@
  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
++== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence  ? ==
--Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
++Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
++
++Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
++
++* l’un reproduit intégralement une notice existante,
++* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
++
  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
  (% class="table-bordered" %)
  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
--|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
--– Liens photo
--– Constat d’état
--– Numéros spécifiques
--– Données descriptives erronées
--|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
++|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
++|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
  Personnalisable
--Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
++Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Configuration initiale nécessaire
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
++**Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreur
  )))
--= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
++= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
--L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
++Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]], permettant de :
--Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
++* Rechercher un terme
++* Naviguer dans l’arborescence
++* Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
--Comment l'utiliser ?
++== Fonctionnalités intégrées : ==
--1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
--1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
++* Recherche par mot-clé
++* Navigation dans la hiérarchie
++* Sélection et suppression de termes
++* Création de nouveaux termes (si habilité)
++
++== Comment l'utiliser ?  ==
++
++1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
++1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
 . Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
 . Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
@@ -166,32 +166,37 @@
  [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
++== Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
--(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
--|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
--(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
++(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
++(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
  )))
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
--|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
++|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
  [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
++= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
--Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
++Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
--Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
++L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
--L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
--Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
++* **Date simple** : jour, mois, année
++* **Intervalle** : début/fin
++* **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
++* **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
++* **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
++Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
++
  [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -205,12 +205,14 @@
  * Mois + année
  * Jour + mois + année.
++**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||height="34" width="29"]].
++
  [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
++
  )))
  [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -362,6 +362,12 @@
++
++
++
++
++
++
  = Ajouter un terme dans une liste =
  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
@@ -611,7 +611,7 @@
  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
  * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
  )))

1744196696669-247.png

Auteur

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.PSZ

Taille

@@ -1,1 +1,1 @@
--475 bytes
++473 bytes

Contenu

1754551672347-914.png;charset=utf-8

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.PSZ

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+598 bytes

Contenu