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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 100.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:34
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À la version 80.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -5,9 +5,7 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
8 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -45,6 +45,10 @@
45 45  
46 46  
47 47  
46 +
47 +
48 +
49 +
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -353,7 +353,6 @@
353 353  
354 354  
355 355  
356 -
357 357  = Ajouter un terme dans une liste =
358 358  
359 359  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -437,86 +437,100 @@
437 437  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 439  
440 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
441 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
441 441  
442 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
443 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
443 443  
444 -(((
445 -== Créer la notice documentaire associée ==
445 +[[image:1744198591326-807.png]]
446 446  
447 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
448 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
449 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
447 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
450 450  
451 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -)))
449 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
453 453  
451 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
454 454  
455 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 +* .
456 456  
455 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
457 457  
458 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457 +[[image:1744198674782-545.png]]
459 459  
459 +//Exemple avec une notice autres documents//
460 460  
461 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
461 +[[image:1744198726056-753.png]]
462 462  
463 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
464 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
463 +//Résultat//
465 465  
466 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
467 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
468 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
469 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
465 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
470 470  
471 -(% start="3" %)
472 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
473 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
474 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
475 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
467 +* .
476 476  
477 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
478 478  
471 +[[image:1744198798500-807.png]]
479 479  
480 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
481 481  
475 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
482 482  
483 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
484 484  
479 +[[image:1744198987527-309.png]]
485 485  
486 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
487 487  
483 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
488 488  
489 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
490 490  
487 +[[image:1744199046837-528.png]]
491 491  
492 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 +//Résultat//
493 493  
491 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
494 494  
495 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 +[[image:1744199133459-449.png]]
496 496  
495 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
497 497  
498 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
497 +[[image:1744199321440-975.png]]
499 499  
500 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
501 501  
501 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
502 502  
503 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
503 +[[image:1744199450803-206.png]]
504 504  
505 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
506 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
507 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
508 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
509 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
510 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
511 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
513 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
515 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
505 +* [[image:1744200154013-335.png]]
519 519  
507 +* retourner sur la notice
508 +* [[image:1744200173773-567.png]]
509 +* valider l'ajout d'un document
510 +* [[image:1744200248285-737.png]]
511 +* annuler l'association d'un document
512 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
513 +* ajouter un dossier
514 +* [[image:1744200306410-626.png]]
515 +* ajouter un fichier bureautique
516 +* [[image:1744200336429-184.png]]
517 +* ajouter un fichier photo
518 +* [[image:1744200363870-496.png]]
519 +* ajouter un fichier vidéos-sons
520 +* [[image:1744200401014-873.png]]
521 +* déplacer vers le bas un document
522 +* [[image:1744200414180-540.png]]
523 +* déplacer vers le haut un document
524 +* [[image:1744200455510-180.png]]
525 +* modifier les attributs d'un document
526 +* [[image:1744200502704-220.png]]
527 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
528 +* [[image:1744200560571-305.png]]
529 +* coller un document dans un autre dossier
530 +* [[image:1744200590083-440.png]]
531 +* supprimer le document
532 +
533 +
534 +
520 520  = Vider un champ contrôlé =
521 521  
522 522  Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
... ... @@ -602,7 +602,6 @@
602 602  
603 603  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
604 604  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
605 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
606 606  * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
607 607  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
608 608  )))
... ... @@ -610,16 +610,7 @@
610 610  (% class="box" %)
611 611  (((
612 612  **Icônes principales**
613 -
614 -* Ouvrir l'assistant thésaurus
615 -* Rechercher une notice à lier
616 -* Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
617 -* Attacher un fichier
618 -* Ouvrir le menu déroulant Ouvrir la liste
619 -* Ouvrir l'assistant de datation
620 -* Vider un champ
621 621  )))
622 622  )))
623 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
624 624  
625 625  
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