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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 09:10
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À la version 72.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,549 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
5 +(((
6 +(% class="box" %)
7 +(((
8 +
9 +)))
10 +
11 +(((
12 += Aide en ligne sur les champs =
13 +
14 +Pour consulter la documentation associée à un champ :
15 +
16 +1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 +1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
18 +
19 +(% class="box infomessage" %)
20 +(((
21 +Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
22 +)))
23 +
24 +[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 +
26 +
27 +[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 +
29 +
30 += Informations sur le champ =
31 +
32 +Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
33 +
34 +(% class="box infomessage" %)
35 +(((
36 +Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
37 +)))
38 +
39 +[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +)))
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 +[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 +
49 +
50 +[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +
52 +
53 += Modèles de saisie rapide =
54 +
55 +Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
56 +
57 +(% class="box infomessage" %)
58 +(((
59 +**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
60 +)))
61 +
62 +== Créer un modèle ==
63 +
64 +1. Ouvrez une grille de saisie
65 +1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
66 +1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
67 +1. Renseignez les champs à pré-remplir
68 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
69 +1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
70 +
71 +Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
72 +
73 +[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +
75 +
76 +[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +
78 +
79 +[[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +)))
81 +
82 +(((
83 +
84 +
85 +[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +== Utiliser ou modifier un modèle ==
89 +
90 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
91 +1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
92 +1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
93 +1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
94 +
95 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +
97 +
98 +[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 +
101 +== Dupliquer un modèle ==
102 +
103 +1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
104 +1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
105 +
106 +[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +
108 +
109 +[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +[[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +
114 +== Supprimer un modèle ==
115 +
116 +1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
117 +1. Cliquez sur l’icône de suppression
118 +
119 +[[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
122 +== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
123 +
124 +Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
125 +Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
126 +
127 +(% class="table-bordered" %)
128 +(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
129 +|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
130 +– Liens photo
131 +– Constat d’état
132 +– Numéros spécifiques
133 +– Données descriptives erronées
134 +|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
135 +Personnalisable
136 +Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
137 +
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
141 +)))
142 +
143 += (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
144 +
145 +L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
146 +
147 +Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
148 +
149 +Comment l'utiliser ?
150 +
151 +1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
152 +1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
153 +1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
154 +1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
155 +
156 +>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
157 +
158 +[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +
160 +
161 +[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +
163 +
164 +L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
165 +
166 +(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
167 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
168 +|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
169 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
170 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
171 +(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
172 +)))
173 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
174 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
175 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
176 +|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
177 +
178 +[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +
180 +
181 += (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
182 +
183 +Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
184 +
185 +Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
186 +
187 +L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
188 +Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
189 +
190 +[[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 +
192 +
193 +== Saisir une date ou une fourchette simple ==
194 +
195 +=== Onglet date ===
196 +
197 +Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
198 +
199 +* Année
200 +* Mois + année
201 +* Jour + mois + année.
202 +
203 +[[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 +
205 +
206 +(% class="box warningmessage" %)
207 +(((
208 +**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
209 +)))
210 +
211 +[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +=== Onglet intervalle de date ===
215 +
216 +Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
217 +
218 +[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +(% class="box warningmessage" %)
222 +(((
223 +**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
224 +)))
225 +
226 +[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +== Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
230 +
231 +Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
232 +
233 +* **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
234 +* **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
235 +
236 +Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
237 +
238 +[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 +
240 +
241 +[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +
243 +
244 +(% class="box warningmessage" %)
245 +(((
246 +**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
247 +)))
248 +
249 +== Complément de datation ==
250 +
251 +Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
252 +
253 +Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
254 +
255 +* //Exactement// (valeur par défaut),
256 +* //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
257 +
258 +>(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
259 +
260 +[[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +== Calendrier républicain ==
264 +
265 +Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
266 +
267 +[[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 +
269 +
270 +(% class="box warningmessage" %)
271 +(((
272 +**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
273 +)))
274 +
275 += Assistant sur les autorités =
276 +
277 +L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
278 +
279 +== Lier une autorité depuis un champ ==
280 +
281 +Pour insérer une autorité dans un champ :
282 +
283 +1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
284 +1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
285 +1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
286 +1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
287 +
288 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
295 +
296 +Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
297 +
298 +(% class="table-bordered" %)
299 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
300 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
301 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
302 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
303 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
304 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
305 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
306 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
307 +|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
308 +
309 +(% class="box infomessage" %)
310 +(((
311 +**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
312 +)))
313 +
314 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +
316 +
317 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 +
319 +
320 +[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 +
322 +
323 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +
325 +
326 += Créer une autorité liée =
327 +
328 +Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
329 +
330 +Étapes de création :
331 +
332 +1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
333 +1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
334 +1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
335 +1. **Cliquez sur Enregistrer.**
336 +1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
337 +
338 +(% class="box infomessage" %)
339 +(((
340 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
341 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
342 +)))
343 +
344 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 +
349 +
350 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +)))
352 +
353 +
354 +
355 +
356 += Ajouter un terme dans une liste =
357 +
358 +Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
359 +
360 +L’ajout est autorisé uniquement si :
361 +
362 +* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
363 +* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
364 +
365 +L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
366 +
367 +(% class="box infomessage" %)
368 +(((
369 +Bonnes pratiques :
370 +
371 +* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
372 +* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
373 +* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
374 +* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
375 +)))
376 +
377 +== Listes déroulantes ==
378 +
379 +1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
380 +Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
381 +1. Dans cette fenêtre :
382 +
383 +* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
384 +* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
385 +
386 +(% start="3" %)
387 +1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 +Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 +
390 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 +
392 +
393 +)))
394 +
395 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +
397 +
398 +(((
399 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
400 +
401 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
402 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
403 +
404 +Procédure :
405 +
406 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
407 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
408 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
409 +
410 +(% class="box infomessage" %)
411 +(((
412 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
413 +)))
414 +
415 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 +
420 +
421 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
422 +
423 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
424 +
425 +Comment faire :
426 +
427 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
428 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
429 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
430 +
431 +(% class="box warningmessage" %)
432 +(((
433 +La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
434 +)))
435 +
436 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +
438 +
439 += Vider un champ contrôlé =
440 +
441 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
442 +
443 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
444 +
445 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
446 +
447 +(% class="box warningmessage" %)
448 +(((
449 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
450 +)))
451 +
452 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 +
454 +
455 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +
457 +== Retirer une valeur spécifique ==
458 +
459 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
460 +
461 +(% class="box infomessage" %)
462 +(((
463 +Bonnes pratiques :
464 +
465 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
466 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
467 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
468 +)))
469 +
470 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +
472 +
473 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 +
475 +
476 +
477 +
478 +
479 +
480 +)))
481 +)))|(% style="width:300px" %)(((
482 +(% class="box" %)
483 +(((
484 +**Sommaire**
485 +
486 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
487 +)))
488 +
489 +(% class="box" %)
490 +(((
491 +**Aller plus loin**
492 +
493 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
494 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
495 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
496 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
497 +)))
498 +
499 +(% class="box" %)
500 +(((
501 +**Icônes principales**
502 +)))
503 +)))
504 +
505 +
506 +
507 +
508 +
509 +
510 +
511 +
512 +
513 +
514 +
515 += =
516 +
517 +
518 += Caractères à ignorer à l'indexation =
519 +
520 +(% class="box infomessage" %)
521 +(((
522 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
523 +)))
524 +
525 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
526 +
527 +[[image:1744266472839-529.png]]
528 +
529 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
530 +
531 +[[image:1744266523925-837.png]]
532 +
533 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
534 +
535 +[[image:1744266561792-928.png]]
536 +
537 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
538 +
539 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
540 +
541 +[[image:1744266635460-134.png]]
542 +
543 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
544 +
545 +[[image:1744266659890-594.png]]
546 +
547 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
548 +
549 +
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