Saisir dans Flora

Version 15.1 par Doriane Bautista le 2025/05/27 14:49

Sommaire

Ouvrir et visualiser une grille de saisie
Types de saisie
- Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers
  - Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers

Ouvrir et visualiser une grille de saisie

Pour saisir des données dans Flora, plusieurs grilles de saisie standards sont disponibles. Ces grilles prennent en compte les spécificités liées aux différents types d'objets référencés, niveaux de description utilisés, etc.

Pour accéder à la grille de saisie, chaque table présente la même fonctionnalité de création :

Après avoir cliqué sur le , l'utilisateur accède à la liste des grilles de saisie disponibles.

Plusieurs grilles de saisie peuvent être proposées, tout dépend du contexte et des droits dont l'utilisateur dispose dans Flora.

Choisir une grille de saisie

Lorsque la liste des grilles de saisie s'affiche, sélectionner la grille à utiliser en cliquant dessus, puis, cliquer sur Valider pour l'ouvrir - ou bien double-cliquer sur la grille de saisie-.

Choix de la grille de saisie beaux-arts pour une notice de bien

Ouverture de la grille de saisie beaux-arts (biens)

Visualiser la grille de saisie

Les grilles de saisie se présentent toutes de la même façon dans leur ensemble, quel que soit le contexte :

En haut à droite, la liste déroulante affiche les regroupements de champs qui ont été définis, pour améliorer le confort de saisie.
La zone centrale est réservée à la saisie.
Dans la partie inférieure, le bouton donne accès à la saisie rapide.

Exemple de grille de saisie Catalogue, monographies

Certaines spécificités sont liées à la norme métier exploitée. Ainsi, dans un contexte de référencement de catalogue bibliographique régi par la normalisation Unimarc, un certain nombre d'outils complémentaires sont présentés lors de la saisie : onglets pour choix d'affichage des libellés/étiquettes, champs composites, ajout/insertion de champs, vue Unimarc (voir paragraphe sur les grilles Unimarc).

Regroupements de champs

Les normes de saisie métier appliquées dans leur intégralité ou adaptées au contexte impliquent des grilles de saisie souvent denses en contenu.

Pour faciliter l'accès aux informations à saisir, la grille est découpée en regroupements de champs - accessibles à partir d'une liste déroulante - et en sections à l'intérieur d'un regroupement.

Afficher un regroupement de champs

Les regroupements de champs sont présentés dans une liste déroulante, à gauche de la grille de saisie. Par défaut, la grille affiche le contenu du premier groupement de champs.

Pour accéder à un autre regroupement de champs, sélectionner le regroupement dans la liste.

Affichage du regroupement de champs "Vedettes matière" pour la notice bibliographique

Afficher la totalité de la grille

La dernière valeur de la liste des regroupements de champs (Grille standard) permet de visualiser la notice dans son intégralité, tous les regroupements de champs sont présentés successivement dans la même grille.

Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque

Fermer/ouvrir une section

A l'intérieur d'un regroupement de champs, les champs peuvent eux-mêmes être regroupés en sections. Elles correspondent à un regroupement logique d'informations structurées. Ces sections sont matérialisés par le bouton qui précède leur libellé et présentées dans un même encadrement : un simple clic sur ferme/développe la section correspondante. Ceci améliore le confort de lisibilité, associé à la saisie.

Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque

Types de saisie

Dans Flora, la saisie des différentes informations est normalisée pour faciliter la saisie et assurer une base de données cohérente et homogène.

Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers

Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.

Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens

Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :

Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie .

Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.