Qu'est-ce qu'une grille de saisie ?

Une grille de saisie est un formulaire structuré, permettant de renseigner les champs d'une notice selon un modèle standardisé.

Flora propose, pour chaque table, plusieurs grilles de saisie standard adaptées aux besoins courants.
Parmi elles, une grille est souvent nommée "complète", bien qu’elle ne présente pas nécessairement l’ensemble des champs existants dans la table concernée.

Cette sélection vise à faciliter la saisie en masquant les champs rarement utilisés.

En complément :

• Les administrateurs fonctionnels peuvent créer et configurer des grilles personnalisées, en fonction des besoins spécifiques d’une institution.
• Des grilles de saisie rapide peuvent également être créées par les utilisateurs, afin de faciliter la saisie en contexte (ex. : formulaire simplifié prérempli pour saisie initiale).

Structure générale d’une grille de saisie

Toutes les grilles de saisie dans Flora partagent une organisation cohérente, pensée pour optimiser la saisie, même si le contenu varie selon les normes documentaires.

Élément de la grille	Description
Zone centrale	Partie principale où les champs sont renseignés
Menu à gauche	Permet de naviguer entre les regroupements de champs
Bouton de saisie rapide (en bas)	Raccourci pour accéder à des fonctions de saisie rapide
En dessous de la zone centrale	Bouton d'enregistrement ou d'abandon de la saisie en cours
Tout en bas	Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, affichage de la structure normalisée de la vue UNIMARC brute
Onglets d'affichage	Dans certaines grilles de saisie soumises à des normes, comme UNIMARC, les onglets permettent de basculer entre libellés lisibles et étiquettes codées

Regroupements de champs

Les grilles sont divisées en regroupements de champs pour alléger la vue et structurer la saisie selon des blocs thématiques (identification, datation, localisation…).

• La liste des regroupements est accessible via un menu située généralement à gauche..
• Vous pouvez naviguer entre regroupements pour remplir les différentes parties de la notice.
• Une option spéciale "Grille standard" permet d’afficher tous les regroupements à la suite, dans une seule vue étendue.

Ces regroupements facilitent la saisie ciblée et permettent une meilleure lisibilité, surtout pour les notices complexes.

Sections internes

À l’intérieur d’un regroupement, les champs peuvent être regroupés en sections logiques répétables ou non, dites aussi blocs (ex. : identification, datation, localisation…).

• Chaque section est encadrée et repliable à l’aide d’un bouton « ouvrir/fermer » .
• Cela permet d’aérer la grille et de se concentrer sur les champs pertinents au fur et à mesure de la saisie.

Exemple dans une grille de saisie de la Bibliothèque

Accéder à une grille de saisie

La saisie d’une notice dans Flora commence toujours par l’ouverture d’une grille de saisie, adaptée au contexte documentaire.

1. Depuis la table concernée (ex. : table des biens), cliquez sur l’icône Créer une notice dans la barre d’outils.
2. Une fenêtre s’ouvre et vous propose une ou plusieurs grilles disponibles.
3. Sélectionnez la grille souhaitée, puis cliquez sur Valider ou double-cliquez pour l’ouvrir.

Le choix de la grille dépend :

• du type de données à saisir (ex. : bien, entrée, document, etc.),
• des standards utilisés (ex. : Unimarc pour les notices bibliographiques),
• de vos droits d’utilisateur.