Gérer les prêts

Version 14.1 par Doriane Bautista le 2025/09/01 09:55

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Dans Flora, un prêt est géré comme un évènement structuré, ce qui permet de planifier toutes les étapes de suivi et de traçabilité des collections lors de leur mise à disposition dans d'autres institutions.

On distingue deux types de prêts :

Les prêts pour exposition, le plus souvent temporaires (3 à 6 mois), organisés autour d’une exposition thématique.
Les prêts ponctuels hors exposition (colloques, séminaires, soirées, présentations exceptionnelles, etc.).

Étapes de gestion des prêts

Bonnes pratiques :

Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
Ne saisissez que les champs réellement utiles pour le suivi administratif ou scientifique.
Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.
N'hésitez pas à exploiter la fonction de modification par lot pour gagner du temps.

Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.

Étape	Description	Fonctionnalités clés	Remarques
1. Créer l’évènement de prêt	Dans la table Évènements, créer une notice de type "Prêt (autres que pour une exposition) ou Prêt (pour exposition dans une autre institution)	Grilles spécifiques :"Prêt (autres que pour une exposition)" ou "Prêt (pour exposition dans une autre institution)" Renseigner au minimum : type, sous-type, titre, organisme de destination, dates (prévisionnelles ou réelles)	La notice Personne de l’organisme de destination doit impérativement contenir l’adresse complète (adresse, code postal, ville et pays) et l’emplacement de dépôt ou de prêt.
2. Associer les biens à l'évènement	Utiliser la recherche multicritère dans les biens, ou un panier préalablement constitué	Option de préfixe d’évènement	Attention : cliquer sur « Annuler » à cette étape annule l’association des biens.
3. Créer les mouvements de sortie et d’entrée	Deux options : Création automatique Création manuelle	La baguette magique crée deux mouvements (1 sortie et 1 entrée) Création manuelle possible pour plusieurs mouvements	La génération automatique n’est possible qu’une seule fois. La création automatique de mouvements lie les biens automatiquement aux mouvements
4. Définir les emplacements d’arrivée des biens	Deux méthodes : Unitaire Par lot .	Modification dans chaque notice bien du mouvement Traitement groupé via la liste de résultats	Par défaut, l’emplacement lié à l’organisme du lieu de destination est proposé. Si absent, l’état « En mouvement » est appliqué.
5. Gérer les états d’avancement	Mise à jour de la localisation temporaire du bien lors de la sortie. + archivage Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage	Mise à jour automatique dans la notice bien Relocalisation historisée Traçabilité dans l’historique de régie	Mouvement de sortie exécuté : État évènement = En cours Bien = localisation temporaire mise à jour. Mouvement d'entrée exécuté : État évènement = Terminé Bien retrouve son emplacement de référence.
6. Éditer la fiche de prêt	Générer le document administratif correspondant.	Édition personnalisée possible via l’éditeur de modèles de publication : PDF structuré et imprimable.	Utilise automatiquement les données saisies (organisme, adresse, biens, dates, destinataires). Vérifier la complétude des notices avant publication.

Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels

Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition « Archéologie en folie » au Musée d’Archéologie nationale, programmée du 10 janvier 2025 au 15 septembre 2025.

Parmi elles :

2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée au cours de l’exposition, vers le mois de mars 2025.
Les 8 autres œuvres resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées à l’issue de l’exposition, en septembre 2025.

Qu'est-ce qu'un prêt pour exposition avec retours partiels ?

Un prêt pour exposition avec retours partiels correspond à un cas où tous les biens ne reviennent pas en même temps au musée :

certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

Comment gérer ce cas dans Flora ?

Dans Flora, un prêt reste géré comme un évènement structuré avec mouvements associés.
Pour gérer les retours partiels :

Créer un évènement de prêt avec tous les biens concernés.
Générer les mouvements de sortie pour l’ensemble des biens envoyés en exposition.
Lors du retour, exécuter uniquement les mouvements relatifs aux biens effectivement restitués.
- Cela permet de mettre à jour leur localisation et leur traçabilité.
Les biens encore en prêt restent rattachés à l’évènement, avec leur mouvement de sortie actif.
Lorsque les derniers biens reviennent, exécuter les mouvements restants pour clôturer le prêt.

De cette manière, un seul évènement de prêt suffit à gérer le dossier, tout en assurant une traçabilité individuelle pour chaque bien.

Étape 1 - Créer l'évènement

Bonnes pratiques :

Champs à renseigner à minima :
- Type : Exposition
- Sous-Type : Prêt
- Organisme de destination
- Dates (prévisionnelles ou réelles)
La notice Personne de l’organisme de destination peut contenir l’adresse complète l’emplacement de dépôt ou de prêt.
Demandez au musée emprunteur de vous transmettre l’affiche numérique de l’exposition ainsi que la référence du catalogue (ISBN/ISSN, titre, auteur(s)/direction, éditeur, année).
Intégrez ces éléments dans la notice d’évènement :
- Affiche → joindre le fichier numérique (champ Photos) ; précisez les droits d’usage de l’affiche (crédit, copyright, licence) et adoptez un nommage de fichier cohérent (ex. Affiche_Expo_ArcheologieEnFolie_MAN_2025.pdf).
- Catalogue → Effectuer une dérivation BnF et archiver (champs bibliographiques de la notice évènement).

Étape 2 - Rattacher les biens à l'évènement

Bonnes pratiques :

Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.

Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier

*Sélection des biens et ajout au panier*

*Refus création automatique de mouvements*

Étape 3 - Créer les mouvements et lier les biens associés

Bonnes pratiques :

Si vous avez plus de deux mouvements à créer, utilisez la création manuelle de mouvements.
Dans le cas contraire, la génération automatique des mouvements peut être utilisée (action possible une seule fois lors de l'ajout des biens à l'évènement, tant qu’aucun mouvement n’a encore été créé).

Ex.Dans ce cas pratique, les trois mouvements ont été créés manuellement. En situation de retours partiels, on retrouve toujours : un mouvement de sortie initial pour l’ensemble des biens prêtés, puis plusieurs mouvements d’entrée correspondant aux retours échelonnés à des dates différentes (2 mouvements de retour dans ce cas pratique).

*Sélection des biens et validation ajout*

*3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)*

Étape 4 - Définir l'emplacement d'arrivée des biens

Bonnes pratiques :

Si vous avez renseigné un emplacement de dépôt dans la notice Personne de l’organisme de destination, cette étape est inutile : l’emplacement d’arrivée des biens est automatiquement repris.

Dans le cas contraire : effectuez les modifications suivantes depuis la notice du mouvement :

Lorsque tous les biens sont envoyés vers un même emplacement, privilégiez la modification en masse des localisations.
Si les biens doivent être répartis sur plusieurs emplacements, utilisez la modification unitaire pour préciser la destination de chacun.

Dans cet exemple, l’emplacement d’arrivée a été automatiquement renseigné à partir de l’emplacement de dépôt saisi dans la notice Personne de l’organisme de destination.
Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la modification unitaire.

*Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté*

Étape 5 - Gérer les états d'avancement des mouvements

Exécuter le mouvement de départ

Après l'exécution du mouvement de sortie :

L’évènement est automatiquement mis à jour et passe à l’état En cours.
Le biens concernés sont automatiquement actualisés :
- La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
- L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

*Valider la fin de la préparation administrative*

*Localisation mise à jour automatiquement dans la notice du bien*

*Historique des mouvements mis à jour automatiquement dans la notice du bien*

Exécuter le mouvement de retour partiel

Après l’exécution du mouvement d’entrée :

Les biens restitués sont automatiquement actualisés :
- la localisation temporaire disparaît,
- l’emplacement de référence redevient la valeur active,
- l’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
L’évènement de prêt reste actif pour le suivi des autres biens, encore exposés au musée partenaire jusqu’à la fin de l’exposition en septembre.

*Localisation temporaire disparue au profit de l'emplacement de référence dans la notice du bien*

*Historique des mouvements mis à jour dans la notice du bien*

Exécuter le mouvement de retour final

Après l’exécution du mouvement d’entrée :

L’évènement est automatiquement mis à jour et passe à l’état Terminé.
Le bien est automatiquement actualisé :
- La localisation temporaire disparaît et l’emplacement de référence redevient la valeur de référence.
- L’historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.

Étape 6 - Éditer la fiche de prêt

Bonnes pratiques :

Pensez à vérifier que toutes les notices (évènement, personne, biens) sont bien complètes avant de lancer la publication.

La création et la modification de modèles de publication personnalisés est réservée aux administrateurs. Pour découvrir comment procéder, rendez-vous dans la rubrique Aller plus loin.