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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -12,82 +12,18 @@
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Les prêts pour exposition dans une autre institution =
	15	+= Étapes de gestion des prêts =
16	16
17		-== Le rôle de Flora ==
	17	+(% class="box successmessage" %)
	18	+(((
	19	+**Bonnes pratiques : **
18	18
19		-Les prêts pour exposition dans une autre institution correspondent à la** mise à disposition temporaire d’œuvres auprès d’un partenaire extérieur** (musée, galerie, centre culturel, etc.).
20		-Les biens prêtés restent la propriété du musée déposant, mais quittent physiquement ses réserves. Leur gestion suppose donc un **haut niveau de traçabilité et de suivi administratif.**
	21	+* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
	22	+* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
	23	+* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
	24	+* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
	25	+)))
21	21
22		-Flora facilite cette gestion grâce à plusieurs fonctionnalités :
23		-
24		-* **Planification et enregistrement des mouvements** : chaque sortie et retour est tracé automatiquement, avec mise à jour des localisations.
25		-* **Cadre administratif documenté** : la notice de l’évènement regroupe les informations essentielles (dates, partenaires, responsables, conditions du prêt, assurances).
26		-* **Lien avec les notices des biens** : les objets prêtés apparaissent comme rattachés à l’évènement, garantissant un suivi cohérent.
27		-
28		-Cela permet au musée de disposer d’un **dossier complet et centralisé pour chaque prêt sortant**, incluant les aspects logistiques, scientifiques et réglementaires.
29		-
30		-== Une grille de saisie spécifique ==
31		-
32		-Pour les **prêts destinés à une exposition externe**, Flora met à disposition une **grille de saisie spécifique** intitulée **//Prêts (pour exposition dans une autre institution)//**.
33		-Cette grille permet de centraliser l’ensemble des informations nécessaires au suivi administratif et logistique du prêt.
34		-
35		-Cette grille comprend une série de **champs spécifiques** qui facilitent la gestion opérationnelle du prêt :
36		-
37		-|=**Nom du champ**|=**Utilisation**
38		-|**Commission**|Nom de la commission éventuellement saisie pour valider le prêt. Permet de faire un lien avec un autre évènement sur Flora.
39		-|**Précisions sur la commission**|Commentaires complémentaires concernant la commission saisie.
40		-|**Organisme responsable**|Indique l’institution qui assume la responsabilité administrative.
41		-il est important de ne pas confondre **Organisme responsable** (qui pilote le prêt et en assume la responsabilité) avec **l’Organisme du lieu de destination** (qui accueille matériellement les œuvres).
42		-|**Date d’alerte**|Permet de fixer une alerte pour anticiper une échéance importante (retour, assurance, contrôle).
43		-|**Date de demande de restauration**|Date à laquelle une éventuelle restauration préalable au prêt a été demandée.
44		-|**Présentation**|Type de présentation prévue.
45		-|**Date de présentation prévue**|Date initialement planifiée pour la présentation.
46		-|**Date de présentation réelle**|Date effective de la présentation.
47		-|**DASTN – date d’envoi**|Date d’envoi de la demande d’autorisation de sortie du territoire national.
48		-|**DASTN – du / au**|Période couverte par l’autorisation de sortie.
49		-|**DASTN – date accord**|Date de l’accord officiel.
50		-|**DASTN – n° autorisation**|Numéro officiel de l’autorisation accordée.
51		-|**DASTN – remarque**|Informations complémentaires relatives à l’autorisation.
52		-|**Date de procuration en douane**|Date de délivrance de la procuration nécessaire aux formalités douanières.
53		-|**Transporteur**|Nom du transporteur en charge du déplacement des œuvres.
54		-|**Type de transporteur**|Catégorie de transporteur (spécialisé, interne, autre).
55		-|**Certificat**|Référence du certificat associé au transport.
56		-|**Organisme (transport)**|Nom de l’organisme émetteur du certificat ou impliqué dans le transport.
57		-|**Date demande du CA**|Date de la demande de certificat d’assurance (CA).
58		-|**Date réception du CA**|Date de réception du certificat d’assurance.
59		-|**Remarque transport**|Informations complémentaires relatives au transport.
60		-|**Facility report – date de la demande**|Date de la demande du facility report auprès de l’organisme d’accueil.
61		-|**Facility report – date de réception**|Date de réception du facility report.
62		-
63		-En plus des champs spécifiques à la grille, certaines rubriques générales de Flora peuvent être mobilisées pour enrichir le suivi du prêt. Ces champs ne sont pas obligatoires ni propres à cette grille, mais leur usage apporte une réelle valeur ajoutée :
64		-
65		-* **Contact et fonction** : permet d’indiquer précisément la personne de référence au sein de l’institution partenaire (conservateur, régisseur, chargé de mission). Utile pour conserver une trace des interlocuteurs et faciliter les échanges lors de la préparation et du suivi du prêt.
66		-* **Bibliographie** : permet de référencer un catalogue d’exposition, un article ou une publication associée au prêt. Cela contribue à documenter la valorisation scientifique et culturelle des biens prêtés.
67		-* **Documents ou unités d’archives** : selon les pratiques de l’institution, cette rubrique peut être utilisée pour rattacher directement les pièces contractuelles et administratives au prêt (contrat de prêt, facility report, attestations d’assurance, correspondances).
68		-
69		-En renseignant ces champs complémentaires, le musée construit un dossier numérique complet qui associe à la fois les **données administratives, scientifiques et documentaires** du prêt. Cela garantit une **traçabilité optimale** et un **historique exploitable à long terme**.
70		-
71		-= Les prêts autres que pour une exposition =
72		-
73		-Les prêts autres que pour une exposition concernent** la mise à disposition ponctuelle d’œuvres pour des contextes différents d’une exposition formelle,** par exemple :
74		-
75		-* colloques ou séminaires,
76		-* soirées événementielles,
77		-* présentations exceptionnelles (inauguration, visite ministérielle, conférence).
78		-
79		-Leur vocation est événementielle et de courte durée : ils contribuent à la médiation, à la communication ou à la valorisation symbolique des collections, sans impliquer la mise en place d’un dispositif muséographique complet.
80		-
81		-Flora permet de gérer ces prêts hors exposition en offrant :
82		-
83		-* **Un suivi logistique identique** à celui des autres prêts (création d’évènement, mouvements de sortie et de retour, mise à jour automatique des emplacements),
84		-* **Une documentation adaptée** : possibilité d’ajouter des informations spécifiques à l’évènement (public attendu, type d’intervention, contraintes de sécurité).
85		-* **Une traçabilité historique** : chaque bien garde en mémoire l’ensemble des prêts dont il a fait l’objet, y compris ces usages ponctuels hors exposition.
86		-
87		-Ainsi, Flora garantit la cohérence du suivi, qu’il s’agisse d’un prêt pour une exposition internationale ou d’une présentation exceptionnelle lors d’un colloque ou d’une soirée.
88		-
89		-= Étapes de gestion des prêts =
90		-
91	91	Le tableau ci-dessous présente les principales étapes de gestion d'un prêt, en détaillant pour chacune la description, les fonctionnalités clés et les points de vigilance associés.
92	92
93	93	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Étape**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Description**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonctionnalités clés**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Remarques**
...	...	@@ -135,6 +135,7 @@
135	135	* Retour dans l'emplacement de référence lors de l'entrée. + archivage
136	136	)))|(((
137	137	* Mise à jour automatique dans la notice bien
	74	+* Relocalisation historisée
138	138	* Traçabilité dans l’historique de régie
139	139	)))|(((
140	140	Mouvement de sortie exécuté :
...	...	@@ -153,16 +153,6 @@
153	153	Vérifier la complétude des notices avant publication.
154	154	)))
155	155
156		-(% class="box successmessage" %)
157		-(((
158		-**Bonnes pratiques : **
159		-
160		-* Les dates de début et de fin dans l’évènement, ainsi que celles des mouvements, peuvent être ajustées à tout moment pour refléter la réalité du terrain.
161		-* Ne saisissez que les **champs réellement utiles** pour le suivi administratif ou scientifique.
162		-* **Renseignez correctement les notices Personnes et Emplacements pour bénéficier des automatisations de Flora.**
163		-* N'hésitez pas à exploiter la fonction de **modification par lot **pour gagner du temps.
164		-)))
165		-
166	166	= Cas pratique : prêt pour exposition externe avec retours partiels =
167	167
168	168	Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**.
...	...	@@ -238,7 +238,7 @@
238	238	**Bonnes pratiques : **
239	239
240	240	* Lorsque le nombre d’œuvres à traiter est important, privilégiez l’utilisation d’un panier pour lier les biens à l’évènement.
241		-* En revanche, pour un ajout ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
	168	+* En revanche, pour un traitement ponctuel d’une ou deux œuvres, l’ajout via la recherche multicritères (par numéro d’inventaire, par exemple) reste plus rapide et adapté.
242	242	)))
243	243
244	244	>(% class="small" %)Ex. Dans ce cas pratique, les biens ont été ajoutés via un panier
...	...	@@ -306,7 +306,7 @@
306	306	)))
307	307
308	308	>(% class="small" %)Dans cet exemple, l’**emplacement d’arrivée** a été automatiquement renseigné à partir de l’**emplacement de dépôt** saisi dans la notice **Personne** de l’organisme de destination.
309		->(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification par lot**.
	236	+>(% class="small" %)Si cela n’avait pas été le cas, il aurait été possible de préciser en lot la destination en utilisant la **modification unitaire**.
310	310
311	311	[[//Emplacement d'arrivée automatiquement implémenté//>>image:1756711987907-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312	312
...	...	@@ -321,7 +321,7 @@
321	321
322	322	* L’**évènement** est automatiquement mis à jour et passe à l’état **En cours**.
323	323	* (((
324		-Les **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
	251	+Le **biens concernés sont** automatiquement actualisés :
325	325
326	326	* La localisation temporaire apparait et indique que le bien est en mouvement.
327	327	* L'historique des mouvements de régie est mis à jour en conséquence.
...	...	@@ -445,11 +445,11 @@
445	445	(((
446	446	**Aller plus loin**
447	447
448		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
449		-* [[Saisir un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
450		-* [[Planifier les mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
451		-* [[Gérer les expositions itinérantes >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les expositions itinérantes.WebHome||target="_blank"]]
452		-* [[Utiliser l'export GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome||target="_blank"]]
	375	+* Gérer les évènements
	376	+* Saisir un évènement
	377	+* Planifier les mouvements
	378	+* Gérer les expositions itinérantes
	379	+* Utiliser l'export GAM3
453	453	)))
454	454
455	455	(% class="box" %)