Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un mouvement
	1	+Planifier et suivre les mouvements associés

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,145 +1,111 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2	2
3		-(% style="height:78px; width:1552px" %)
	3	+(% style="height:78px; width:1357px" %)
4	4	|(% style="width:840px" %)(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
7		-La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8		-
9		-Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
10		-
11		-Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
	7	+
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Valider les étapes d'un mouvement =
	11	+= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16	16
17		-La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
	13	+La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
18	18
19		-== Comprendre les états d’avancement ==
	15	+Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
20	20
21		-* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22		-* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
	17	+Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
23	23
24		-[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	19	+En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
25	25
26		-== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
	21	+== Cas d'usage ==
27	27
28		-Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
	23	+>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
29	29
30		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
31		-|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
32		-|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
33		-
34		-(% class="box successmessage" %)
35	35	(((
36		-Bonne pratique :
	26	+>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
37	37
38		-* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
39		-* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
40		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
41		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
42		-)))
	28	+>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
43	43
44		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	30	+>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
45	45
	32	+>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
46	46
47		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	34	+>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
	35	+)))
48	48
49		-
50		-[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51		-
52		-= Corriger une erreur =
53		-
54		-Si un mouvement a été exécuté par erreur :
55		-
56		-1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
57		-1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
58		-1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
59		-
60		-== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
61		-
62		-[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63		-
64		-
65		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66		-
67		-
68	68	(% class="box successmessage" %)
69	69	(((
70		-Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
	39	+Bonnes pratiques :
71	71
72		-[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41	+* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
	42	+)))
73	73
	44	+= Comment créer un mouvement ? =
74	74
75		-[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
76	76
	48	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Option**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
	49	+|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
	50	+|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
77	77
78		-[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	52	+== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
79	79
80		-
	54	+(% class="box warningmessage" %)
	55	+(((
	56	+Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
81	81	)))
82	82
83		-== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
	59	+Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose alors la création automatique des mouvements de départ et de retour.
84	84
85		-[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+=== Création immédiate des mouvements ===
86	86
	63	+Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez avec **Créer**. Les mouvements sont alors générés automatiquement et les biens correspondants y sont rattachés.
87	87
88		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	65	+[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90	90
91		-[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	68	+=== Création différée des mouvements ===
92	92
	70	+Pour différer l’opération, cliquez sur **Annuler**. Vous pourrez ensuite lancer la création automatique des mouvements ultérieurement, directement depuis l'onglet mouvements. Les mouvements seront alors créé et les biens associés.
93	93
94		-= Effets de l'exécution sur les biens =
	72	+[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95	95
96		-Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
97	97
98		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
99		-|**Sortie**|(((
100		-Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
101	101
102		-[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103		-)))
104		-|**Entrée**|(((
105		-La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
	76	+== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
106	106
107		-[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108		-)))
109		-|**Transfert**|(((
110		-L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
111	111
112		-[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113		-)))
114	114
115		-== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
	80	+= Choisir une grille de saisie =
116	116
117		-Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
118	118
119		-[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83	+= Renseigner et enregistrer la notice =
120	120
	85	+= Lier des biens au mouvement =
121	121
122		-= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
	87	+== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
123	123
124		-Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
125		-Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.
	89	+La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
126	126
127		-[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
128	128
	93	+Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
129	129
130		-= Retrouver tous les mouvements =
	95	+L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
131	131
132		-Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	97	+== Lien automatique ==
133	133
134		-Pour y accéder :
	99	+== Lier manuellement des biens au mouvement ==
135	135
136		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
137		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
138		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	101	+= Gérer les biens liés au mouvement =
139	139
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