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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
Depuis la version 93.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:12
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un mouvement
1 +Exécuter et suivre les mouvements
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -4,90 +4,81 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
7 +La validation d’un mouvement marque les étapes successives de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8 8  
9 -Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
9 +Dans Flora, elle permet :
10 10  
11 -Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
11 +* de suivre l’avancement logistique,
12 +* de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles (localisations, historiques des biens, états des évènements),
13 +* de garantir une traçabilité complète et une cohérence documentaire tout au long du processus.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 15  = Valider les étapes d'un mouvement =
16 16  
17 -La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
19 +La validation d’un mouvement enregistre sa préparation, son exécution et leurs effets sur les biens concernés.
18 18  
19 -== Comprendre les états d’avancement ==
21 +Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
20 20  
21 -* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22 -* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
23 +== Stade initial ==
23 23  
25 +* À la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
26 +* Les biens associés apparaissent comme **Prêts pour exécution**.
27 +
24 24  [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 25  
26 -== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
30 +== Valider la préparation ==
27 27  
28 -Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
32 +Cette étape intermédiaire marque la fin de la préparation administrative et logistique.
29 29  
30 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
31 -|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
32 -|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
34 +Elle permet de :
33 33  
34 -(% class="box successmessage" %)
35 -(((
36 -Bonne pratique :
36 +* **Tracer un jalon clair** entre la préparation et l’exécution.
37 +* **Assurer une validation interne** : le régisseur ou le responsable scientifique peut vérifier que toutes les informations (dates, transporteur, assurances, constats d’état…) sont complètes.
38 +* **Préparer la logistique** : édition anticipée des bordereaux et documents associés.
39 +* **Collaborer efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (préparation par un agent, validation par un responsable).
40 +* **Prouver la conformité** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut justifier que la préparation a été validée avant l’exécution.
37 37  
38 -* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
39 -* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
40 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
41 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
42 -)))
42 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 43  
44 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +== Exécuter le mouvement ==
45 45  
46 +L’exécution marque le passage du prévisionnel au réel.
46 46  
47 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 +Elle entraîne :
48 48  
50 +* **Validation du déplacement effectif**.
51 +* **Mise à jour automatique des localisations** des biens concerné : es objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
52 +* **Traçabilité complète** : enrichissement de l’historique du bien.
53 +* **Verrouillage administratif** : certaines informations ne sont plus modifiables.
54 +* (((
55 +**Mise à jour de l’évènement** :
49 49  
50 -[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 -
52 -= Corriger une erreur =
53 -
54 -Si un mouvement a été exécuté par erreur :
55 -
56 -1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
57 -1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
58 -1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
59 -
60 -(% class="box successmessage" %)
61 -(((
62 -Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
57 +* lors d’une **sortie** → l’évènement passe à l’état //En cours//,
58 +* lors d’une **entrée** → l’évènement passe à l’état //Terminé//.
63 63  )))
64 64  
65 -[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
63 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
66 += Impact de l’exécution sur les biens =
70 70  
71 -[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +== Mise à jour des localisations ==
72 72  
70 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.**
73 73  
74 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
75 75  
76 -
77 -[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 -
79 -= Effets de l'exécution sur les biens =
80 -
81 -Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
82 -
83 83  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
84 84  |**Sortie**|(((
85 -Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
76 +Ajout d’une **localisation temporaire **et** indication du mouvement en cours.**
86 86  
87 87  [[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  )))
89 89  |**Entrée**|(((
90 -La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
81 +La **localisation temporaire **et **le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
91 91  
92 92  [[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  )))
... ... @@ -97,35 +97,65 @@
97 97  [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  )))
99 99  
100 -== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
91 +== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
101 101  
102 -Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
93 +Les mouvements, regroupés par type et classés du plus récent au plus ancien, sont visibles dans chaque notice de bien :
103 103  
104 -[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +* **En attente d’exécution** : mouvements prévus, encore actifs.
96 +* **Exécutés** : archivés dans l’historique.
105 105  
106 106  
107 -= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
108 108  
109 -Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
110 -Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.
100 +[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 += Suivre les mouvements =
113 113  
104 +== Rechercher des mouvements ==
114 114  
115 -= Retrouver tous les mouvements =
106 +La recherche permet d’identifier une opération spécifique ou de contrôler l’avancement logistique.
107 +Elle donne accès aux informations saisies dans la notice de mouvement (dates, emplacements, transporteurs, assurances, constats, documents).
116 116  
117 -Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
109 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
118 118  
119 -Pour y accéder :
111 +Pour y accéder
120 120  
121 121  1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
122 122  1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
123 123  1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
124 124  
125 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
119 +== Rechercher des biens liés au mouvement ==
127 127  
128 -
121 +Cette recherche permet de retrouver un objet associé à un déplacement et de consulter toutes ses informations logistiques (emplacements, constat, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires).
122 +
123 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
124 +
125 +Pour y accéder
126 +
127 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
128 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
129 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
130 +
131 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +
133 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
134 +
135 +Le tableau de bord centralise :
136 +
137 +* **Les mouvements** : état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée).
138 +* **Les biens** : suivi chiffré (nombre d’objets en attente ou déjà traités).
139 +
140 +Cet outil permet de :
141 +
142 +* piloter globalement un évènement,
143 +* anticiper les échéances,
144 +* vérifier la cohérence entre biens et mouvements,
145 +* s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
146 +
147 + 
148 +
149 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  )))
130 130  )))|(% style="width:300px" %)(((
131 131  (% class="box" %)
... ... @@ -139,15 +139,20 @@
139 139  (((
140 140  **Aller plus loin**
141 141  
142 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
143 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
144 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
145 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
163 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
164 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
165 +* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
146 146  )))
147 147  
148 148  (% class="box" %)
149 149  (((
150 150  **Icônes principales**
171 +
172 +* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
173 +
174 +
175 +
176 +* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
151 151  )))
152 152  )))
153 153  
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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1756369211082-512.png
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1756369221529-523.png
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