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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
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sur 2025/09/05 10:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un mouvement
1 +Suivre et valider un mouvement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -4,21 +4,19 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
7 +La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8 8  
9 -Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
9 +Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
10 10  
11 -Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
11 +Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -
16 -
17 17  = Valider les étapes d'un mouvement =
18 18  
19 19  La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
20 20  
21 -== Comprendre les états d’avancement ==
19 +== Stade initial ==
22 22  
23 23  * Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
24 24  * Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
... ... @@ -25,61 +25,43 @@
25 25  
26 26  [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 -== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
26 +== Valider la préparation ==
29 29  
30 -Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
28 +Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
31 31  
32 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
33 -|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
34 -|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
30 +Concrètement, ça peut servir à :
35 35  
36 -(% class="box successmessage" %)
37 -(((
38 -Bonne pratique :
32 +* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
33 +* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
34 +* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
35 +* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
36 +* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
39 39  
40 -* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
41 -* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
42 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
43 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
44 -)))
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +== Exécuter le mouvement ==
47 47  
42 +**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
48 48  
49 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +Il permet de :
50 50  
46 +* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
47 +* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
48 +* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
49 +* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
50 +* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 
51 +** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
52 +** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
51 51  
54 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +
52 52  [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -== Corriger une erreur ==
55 55  
56 -Si un mouvement a été exécuté par erreur :
59 += Impact de l’exécution sur les biens =
57 57  
58 -1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
59 -1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
60 -1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
61 +== Mise à jour des localisations ==
61 61  
62 -(% class="box successmessage" %)
63 -(((
64 -Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
65 -)))
66 -
67 -[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 -
69 -
70 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 -
72 -
73 -[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 -
75 -
76 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 -
78 -
79 -[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -== Effets de l'exécution sur les biens ==
82 -
83 83  Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
84 84  
85 85  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
... ... @@ -99,17 +99,21 @@
99 99  [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  )))
101 101  
102 -=== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ===
82 +== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
103 103  
104 104  Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
105 105  
106 106  [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
88 += Suivre les mouvements =
108 108  
109 -= Retrouver tous les mouvements =
110 110  
111 -Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
91 +== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
112 112  
93 +La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
94 +
95 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
96 +
113 113  Pour y accéder :
114 114  
115 115  1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
... ... @@ -116,10 +116,31 @@
116 116  1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
117 117  1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
118 118  
119 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
105 +== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
121 121  
122 -
107 +La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
108 +
109 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
110 +
111 +Pour y accéder : …
112 +
113 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
114 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
115 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
116 +
117 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +
119 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
120 +
121 +Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
122 +
123 +Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
124 +
125 +Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
126 +
127 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  )))
124 124  )))|(% style="width:300px" %)(((
125 125  (% class="box" %)
... ... @@ -133,20 +133,8 @@
133 133  (((
134 134  **Aller plus loin**
135 135  
136 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
137 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
138 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
139 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
140 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
141 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
142 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
143 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
144 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
145 -
146 -
147 -
148 -* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]
149 -* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
150 150  )))
151 151  
152 152  (% class="box" %)
... ... @@ -153,15 +153,11 @@
153 153  (((
154 154  **Icônes principales**
155 155  
156 -* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement
157 -
158 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
159 -
160 -* [[image:1756305101226-657.png||height="33" width="32"]] Accepter le bien associé 
161 -
162 -* [[image:1756305026933-105.png||height="32" width="28"]] Supprimer le bien associé 
163 -
164 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
149 +* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
150 +
151 +
152 +
153 +* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
165 165  )))
166 166  )))
167 167  
1756368631850-764.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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