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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 10:12
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 10:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Planifier et suivre les mouvements associés
1 +Suivre et valider un mouvement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,446 +1,137 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 -(% style="height:78px; width:1357px" %)
3 +(% style="height:78px; width:1552px" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -
8 -)))
7 +La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
9 9  
10 -(((
11 -= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
9 +Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
12 12  
13 -La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14 -
15 -Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16 -
17 -Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
18 -
19 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 -|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23 -
24 -Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
25 -
26 -En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
27 -
28 -== Cas d'usage ==
29 -
30 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
31 -
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
34 -
35 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
36 -
37 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
38 -
39 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
40 -
41 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
11 +Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -Bonnes pratiques :
15 += Valider les étapes d'un mouvement =
47 47  
48 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49 -)))
17 +La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
50 50  
51 -= Comment créer un mouvement ? =
19 +== Stade initial ==
52 52  
53 -Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
21 +* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22 +* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
54 54  
55 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
56 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
57 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
24 +[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
26 +== Valider la préparation ==
60 60  
61 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
28 +Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
62 62  
63 -(% class="box warningmessage" %)
64 -(((
65 -Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
66 -)))
30 +Concrètement, ça peut servir à :
67 67  
68 -Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
32 +* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
33 +* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
34 +* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
35 +* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
36 +* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
69 69  
70 -=== Création immédiate des mouvements ===
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
40 +== Exécuter le mouvement ==
73 73  
74 -[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
75 75  
44 +Il permet de :
76 76  
77 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
47 +* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
48 +* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
49 +* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
50 +* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 
51 +** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
52 +** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
78 78  
54 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 -=== Création différée des mouvements ===
56 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
83 -Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
84 84  
85 -[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 += Impact de l’exécution sur les biens =
86 86  
61 +== Mise à jour des localisations ==
87 87  
88 -[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
89 89  
65 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
66 +|**Sortie**|(((
67 +Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
90 90  
91 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 -
93 -
94 -== Créer un mouvement manuellement ==
95 -
96 -Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
97 -
98 -[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -= Choisir une grille de saisie =
101 -
102 -(% class="box warningmessage" %)
103 -(((
104 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
69 +[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  )))
71 +|**Entrée**|(((
72 +La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
106 106  
107 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
108 -
109 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
113 -
114 -= Renseigner et enregistrer la notice =
115 -
116 -(% class="box warningmessage" %)
117 -(((
118 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
74 +[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  )))
76 +|**Transfert**|(((
77 +L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
120 120  
121 -Une fois la grille de saisie ouverte,
122 -
123 -1. **Remplir les champs** de la grille
124 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 -1. **Enregistrer la notice. **
126 -
127 -[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 -
129 -
130 -= Lier des biens au mouvement =
131 -
132 -== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
133 -
134 -La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
135 -
136 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
137 -
138 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
139 -
140 -L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
141 -
142 -== Comment lier des biens au mouvement ? ==
143 -
144 -(% class="box warningmessage" %)
145 -(((
146 -Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
79 +[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  )))
148 148  
149 -=== Ajouter des biens ===
82 +== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
150 150  
151 -1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
152 -1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
153 -1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
154 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
84 +Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
155 155  
156 -[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
88 += Suivre les mouvements =
158 158  
159 -[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
91 +== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
161 161  
162 -[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
163 163  
95 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
164 164  
165 -=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
97 +Pour y accéder :
166 166  
167 -(% class="box warningmessage" %)
168 -(((
169 -Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.
170 -)))
99 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
100 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
101 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
171 171  
172 -[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
105 +== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
174 174  
175 -[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
176 176  
109 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
177 177  
178 -= Gérer les biens liés aux mouvements =
111 +Pour y accéder : …
179 179  
180 -Il est possible d’agir sur les notices des biens liés au mouvement pour compléter les informations, ajuster les emplacements et assurer le suivi logistique. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour accompagner ces opérations.
181 -
182 -== Alerte sur les informations manquantes ==
183 -
184 -Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.
185 -Ces vérifications portent notamment sur :
186 -
187 -* la saisie des **constats d’état**,
188 -* les **valeurs d’assurance**.
189 -
190 -Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.
191 -
192 -(% class="box infomessage" %)
193 -(((
194 -Si certaines informations sont manquantes, il est nécessaire de les compléter avant de poursuivre.
195 -Pour plus de détails sur la saisie des constats et des valeurs d’assurance, **voir la rubrique Aller plus loin**.
196 -)))
197 -
198 -[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 -
200 -
201 -== Fonctionnalités associées aux biens liés ==
202 -
203 -Dans la **barre d’outils** et dans la **liste des biens liés**, plusieurs fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’intervenir directement sur les biens associés au mouvement.
204 -
205 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés au mouvement//>>image:1756281676069-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 -
207 -
208 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:135px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:212px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:532px" %)**Utilité**
209 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280934458-114.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:532px" %)Afficher les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de : modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.
210 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756281356807-415.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="28" width="37"]]|(% style="width:212px" %)Export Horus|(% style="width:532px" %)Générer un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires, puis réimporter les résultats dans Flora pour mise à jour automatique. **Voir la rubrique Aller plus loin**.
211 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280950320-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Ouvrir la notice du bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Accéder directement à la notice du bien rattaché à l’événement, pour la consulter ou la compléter.
212 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280898498-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Refuser le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((
213 -Marquer le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.
214 -
215 -⚠️ Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.
216 -)))
217 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280906154-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Accepter le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((
218 -Réintégrer un bien précédemment refusé.
219 -
220 -✅ Réintégration automatique si le bien est **accepté dans l’événement**.
221 -)))
222 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280916199-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Supprimer le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Supprimer le lien entre le bien et le mouvement. Aucune trace n’est archivée.
223 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280924074-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Modifier le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.
224 -
225 -== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
226 -
227 -Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
228 -
229 -Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
230 -
231 -* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
232 -* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
233 -
234 -(% class="box warningmessage" %)
235 -(((
236 -Attention :
237 -
238 -* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
239 -* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
240 -)))
241 -
242 -(% class="box successmessage" %)
243 -(((
244 -Bonne pratique :
245 -
246 -* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
247 -)))
248 -
249 -=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
250 -
251 -**Processus pas à pas**
252 -
253 -1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
254 -1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
255 -1. Enregistrez les modifications.
256 -
257 -**Résultats du traitement**
258 -
259 -* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
260 -* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
261 -* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
262 -
263 -[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 -
265 -
266 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 -=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
279 -
280 -**Processus pas à pas**
281 -
282 -1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
283 -1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
284 -1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
285 -1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
286 -1. Validez pour lancer le traitement.
287 -
288 -**Résultats du traitement**
289 -
290 -* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
291 -* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
292 -* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
293 -
294 -[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 -
296 -
297 -[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 -
299 -
300 -[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 -
302 -
303 -[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 -
305 -
306 -[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 -
308 -
309 -[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 -
311 -
312 -[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 -
314 -
315 -=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
316 -
317 -Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
318 -
319 -**Résultats du traitement**
320 -
321 -* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
322 -* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
323 -* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
324 -
325 -(% class="box warningmessage" %)
326 -(((
327 -Attention :
328 -
329 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
330 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
331 -)))
332 -
333 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 -
335 -
336 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 -
338 -
339 -[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 -
341 -
342 -== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
343 -
344 -Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
345 -
346 -Pour y accéder :
347 -
348 348  1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
349 349  1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
350 350  1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
351 351  
352 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 353  
119 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
354 354  
355 -= Consulter et gérer les mouvements =
121 +Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
356 356  
357 -Une fois les mouvements créés, il est possible non seulement de circuler entre les notices de mouvements et d’événements, mais aussi de gérer les informations associées (biens, colis, matériels, exports). Flora propose plusieurs fonctionnalités intégrées pour faciliter ces actions.
123 +Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
358 358  
359 -== Retourner sur la notice d'un évènement ==
125 +Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
360 360  
361 -Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
362 -
363 -[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 -
365 -
366 -== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==
367 -
368 -Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
369 -
370 -(% class="box infomessage" %)
371 -(((
372 -C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**
127 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  )))
374 -
375 -(% class="box successmessage" %)
376 -(((
377 -Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il apparaît avec la mention **Refusé **dans la **liste des biens liés au mouvement**.
378 -)))
379 -
380 -[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement avec un bien refusé//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 -
382 -
383 -== Exporter les listes de colisage ==
384 -
385 -Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
386 -
387 -* les **œuvres** ;
388 -* les **colis liés aux œuvres** ;
389 -* les **matériels liés aux œuvres** ;
390 -* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
391 -
392 -Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
393 -
394 -(% class="box successmessage" %)
395 -(((
396 -Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
397 -)))
398 -
399 -[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400 -
401 -
402 -[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
403 -
404 -== Ouvrir une notice de mouvement ==
405 -
406 -Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
407 -
408 -(% class="box successmessage" %)
409 -(((
410 -Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il est automatiquement **suspendu dans les mouvements**.
411 -)))
412 -
413 -[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 -
415 -
416 -[[//Ouverture de la notice de mouvement avec un bien suspendu//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 -
418 -
419 -= Valider les étapes d'un mouvement =
420 -
421 -= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
422 -
423 -= Retrouver tous les mouvements =
424 -
425 -Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
426 -
427 -Pour y accéder :
428 -
429 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
430 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
431 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
432 -
433 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 -
435 -
436 -
437 -)))
438 438  )))|(% style="width:300px" %)(((
439 439  (% class="box" %)
440 440  (((
441 441  **Sommaire**
442 442  
443 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
134 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
444 444  )))
445 445  
446 446  (% class="box" %)
... ... @@ -447,23 +447,19 @@
447 447  (((
448 448  **Aller plus loin**
449 449  
450 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
451 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
452 -
453 -
454 -
455 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
456 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
457 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
458 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
459 -* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
460 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
461 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
462 462  )))
463 463  
464 464  (% class="box" %)
465 465  (((
466 466  **Icônes principales**
148 +
149 +* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
150 +
151 +
152 +
153 +* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
467 467  )))
468 468  )))
469 469  
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