Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Planifier et suivrelesmouvements associés1 +Valider et suivre un mouvement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,183 +1,130 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 5.27et ultérieures**1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - 7 +La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport. 8 + 9 +Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements. 10 + 11 +Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= A quoiserventles mouvementsdans Flora ?=15 += Valider les étapes d'un mouvement = 12 12 13 -La **tabledesmouvements**est un outil centraldelarégie. Elle assurelesuivilogistique,à la fois**physique** et **documentaire**,detouslesdéplacementsde biens.Chaqueopérationestplanifiée,exécutéeettracée,garantissantunetraçabilitécomplète.17 +La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** 14 14 15 - Unmouvement regroupe des informationsessentielles : **dates prévueset ajustées, emplacementsde départet d’arrivée,transporteur,commentaires, ainsi que les étatsde préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacementset l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).19 +== Comprendre les états d’avancement == 16 16 17 -Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : 21 +* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. 22 +* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. 18 18 19 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 20 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 21 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 22 -|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. 24 +[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 23 23 24 - Chaquemouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquelviennent s’associer**lesbiens concernés**, garantissantainsi une**continuitédocumentaire**etun **suivi logistiquecohérent**.26 +== Valider la préparation et exécuter le mouvement == 25 25 26 - En pratique,latable offre plusieurs avantagesmajeurs: elle garantitune **traçabilitécomplète** de touslesdéplacements, automatisela mise à jour des **localisationstemporaires**,etfacilitela **planification**grâceà l’édition desdocumentsnécessaires(fiche, bordereau, etc.). Elleconstitueainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation,précision et fiabilité dans la gestion des collections.28 +Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement : 27 27 28 -== Cas d'usage == 30 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage** 31 +|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.** 32 +|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.** 29 29 30 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 31 - 34 +(% class="box successmessage" %) 32 32 ((( 33 - >(% class="small" %)Définir unedate de départ/entrée, un transporteur, desrotationsd’œuvres36 +Bonne pratique : 34 34 35 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 36 - 37 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 38 - 39 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants 40 - 41 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 38 +* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination. 39 +* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**. 40 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 41 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="box successmessage" %) 45 -((( 46 -Bonnes pratiques : 44 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 47 47 48 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 49 -))) 50 50 51 - = Comment créerunmouvement?=47 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 52 52 53 -Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : 54 54 55 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 56 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 57 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 50 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 58 58 59 -= =Créerautomatiquementles mouvements dedépartet deretour ==52 += Corriger une erreur = 60 60 61 - (%class="marksmall" %)**Version4.5.33et ultérieures**54 +Si un mouvement a été exécuté par erreur : 62 62 63 -(% class="box warningmessage" %) 56 +1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.** 57 +1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état. 58 +1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent. 59 + 60 +(% class="box successmessage" %) 64 64 ((( 65 - Cetteactionn’estdisponiblequ’après l’associationdebiensà un événement etàconditionqu’aucunmouvement n’aitdéjàétécréé.62 +Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération. 66 66 ))) 67 67 68 - Lorsde l’ajout debiens,une fenêtre contextuelle propose la** générationautomatiquede deuxmouvements (undépartetun retour). Les biensconcernés y sontalorsrattachés directement.**65 +[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 69 69 70 -=== Création immédiate des mouvements === 71 71 72 - Pour une générationimmédiate,saisissezles datesde départ etderetour puisvalidezencliquant sur **Créer**.Lesdeuxmouvements sontalorscréésautomatiquementetlesbiens associés y sontreliés.68 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 73 73 74 -[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 71 +[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 76 76 77 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 74 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 79 79 80 -=== Création différée des mouvements === 81 81 82 -Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 83 -Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 77 +[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 84 84 85 - [[//Refuscréationautomatiquedesmouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]79 += Effets de l'exécution sur les biens = 86 86 81 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement. 87 87 88 -[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 83 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** 84 +|**Sortie**|((( 85 +Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.** 89 89 90 - 91 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 - 93 - 94 -== Créer un mouvement manuellement == 95 - 96 -Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 97 - 98 -[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 - 100 -= Choisir une grille de saisie = 101 - 102 -(% class="box warningmessage" %) 103 -((( 104 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 87 +[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 ))) 89 +|**Entrée**|((( 90 +La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif. 106 106 107 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis. 108 - 109 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 110 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). 111 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 112 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 113 - 114 -= Renseigner et enregistrer la notice = 115 - 116 -(% class="box warningmessage" %) 117 -((( 118 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 92 +[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 119 119 ))) 94 +|**Transfert**|((( 95 +L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**. 120 120 121 -Une fois la grille de saisie ouverte, 122 - 123 -1. **Remplir les champs** de la grille 124 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 125 -1. **Enregistrer la notice. ** 126 - 127 -[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 - 129 - 130 -= Lier des biens au mouvement = 131 - 132 -== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == 133 - 134 -La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations. 135 - 136 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 137 - 138 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 139 - 140 -L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 141 - 142 -== Comment lier des biens au mouvement ? == 143 - 144 -(% class="box warningmessage" %) 145 -((( 146 -Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** 97 +[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 147 147 ))) 148 148 149 -1. Ouvrez la **notice du mouvement**. 150 -1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**. 151 -1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée. 152 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer. 100 +== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens == 153 153 154 - [[//Rechercherdesbiensàajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]102 +Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques. 155 155 104 +[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 156 157 -[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 158 158 107 += Suivre les mouvements depuis le tableau de bord = 159 159 160 -[[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 109 +Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution. 110 +Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard. 161 161 112 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 162 162 163 -= Gérer les biens liés au mouvement = 164 164 165 -= =Mettre à jourla localisationdesbiens enmouvement==115 += Retrouver tous les mouvements = 166 166 167 - === Commentmettreà jour l'emplacementd'un biendans lemouvement?===117 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 168 168 169 - === Comment mettre à jourl'emplacementdeplusieursbiens dans le mouvement ? ===119 +Pour y accéder : 170 170 171 -=== Comment définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ? === 121 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 122 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 123 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 172 172 173 - =Validerlesétapesd'unmouvement =125 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 174 174 175 -= Créer un mouvement de retour = 176 176 177 -= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 178 - 179 - 180 - 181 181 182 182 ))) 183 183 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -185,7 +185,7 @@ 185 185 ((( 186 186 **Sommaire** 187 187 188 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}135 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 189 189 ))) 190 190 191 191 (% class="box" %) ... ... @@ -193,16 +193,9 @@ 193 193 **Aller plus loin** 194 194 195 195 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 196 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 197 - 198 - 199 - 200 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 201 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 202 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 203 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 143 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 144 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 204 204 * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 205 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 206 206 ))) 207 207 208 208 (% class="box" %)
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