Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Planifier et suivre les mouvementsassociés1 +Exécuter et suivre les mouvements - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -1,177 +1,129 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 5.27et ultérieures**1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - 8 -))) 7 +La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport. 9 9 10 -((( 11 -= A quoi servent les mouvements dans Flora ? = 9 +Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements. 12 12 13 -La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète. 14 - 15 -Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.). 16 - 17 -Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : 18 - 19 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 20 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 21 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 22 -|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. 23 - 24 -Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**. 25 - 26 -En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. 27 - 28 -== Cas d'usage == 29 - 30 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 31 - 32 -((( 33 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 34 - 35 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 36 - 37 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 38 - 39 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants 40 - 41 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 11 +Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="box successmessage" %) 45 45 ((( 46 - Bonnespratiques:15 += Valider les étapes d'un mouvement = 47 47 48 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 49 -))) 17 +La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** 50 50 51 -= Commentcréerunmouvement?=19 +== Stade initial == 52 52 53 -Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : 21 +* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. 22 +* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. 54 54 55 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 56 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 57 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 24 +[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 58 58 59 -== Créerautomatiquementlesmouvements de départet de retour==26 +== Valider la préparation == 60 60 61 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.33et ultérieures**28 +Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté. 62 62 63 -(% class="box warningmessage" %) 64 -((( 65 -Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé. 66 -))) 30 +Concrètement, ça peut servir à : 67 67 68 -Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.** 32 +* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution. 33 +* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens. 34 +* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance. 35 +* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement. 36 +* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire. 69 69 70 - ===Créationimmédiatedesmouvements===38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 71 72 - Pourune génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez encliquantsur **Créer**.Lesdeuxmouvementssont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.40 +== Exécuter le mouvement == 73 73 74 - [[//Création automatiquedesmouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]42 +**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base. 75 75 44 +Il permet de : 76 76 77 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 46 +* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué. 47 +* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive. 48 +* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire. 49 +* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement. 50 +* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 51 +** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**, 52 +** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**. 78 78 54 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 79 79 80 - === Créationdifféréedes mouvements ===56 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 81 82 -Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 83 -Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 84 84 85 - [[//Refuscréation automatiquedesmouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]59 += Impact de l’exécution sur les biens = 86 86 61 +== Mise à jour des localisations == 87 87 88 - [[//Génération automatiquedesmouvements aposteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]63 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement. 89 89 65 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** 66 +|**Sortie**|((( 67 +Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.** 90 90 91 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 69 +[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 70 +))) 71 +|**Entrée**|((( 72 +La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif. 92 92 93 - 94 -== Créer un mouvement de départ manuellement == 95 - 96 -Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 97 - 98 -[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 - 100 -= Choisir une grille de saisie = 101 - 102 -(% class="box warningmessage" %) 103 -((( 104 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 74 +[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 ))) 76 +|**Transfert**|((( 77 +L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**. 106 106 107 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis. 108 - 109 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 110 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). 111 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 112 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 113 - 114 -= Renseigner et enregistrer la notice = 115 - 116 -(% class="box warningmessage" %) 117 -((( 118 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 79 +[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 119 119 ))) 120 120 121 - Unefoislagrilledesaisie ouverte,82 +== Mise à jour de l'historique des mouvements == 122 122 123 -1. **Remplir les champs** de la grille 124 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 125 -1. **Enregistrer la notice. ** 84 +Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques. 126 126 127 -[[// Création d'un mouvementde sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]86 +[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 88 += Suivre les mouvements = 129 129 130 -= Lier desbiensau mouvement =90 +== Effectuer des recherches sur les mouvements == 131 131 132 - ==Aquoi servent les biensliés aumouvementdansFlora?==92 +La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés. 133 133 134 - La**tabledesbiensliés aux mouvements**sertd’intermédiaireentre les noticesd’œuvresetlesdéplacementsqui lesconcernent.Ellepermet d’associerchaquebienà un mouvementprécistout enajoutantdesinformations spécifiques,notammenten matièrede logistiqueou d’assurance.Ce niveau d’enregistrementindividualiséenrichit considérablementlesuividesopérations.94 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien. 135 135 136 - Chaque notice décritle**bien transporté** et précise ses emplacements de départ etd’arrivée. Des champs complémentairespermettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.96 +Pour y accéder : 137 137 138 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 98 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 99 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 100 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 139 139 140 - L’intérêt principal dece dispositif résidedans la finesse des informations recueillies : **chaquebien bénéficie d’une descriptionlogistiquepersonnalisée,avecun suivi précis desonétat et desavaleur.**Cette approche facilite lapréparation, sécuriseles opérationsetconstitueunappuisolide pour lagestion documentairedes transports.102 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 141 141 142 -== Commentlier des biens aumouvements?==104 +== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement == 143 143 144 -(% class="box warningmessage" %) 145 -((( 146 -Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** 147 -))) 106 +La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques. 148 148 149 - Danslanoticedumouvement,positionnez-voussurlalistedesbiensrattachésàce mouvementet cliquesurli'coneRechercher desbiensà ajouterà cemouvement108 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne. 150 150 151 - Sélectionnezlebiensconcernés et cliquez sur valider.110 +Pour y accéder : … 152 152 153 -Les biens sont associés au mouvement 112 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 113 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. 114 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 154 154 155 -[[image:175621 4608247-821.png]]116 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 156 156 118 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord == 157 157 158 - [[image:1756214461526-475.png]]120 +Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil : 159 159 122 +Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge. 160 160 161 - [[image:1756214519238-787.png]]124 +Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme. 162 162 163 - 164 - 165 - 166 -= Gérer les biens liés au mouvement = 167 - 168 -= Valider les étapes d'un mouvement = 169 - 170 -= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 171 - 172 - 173 - 174 - 126 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 ))) 176 176 )))|(% style="width:300px" %)((( 177 177 (% class="box" %) ... ... @@ -178,7 +178,7 @@ 178 178 ((( 179 179 **Sommaire** 180 180 181 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}133 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 182 182 ))) 183 183 184 184 (% class="box" %) ... ... @@ -185,22 +185,19 @@ 185 185 ((( 186 186 **Aller plus loin** 187 187 188 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 189 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 190 - 191 - 192 - 193 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 194 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 195 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 196 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 197 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 198 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 140 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 141 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 199 199 ))) 200 200 201 201 (% class="box" %) 202 202 ((( 203 203 **Icônes principales** 147 + 148 +* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative 149 + 150 + 151 + 152 +* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement 204 204 ))) 205 205 ))) 206 206
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