Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Planifier et suivrelesmouvements associés1 +Valider et suivre un mouvement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,163 +1,145 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 5.27et ultérieures**1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 - 7 +La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport. 8 + 9 +Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements. 10 + 11 +Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique. 8 8 ))) 9 9 10 10 ((( 11 -= A quoiserventles mouvementsdans Flora ?=15 += Valider les étapes d'un mouvement = 12 12 13 -La **tabledesmouvements**est un outil centraldelarégie. Elle assurelesuivilogistique,à la fois**physique** et **documentaire**,detouslesdéplacementsde biens.Chaqueopérationestplanifiée,exécutéeettracée,garantissantunetraçabilitécomplète.17 +La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** 14 14 15 - Unmouvement regroupe des informationsessentielles : **dates prévueset ajustées, emplacementsde départet d’arrivée,transporteur,commentaires, ainsi que les étatsde préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacementset l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).19 +== Comprendre les états d’avancement == 16 16 17 -Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : 21 +* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. 22 +* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. 18 18 19 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 20 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 21 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 22 -|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. 24 +[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 23 23 24 - Chaquemouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquelviennent s’associer**lesbiens concernés**, garantissantainsi une**continuitédocumentaire**etun **suivi logistiquecohérent**.26 +== Valider la préparation et exécuter le mouvement == 25 25 26 - En pratique,latable offre plusieurs avantagesmajeurs: elle garantitune **traçabilitécomplète** de touslesdéplacements, automatisela mise à jour des **localisationstemporaires**,etfacilitela **planification**grâceà l’édition desdocumentsnécessaires(fiche, bordereau, etc.). Elleconstitueainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation,précision et fiabilité dans la gestion des collections.28 +Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement : 27 27 28 -== Cas d'usage == 30 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage** 31 +|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.** 32 +|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.** 29 29 30 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 31 - 34 +(% class="box successmessage" %) 32 32 ((( 33 - >(% class="small" %)Définir unedate de départ/entrée, un transporteur, desrotationsd’œuvres36 +Bonne pratique : 34 34 35 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 38 +* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination. 39 +* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**. 40 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 41 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 42 +))) 36 36 37 - >(% class="small" %)Mettreàjourlalocalisationtemporaireautomatiquementà validation44 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 38 38 39 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants 40 40 41 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 42 -))) 47 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 -(% class="box successmessage" %) 45 -((( 46 -Bonnes pratiques : 47 47 48 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 49 -))) 50 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 50 50 51 -= Co mment créer unmouvement?=52 += Corriger une erreur = 52 52 53 - Deuxméthodes permettentdecréerles mouvementsassociésà un événement:54 +Si un mouvement a été exécuté par erreur : 54 54 55 - |=(%style="background-color:rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color:rgb(203, 203, 234);" %)**Quandl’utiliser**|=(%style="background-color:rgb(203,203, 234);" %)**Caractéristiquesprincipales**56 - |**Automatique**|Lorsquetous les bienspartagent unseul mouvement de sortie etun seulmouvementd’entrée.|Génère directementlesdeuxmouvements(départetretour) lors del’ajout desbiensou ultérieurementen un clic.57 - |**Manuelle**|Lorsquel’événement implique plusieurs mouvements distincts,avecdeslots de biens différentsou des calendriers échelonnés.|Permetde créerautant de mouvementsque nécessaire,avec une gestion finedu contenu et des dates.56 +1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.** 57 +1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état. 58 +1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent. 58 58 59 -== Créerautomatiquementlesmouvementsde départet deretour==60 +== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement == 60 60 61 - (%class="marksmall"%)**Version4.5.33etultérieures**62 +[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 62 62 63 -(% class="box warningmessage" %) 64 -((( 65 -Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé. 66 -))) 67 67 68 - Lorsde l’ajout debiens,unefenêtrecontextuelle proposela** génération automatiquede deuxmouvements(un départet unretour). Les biensconcernés y sontalorsrattachés directement.**65 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 69 69 70 -=== Création immédiate des mouvements === 71 71 72 -Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés. 68 +(% class="box successmessage" %) 69 +((( 70 +Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération. 73 73 74 -[[// Créationautomatique desmouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]72 +[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 76 76 77 -[[// Résultat : un mouvementdesortieetunmouvementd'entréecréésavec les biensliés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]75 +[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 79 80 - === Créationdifférée des mouvements ===78 +[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 81 82 - Sivous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.83 - Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.80 + 81 +))) 84 84 85 - [[//Refuscréationautomatiquedes mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]83 +== Modifier l'état d'avancement du mouvement == 86 86 85 +[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 87 87 88 -[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 89 89 88 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 90 90 91 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 92 91 +[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 93 93 94 -== Créer un mouvement de départ manuellement == 95 95 96 - Pourcréer des mouvementsmanuellement, positionnez-voussurl’onglet** Mouvements**de la noticede l’événement puiscliquez sur l’icône **Créer**.94 += Effets de l'exécution sur les biens = 97 97 98 - [[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]96 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement. 99 99 100 -= Choisir une grille de saisie = 98 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** 99 +|**Sortie**|((( 100 +Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.** 101 101 102 -(% class="box warningmessage" %) 103 -((( 104 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 102 +[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 ))) 104 +|**Entrée**|((( 105 +La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif. 106 106 107 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis. 107 +[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 108 +))) 109 +|**Transfert**|((( 110 +L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**. 108 108 109 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 110 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). 111 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 112 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 113 - 114 -= Renseigner et enregistrer la notice = 115 - 116 -(% class="box warningmessage" %) 117 -((( 118 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 112 +[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 119 119 ))) 120 120 121 - Unefoislagrille de saisie ouverte,115 +== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens == 122 122 123 -1. **Remplir les champs** de la grille 124 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 125 -1. **Enregistrer la notice. ** 117 +Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques. 126 126 127 -[[// Création d'un mouvementde sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]119 +[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 129 129 130 -= Lierdesbiensaumouvement =122 += Suivre les mouvements depuis le tableau de bord = 131 131 132 -== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == 124 +Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution. 125 +Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard. 133 133 134 - La**table desbiensliés aux mouvements** sert d’intermédiaireentre les noticesd’œuvres etles déplacementsqui les concernent. Ellepermet d’associer chaque bienà unmouvementprécis toutenajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistiqueou d’assurance. Ce niveaud’enregistrement individualiséenrichit considérablement le suivi des opérations.127 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 135 135 136 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 137 137 138 - Cettetableesthiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-mêmerattachéà un événement. Elle reprend la liste des biens associésà cet événement et distingueclairement ceux qui sont inclus du transport deceux qui sontrefusés,garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.130 += Retrouver tous les mouvements = 139 139 140 - L’intérêt principal de ce dispositifréside dansla finessedes informations recueillies: **chaque bien bénéficied’une descriptionlogistique personnalisée,avec unsuivi précis de sonétatet de sa valeur. **Cette approche facilite lapréparation,sécuriseles opérationset constitueunappui solidepour la gestiondocumentairedes transports.132 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 141 141 142 - == Comment lierdesbiensau mouvements? ==134 +Pour y accéder : 143 143 144 -(% class="box warningmessage" %) 145 -((( 146 -Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** 147 -))) 136 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 137 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 138 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 148 148 140 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 149 149 150 150 151 - 152 - 153 -= Gérer les biens liés au mouvement = 154 - 155 -= Valider les étapes d'un mouvement = 156 - 157 -= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 158 - 159 - 160 - 161 161 162 162 ))) 163 163 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -165,7 +165,7 @@ 165 165 ((( 166 166 **Sommaire** 167 167 168 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}150 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 169 169 ))) 170 170 171 171 (% class="box" %) ... ... @@ -173,16 +173,9 @@ 173 173 **Aller plus loin** 174 174 175 175 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 176 -* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 177 - 178 - 179 - 180 -* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 181 -* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 182 -* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 183 -* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 158 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 159 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 184 184 * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 185 -* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 186 186 ))) 187 187 188 188 (% class="box" %)
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