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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
Depuis la version 25.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 14:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 09:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,12 +10,19 @@
10 10  (((
11 11  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
12 12  
13 -La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
13 +La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14 14  
15 -Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
15 +Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16 16  
17 -Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
17 +Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
18 18  
19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 +|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23 +
24 +Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
25 +
19 19  En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
20 20  
21 21  == Cas d'usage ==
... ... @@ -84,7 +84,7 @@
84 84  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 86  
87 -== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
94 +== Créer un mouvement manuellement ==
88 88  
89 89  Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
90 90  
... ... @@ -97,18 +97,13 @@
97 97  À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
98 98  )))
99 99  
100 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
107 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
101 101  
102 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
109 +|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 +|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 +|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 +|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
103 103  
104 -|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
105 -|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
106 -|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration.
107 -|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure.
108 -
109 -
110 -
111 -
112 112  = Renseigner et enregistrer la notice =
113 113  
114 114  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -116,6 +116,15 @@
116 116  À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
117 117  )))
118 118  
121 +Une fois la grille de saisie ouverte,
122 +
123 +1. **Remplir les champs** de la grille
124 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 +1. **Enregistrer la notice. **
126 +
127 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +
129 +
119 119  = Lier des biens au mouvement =
120 120  
121 121  == A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
... ... @@ -128,18 +128,279 @@
128 128  
129 129  L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
130 130  
131 -== Lien automatique ==
142 +== Comment lier des biens au mouvement ? ==
132 132  
133 -== Lier manuellement des biens au mouvement ==
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
147 +)))
134 134  
135 -= Gérer les biens liés au mouvement =
149 +=== Ajouter des biens ===
136 136  
151 +1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
152 +1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
153 +1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
154 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
155 +
156 +[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +
158 +
159 +[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
162 +[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +
164 +
165 +=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
166 +
167 +(% class="box warningmessage" %)
168 +(((
169 +Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.
170 +)))
171 +
172 +[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +
174 +
175 +[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176 +
177 +
178 += Gérer les biens liés aux mouvements =
179 +
180 +Une fois les biens rattachés à un mouvement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, modifier les emplacements et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont mises à disposition des utilisateurs.
181 +
182 +== Alerte sur les informations manquantes ==
183 +
184 +Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.
185 +Ces vérifications portent notamment sur :
186 +
187 +* la saisie des **constats d’état**,
188 +* les **valeurs d’assurance**.
189 +
190 +Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.
191 +
192 +(% class="box infomessage" %)
193 +(((
194 +Si certaines informations sont manquantes, il est nécessaire de les compléter avant de poursuivre.
195 +Pour plus de détails sur la saisie des constats et des valeurs d’assurance, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
196 +)))
197 +
198 +[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +
200 +
201 +== Fonctionnalités associés aux biens liés ==
202 +
203 +
204 +== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
205 +
206 +Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
207 +
208 +Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
209 +
210 +* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
211 +* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
212 +
213 +(% class="box warningmessage" %)
214 +(((
215 +Attention :
216 +
217 +* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
218 +* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
219 +)))
220 +
221 +(% class="box successmessage" %)
222 +(((
223 +Bonne pratique :
224 +
225 +* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
226 +)))
227 +
228 +=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
229 +
230 +**Processus pas à pas**
231 +
232 +1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
233 +1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
234 +1. Enregistrez les modifications.
235 +
236 +**Résultats du traitement**
237 +
238 +* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
239 +* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
240 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
241 +
242 +[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +
244 +
245 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +
247 +
248 +[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +
250 +
251 +[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 +=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
258 +
259 +**Processus pas à pas**
260 +
261 +1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
262 +1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
263 +1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
264 +1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
265 +1. Validez pour lancer le traitement.
266 +
267 +**Résultats du traitement**
268 +
269 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
270 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
271 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
272 +
273 +[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +
275 +
276 +[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
277 +
278 +
279 +[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
280 +
281 +
282 +[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
283 +
284 +
285 +[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286 +
287 +
288 +[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 +
290 +
291 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292 +
293 +
294 +=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
295 +
296 +Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
297 +
298 +**Résultats du traitement**
299 +
300 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
301 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
302 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
303 +
304 +(% class="box warningmessage" %)
305 +(((
306 +Attention :
307 +
308 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
309 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
310 +)))
311 +
312 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 +
314 +
315 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +
317 +
318 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +
320 +
321 +== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
322 +
323 +Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
324 +
325 +Pour y accéder :
326 +
327 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
328 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
329 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
330 +
331 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +
333 +
334 += Consulter et gérer les mouvements =
335 +
336 +Une fois les mouvements créés, il est possible non seulement de circuler entre les notices de mouvements et d’événements, mais aussi de gérer les informations associées (biens, colis, matériels, exports). Flora propose plusieurs fonctionnalités intégrées pour faciliter ces actions.
337 +
338 +== Retourner sur la notice d'un évènement ==
339 +
340 +Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
341 +
342 +[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 +
344 +
345 +== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==
346 +
347 +Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
348 +
349 +(% class="box infomessage" %)
350 +(((
351 +C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.**
352 +)))
353 +
354 +(% class="box successmessage" %)
355 +(((
356 +Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il est automatiquement **suspendu dans les mouvements**. Dans la liste des biens liés au mouvement, il apparaît avec la mention **Refusé **.
357 +)))
358 +
359 +[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement avec un bien refusé//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360 +
361 +
362 +== Exporter les listes de colisage ==
363 +
364 +Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
365 +
366 +* les **œuvres** ;
367 +* les **colis liés aux œuvres** ;
368 +* les **matériels liés aux œuvres** ;
369 +* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
370 +
371 +Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
372 +
373 +(% class="box successmessage" %)
374 +(((
375 +Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
376 +)))
377 +
378 +[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 +
380 +
381 +[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 +
383 +== Ouvrir une notice de mouvement ==
384 +
385 +Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
386 +
387 +(% class="box successmessage" %)
388 +(((
389 +Rappel : lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il est automatiquement **suspendu dans les mouvements**.
390 +)))
391 +
392 +[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 +
394 +
395 +[[//Ouverture de la notice de mouvement avec un bien suspendu//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +
397 +
137 137  = Valider les étapes d'un mouvement =
138 138  
139 139  = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
140 140  
402 += Retrouver tous les mouvements =
141 141  
404 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
142 142  
406 +Pour y accéder :
407 +
408 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
409 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
410 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
411 +
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166 166  * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
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