Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -10,12 +10,19 @@ 10 10 ((( 11 11 = A quoi servent les mouvements dans Flora ? = 12 12 13 -La **table des mouvements** joue unrôleessentiel dansla régie,car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, del’ensembledes déplacements de biens.Elle centraliseles informationsnécessairespour planifier, exécuteret tracerchaque transfert, qu’ils’agissed’uneentréeou d’une sortie.13 +La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète. 14 14 15 - Elle regroupelesdonnéesclés permettantune gestionfine: le**type de mouvement** (sortieou entrée),les **dates prévues et ajustées**,les **emplacements de départ et d’arrivée**,ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur**et les **commentaires**associés.Les états de préparation et d’exécutioncomplètent ce dispositifen garantissantune visionclairede l’avancementdes opérations.15 +Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.). 16 16 17 - Lesmouvementssonttoujours**rattachésàun évènement**,auquel viennents’associer les biens concernés. Cette structuration permetnon seulementdelier les opérationslogistiquesaux projets(prêt, exposition, restauration…), maisaussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvementest en effet archivéetaffichédans lanotice du bien, renforçantainsilacontinuité documentaire.17 +Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections : 18 18 19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 22 +|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. 23 + 24 +Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**. 25 + 19 19 En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. 20 20 21 21 == Cas d'usage == ... ... @@ -45,43 +45,81 @@ 45 45 46 46 Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : 47 47 48 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)** Option**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**55 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 49 49 |**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 50 50 |**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 51 51 52 52 == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour == 53 53 61 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures** 62 + 54 54 (% class="box warningmessage" %) 55 55 ((( 56 56 Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé. 57 57 ))) 58 58 59 -Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose alors lacréation automatique desmouvementsdedépart etderetour.68 +Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.** 60 60 61 61 === Création immédiate des mouvements === 62 62 63 -Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez avec **Créer**. Les mouvements sont alorsgénérés automatiquement et les bienscorrespondants y sont rattachés.72 +Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés. 64 64 65 65 [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 66 66 67 67 77 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 + 79 + 68 68 === Création différée des mouvements === 69 69 70 -Pour différer l’opération, cliquez sur **Annuler**. Vous pourrez ensuite lancer la création automatique des mouvements ultérieurement, directement depuis l'onglet mouvements. Les mouvements seront alors créé et les biens associés. 82 +Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 83 +Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 71 71 72 -[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]85 +[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 73 73 74 74 88 +[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 76 -== Création les mouvements de départ et de retour manuellement == 77 77 91 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 79 94 +== Créer un mouvement manuellement == 95 + 96 +Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 97 + 98 +[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 + 80 80 = Choisir une grille de saisie = 81 81 102 +(% class="box warningmessage" %) 103 +((( 104 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 105 +))) 82 82 107 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis. 108 + 109 +|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 110 +|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). 111 +|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 112 +|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 113 + 83 83 = Renseigner et enregistrer la notice = 84 84 116 +(% class="box warningmessage" %) 117 +((( 118 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 119 +))) 120 + 121 +Une fois la grille de saisie ouverte, 122 + 123 +1. **Remplir les champs** de la grille 124 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 125 +1. **Enregistrer la notice. ** 126 + 127 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 + 129 + 85 85 = Lier des biens au mouvement = 86 86 87 87 == A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == ... ... @@ -94,18 +94,220 @@ 94 94 95 95 L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 96 96 97 -== Lien automatique ==142 +== Comment lier des biens au mouvement ? == 98 98 99 -== Lier manuellement des biens au mouvement == 144 +(% class="box warningmessage" %) 145 +((( 146 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** 147 +))) 100 100 149 +=== Ajouter des biens === 150 + 151 +1. Ouvrez la **notice du mouvement**. 152 +1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**. 153 +1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée. 154 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer. 155 + 156 +[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 157 + 158 + 159 +[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 160 + 161 + 162 +[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 163 + 164 + 165 +=== Ajouter les biens du mouvement précédent === 166 + 167 +(% class="box warningmessage" %) 168 +((( 169 +Cette fonctionnalité, dédiée aux mouvements de retour, permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée. 170 +))) 171 + 172 +[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 173 + 174 + 175 +[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 176 + 177 + 178 += Naviguer dans les mouvements = 179 + 180 +Une fois les mouvements créés, il est souvent nécessaire de passer rapidement de la notice d’un **mouvement** à celle de l’**événement** associé, et inversement. Flora met à disposition plusieurs fonctionnalités qui facilitent cette navigation. 181 + 182 +== Retourner sur la notice d'un évènement == 183 + 184 +Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé. 185 + 186 +[[//Retour à l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 187 + 188 + 189 +== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements == 190 + 191 +Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L'action peut être effectuée sur tous les mouvements en un coup ou bien mouvement par mouvement. 192 + 193 +(% class="box infomessage" %) 194 +((( 195 +C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.** 196 +))) 197 + 198 +[[image:1756277353941-120.png]] 199 + 200 + 201 + 202 + 203 + 204 + 101 101 = Gérer les biens liés au mouvement = 102 102 207 +== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement == 208 + 209 +Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.** 210 + 211 +Deux méthodes permettent d’affiner cette information : 212 + 213 +* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés). 214 +* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination. 215 + 216 +(% class="box warningmessage" %) 217 +((( 218 +Attention : 219 + 220 +* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**. 221 +* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien. 222 +))) 223 + 224 +(% class="box successmessage" %) 225 +((( 226 +Bonne pratique : 227 + 228 +* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.** 229 +))) 230 + 231 +=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement === 232 + 233 +**Processus pas à pas** 234 + 235 +1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**. 236 +1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements). 237 +1. Enregistrez les modifications. 238 + 239 +**Résultats du traitement** 240 + 241 +* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement. 242 +* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement. 243 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien. 244 + 245 +[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 246 + 247 + 248 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 + 250 + 251 +[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 252 + 253 + 254 +[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 255 + 256 + 257 +[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 258 + 259 + 260 +=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement === 261 + 262 +**Processus pas à pas** 263 + 264 +1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**. 265 +1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié. 266 +1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**. 267 +1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements. 268 +1. Validez pour lancer le traitement. 269 + 270 +**Résultats du traitement** 271 + 272 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement. 273 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement. 274 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens. 275 + 276 +[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 + 278 + 279 +[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 280 + 281 + 282 +[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 283 + 284 + 285 +[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 286 + 287 + 288 +[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 289 + 290 + 291 +[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 292 + 293 + 294 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 295 + 296 + 297 +=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination === 298 + 299 +Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**. 300 + 301 +**Résultats du traitement** 302 + 303 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement. 304 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement. 305 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens. 306 + 307 +(% class="box warningmessage" %) 308 +((( 309 +Attention : 310 + 311 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement. 312 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés. 313 +))) 314 + 315 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 316 + 317 + 318 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 319 + 320 + 321 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 322 + 323 + 324 +== Retrouver tous les biens liés aux mouvements == 325 + 326 +Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 327 + 328 +Pour y accéder : 329 + 330 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 331 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. 332 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 333 + 334 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 335 + 336 + 103 103 = Valider les étapes d'un mouvement = 104 104 339 += Créer un mouvement de retour = 340 + 105 105 = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 106 106 343 += Retrouver tous les mouvements = 107 107 345 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 108 108 347 +Pour y accéder : 348 + 349 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 350 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 351 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 352 + 353 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 354 + 355 + 109 109 110 110 ))) 111 111 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -125,9 +125,11 @@ 125 125 126 126 127 127 375 +* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 128 128 * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 129 129 * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 130 130 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 379 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]] 131 131 * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 132 132 * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 133 133 )))
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